Przechowywanie dokumentów papierowych a RODO - co musisz wiedzieć?
Wraz z rozwojem technologicznym zdaje się, że coraz więcej dokumentów przechowujemy w formie elektronicznej. Jednak nadal wiele dokumentów pozostaje w formie papierowej i wymaga odpowiedniego przechowywania. Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO) przechowywanie dokumentów papierowych również podlega regulacjom i wymagań. W tym artykule omówimy najważniejsze kwestie związane z przechowywaniem dokumentów papierowych w kontekście RODO.
Przechowywanie dokumentów papierowych - co to jest?
Przechowywanie dokumentów papierowych polega na dbaniu o ich fizyczne miejsce przechowywania. Dotyczy to różnego rodzaju dokumentów, takich jak faktury, umowy, umowy o pracę, formularze podatkowe i wiele innych. Jakiekolwiek dane osobowe na tych dokumentach podlegają ochronie zgodnie z zasadami RODO.
Dokumenty papierowe można przechowywać w papierowych teczkach, w szafach i szufladach zamykanych na klucz lub w bezpiecznych pomieszczeniach. W miarę postępu technologicznego i cyfryzacji coraz więcej dokumentów, w tym faktur, jest tworzonych i przechowywanych w formie elektronicznej. Niemniej jednak wiele krajów, w tym Polska, nadal wymaga przechowywania cetowych faktur.
Dlaczego przechowywanie dokumentów papierowych podlega RODO i jakie wymagania musi spełnić?
RODO (ang. General Data Protection Regulation) jest intepretowane na różne sposoby przez poszczególne kraje członkowskie Unii Europejskiej. W Polsce RODO reguluje przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. W kontekście przechowywania dokumentów papierowych, RODO określa wymagania dotyczące:
1. Celu przetwarzania danych
Dane osobowe zawarte w dokumentach papierowych mogą być przetwarzane jedynie w celu, dla którego zostały zebrane. Przykładowo, pracodawca może przetwarzać dane osobowe z umowy o pracę jedynie w celu wykonania umowy lub wykonania obowiązków z nią związanych.
2. Zgodności z zasadą minimizacji danych
Wszelkie dane osobowe, które są zbierane i przechowywane, muszą być adekwatne, stosowne i ograniczone do celów, dla których zostały zebrane. Oznacza to, że nie można zbierać i przechowywać niepotrzebnych danych.
3. Bezpieczeństwa, poufności i integralności danych
Dokumenty papierowe powinny być przechowywane w miejscu, które jest bezpieczne, zamykane na klucz i chronione przed nieuprawnionym dostępem. Wymagana jest również kontrola dostępu do dokumentów, tak aby tylko uprawnione osoby miały dostęp do danych osobowych. Ponadto dokumenty papierowe powinny być przechowywane w taki sposób, aby nie uległy uszkodzeniu i utracie danych. Każdy przypadek naruszenia poufności danych osobowych musi być zgłoszony do właściwego organu.
4. Prawo do dostępu oraz prawo do poprawienia i usunięcia danych
Każdy, kogo dane osobowe znajdują się w dokumentach papierowych, ma prawo do ich dostępu, ich zmiany, w tym usunięcia lub sprostowania. Dane te powinny być dostarczone w przystępnej formie, np. w wydruku. Każda prośba o dostęp do danych powinna być spełniona w ciągu 30 dni.
Podsumowanie
Przechowywanie dokumentów papierowych również podlega wymaganiom i regulacjom RODO. Oznacza to, że dane osobowe zawarte w dokumentach powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu z kontrolowanym dostępem, zgodnie z celem ich przetwarzania. Każda osoba, której dane osobowe są przechowywane w dokumentach papierowych, ma prawo do dostępu, zmiany, usunięcia lub sprostowania tych danych. Choć cyfryzacja zmniejsza znaczenie dokumentacji papierowej, jednak kwestie ich przechowywania to temat, który jeszcze przez długi czas będzie wymagał uwagi.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.