Jak dostosować przechowywanie dokumentów do wymogów RODO?
Jak dostosować przechowywanie dokumentów do wymogów RODO?
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, znane też pod akronimem RODO, od maja 2018 roku obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej. To akt prawny regulujący zasady przetwarzania danych osobowych, który niesie za sobą wiele wyzwań dla firm i instytucji publicznych. Jak dostosować przechowywanie dokumentów do wymogów RODO?
Jednym z głównych postulatów RODO jest zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych. To oznacza, że wszelkie dokumenty zawierające takie informacje należy przechowywać w odpowiedni sposób, tak aby osoby niepowołane nie miały do nich dostępu. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich procedur związanych z gromadzeniem, przechowywaniem oraz usuwaniem dokumentów.
Tutaj pierwszym krokiem jest identyfikacja wszystkich informacji, które nasza firma posiada, a które podlegają ochronie na mocy RODO. Mogą to być dane klientów, pracowników, partnerów biznesowych itp. To ważne zarówno w kontekście dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.
Następnie należy określić, jaki poziom ochrony powinniśmy zapewnić dla poszczególnych kategorii danych. Nie każda informacja wymaga tego samego stopnia ochrony, a jej poziom zależy od potencjalnego ryzyka związanego z jej ujawnieniem. Na przykład, dane związane z zdrowiem wymagają wyższego poziomu ochrony niż dane kontaktowe.
Wdrażając procedury związane z przechowywaniem dokumentów, warto zwrócić uwagę na zasadę minimalizacji danych. Oznacza ona, że powinniśmy gromadzić i przechowywać tylko te dane, które są nam rzeczywiście potrzebne.
Jak zabezpieczyć dokumenty?
Jeżeli chcemy zabezpieczyć dokumenty w formie papierowej, powinniśmy przede wszystkim zadbać o odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń, w których są przechowywane. W praktyce może to oznaczać na przykład zastosowanie zamków, sejfów czy szafek na dokumenty.
Jeśli natomiast przechowujemy dokumenty w formie elektronicznej, powinniśmy zabezpieczyć je przed nieautoryzowanym dostępem za pomocą haseł, szyfrowania czy systemów kontroli dostępu. Przydatne mogą być także systemy zarządzania dokumentami, które poza funkcjami zabezpieczającymi oferują też możliwość efektywnej organizacji zasobów.
Niezależnie od formy przechowywania dokumentów, kluczowe jest wdrożenie procedur związanych z ich usuwaniem. RODO jasno mówi, że nie powinniśmy przechowywać danych dłużej, niż jest to konieczne.
Jak monitorować dostęp do dokumentów?
W tym kontekście niezwykle przydatne mogą okazać się narzędzia umożliwiające monitorowanie dostępu do dokumentów. Dzięki nim będziemy mogli kontrolować, kto i kiedy przegląda nasze dokumenty, co pozwoli na szybkie wykrycie potencjalnych naruszeń.
Jednym z narzędzi, które umożliwiają takie monitorowanie, jest HelpRange. To platforma online, która oferuje różnego rodzaju narzędzia związane z zarządzaniem dokumentami, w tym również narzędzie do analizy korzystania z dokumentów PDF. Dzięki temu możemy mieć pewność, że nasze dokumenty są nie tylko bezpiecznie przechowywane, ale również efektywnie wykorzystywane.
Podsumowanie
Przystosowanie przechowywania dokumentów do wymogów RODO to złożony proces, który wymaga przemyślenia i wdrożenia szeregu procedur. Najważniejsze jest jednak zapewnienie odpowiedniej ochrony danych osobowych, co w praktyce oznacza kontrolę nad tym, kto i kiedy ma dostęp do dokumentów zawierających takie informacje. W tym kontekście przydatne mogą okazać się różnego rodzaju narzędzia, takie jak HelpRange, umożliwiające monitorowanie dostępu do dokumentów.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.