Jak przechowywać dokumenty finansowe zgodnie z RODO?
Wraz z obowiązującym od 25 maja 2018 roku Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO) przedsiębiorcy zobowiązani są do przestrzegania szeregu nowych przepisów w zakresie przechowywania i przetwarzania dokumentów finansowych. W niniejszym artykule przedstawimy, jak przechowywać dokumenty finansowe zgodnie z RODO.
1. Określenie celu przetwarzania danych
Przechowywanie dokumentów finansowych zgodnie z RODO wymaga, aby przedsiębiorcy określili cel swojego przetwarzania danych. W tym celu muszą poinformować klientów o celach przetwarzania ich danych osobowych, a także o czasie przechowywania danych.
2. Przechowywanie danych osobowych zgodnie z zasadą minimalizacji
RODO wymaga, aby przedsiębiorcy przetwarzali tylko te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji określonych celów przetwarzania. Przy przechowywaniu dokumentów finansowych, przedsiębiorcy powinni ograniczyć przetwarzanie danych dla niezbędnych celów i czasu przechowywania. Należy również pamiętać, że w przypadku przetwarzania danych osobowych dotyczących płatności, przedsiębiorcy powinni przestrzegać wytycznych SCC.
3. Bezpieczeństwo danych osobowych
RODO wymaga zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych. Przedsiębiorcy muszą podjąć odpowiednie środki zapobiegawcze, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją lub utratą. W przypadku przechowywania dokumentów finansowych, należy pamiętać, że przetwarzanie danych osób fizycznych oraz danych identyfikacyjnych wymaga stosowania dodatkowych mechanizmów bezpieczeństwa.
4. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
RODO ogranicza przekazywanie danych osobowych do państw trzecich. Jeśli przedsiębiorca zamierza przekazać dane osobowe do państwa trzeciego, musi mieć ważną podstawę prawna i podjąć odpowiednie środki zapobiegawcze, aby zapewnić odpowiednie poziomy ochrony danych osobowych.
5. Udostępnienie danych osobowych zainteresowanym podmiotom
RODO określa zasady udostępniania danych osobowych zainteresowanym podmiotom. W przypadku przechowywania dokumentów finansowych, przedsiębiorca musi poinformować zainteresowaną osobę o przechowywanych danych osobowych i okresie, przez który będzie je przechowywał. Również zainteresowane personele muszą mieć dostęp do tych danych, jeśli jest to konieczne w celu realizacji określonych celów.
Podsumowując, przedsiębiorcy przechowujący dokumenty finansowe zgodnie z RODO muszą przestrzegać wielu nowych przepisów, takich jak minimalizacja przetwarzania danych, zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych, przekazywanie danych osobowych do państw trzecich i udostępnianie danych osobowych zainteresowanym podmiotom. W związku z tym, przedsiębiorcy powinni przeprowadzić gruntowną analizę swoich procedur przechowywania danych oraz dostosować je do wymagań RODO, aby uniknąć nieporozumień lub kar za naruszenie przepisów.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.