Jakie sankcje grożą za naruszenie przepisów RODO w zakresie przechowywania dokumentów?
We współczesnym świecie, gdzie komunikacja odbywa się w dużym stopniu za pomocą Internetu i narzędzi cyfrowych, ochrona danych osobowych jest jednym z najważniejszych zagadnień dla każdej firmy. Wdrożenie RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) w maju 2018 roku wyznaczyło nowe standardy ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej, które mają na celu ochronę prywatności użytkowników. Wszelkie naruszenie zasad RODO wiąże się z sankcjami, które mogą być bardzo dotkliwe dla każdej firmy. W tym artykule omówimy sankcje za naruszenie przepisów RODO w zakresie przechowywania dokumentów.
Przechowywanie dokumentów firmowych i danych osobowych odbywa się na różnych nośnikach, takich jak komputery, serwery, dyski zewnętrzne, smartfony, etc. Każdy z tych nośników może stanowić zagrożenie dla prywatności użytkowników, dlatego też firma musi dbać o odpowiednie zabezpieczenia.
Pierwszym krokiem w ochronie danych jest odpowiednia klasyfikacja, a następnie przechowywanie dokumentów na odpowiednim poziomie bezpieczeństwa. W zależności od rodzaju danych i wrażliwości informacji może to być:
- twardy nośnik (np. dysk twardy zabezpieczony hasłem),
- serwer przystosowany do składowania i ochrony danych,
- chmura umożliwiająca składowanie danych osobowych z odpowiednimi zabezpieczeniami.
Jeśli dane osobowe nie są odpowiednio zabezpieczone, to przechowywanie ich może być karane przez RODO.
Sankcje nałożone za nieprzestrzeganie zasad RODO są bardzo dotkliwe dla firm. W przypadku naruszenia przepisów RODO w zakresie przechowywania dokumentów można się spodziewać trzech rodzajów kar:
1. Kar finansowych,
2. Kar reputacyjnych,
3. Kar innych.
Karą finansową jest grzywna, która może wynieść do 20 milionów euro lub 4% całkowitego światowego obrotu przedsiębiorstwa w przypadku naruszenia zasad ochrony danych osobowych.
Karą reputacyjną jest zła opinia o firmie w środowisku, a także branży. Wynika to z faktu, że firmy, które nie dbają o ochronę danych osobowych, mogą utracić zaufanie swoich klientów.
Karą inną, którą może ponieść przedsiębiorstwo za nieprzestrzeganie zasad RODO w zakresie przechowywania dokumentów, jest na przykład straty finansowe wynikłę z utraty klientów.
Wszelkie kary nałożone w związku z RODO mają na celu zmuszenie firm do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych. Dlatego też należy zawsze szanować prywatność użytkowników i dbać o to, by ich dane były odpowiednio zabezpieczone.
Ważnym elementem ochrony danych osobowych jest stosowanie narzędzi i rozwiązań technologicznych, które pomagają w pomyślnym wdrożeniu RODO. Przykładami są tu systemy zarządzania dokumentami, systemy szyfrowania danych czy też narzędzia do skanowania dokumentów, które ułatwiają zachowanie poufności w nawiązywanych relacjach z klientami.
Podsumowując, zachowanie zasad ochrony prywatności jest ważne dla każdej firmy. Niedopełnienie obowiązków wynikających z RODO jest bardzo ryzykowne i prowadzi do poniesienia kar finansowych, reputacyjnych czy innych. Nie warto zlekceważyć zagrożenia, jakie niesie przechowywanie danych osobowych bez odpowiednich zabezpieczeń. Dlatego też warto działać profilaktycznie i wdrożyć systemy, które pozwolą na szacowanie ryzyka i ochronę prywatności klientów.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.