Przechowywanie dokumentów w chmurze a RODO - na co zwrócić uwagę?

W dobie coraz większej liczby danych, przechowywanie dokumentów w chmurze stało się jednym z podstawowych narzędzi zarządzania plikami. Jest to wygodne rozwiązanie umożliwiające przechowywanie, udostępnianie i synchronizację plików między różnymi urządzeniami oraz bezpieczny backup w przypadku awarii sprzętu. Jednym z ważnych aspektów przechowywania dokumentów w chmurze jest zgodność z unijnym rozporządzeniem RODO (RODO to skrót od Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych).

RODO reguluje ochronę danych osobowych w Unii Europejskiej, wprowadzając obowiązek przetwarzania danych osobowych w sposób zgodny z prawem i przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą. W związku z tym, przechowywanie danych w chmurze powinno odzwierciedlać wymogi RODO i zapewniać ich ochronę.

Przestrzeganie przepisów RODO jest ważne, ponieważ naruszenia przepisów grożą dotkliwymi karami, w tym wysokimi grzywnami za niesprawne przetwarzanie i ochronę danych osobowych. Przy wyborze rozwiązania chmurowego, należy zwrócić uwagę na następujące kwestie.

Bezpieczeństwo danych

Przechowywanie danych w chmurze musi gwarantować ich bezpieczeństwo. Oznacza to, że dostęp do plików powinien być kontrolowany przez autoryzowane osoby, a dane powinny być szyfrowane w czasie przechowywania i transmisji. Przed wyborem usługi chmurowej, należy sprawdzić, jakie standarty bezpieczeństwa są stosowane, jak i gdzie są przechowywane dane, i czy istnieje trans-graniczna przestrzeń przechowywania danych.

Dostęp do danych

RODO wymaga, aby dane osobowe były udostępnione jedynie osobom, które rzeczywiście potrzebują ich do swojej pracy. Dlatego istotne jest kontrolowanie dostępu do plików w chmurze, co oznacza, że powinny być ustawione różne poziomy dostępu do plików w zależności od ich wrażliwości. Przy wyborze platformy chmurowej warto zwracać uwagę na funkcje pozwalające na kontrolowanie dostępu do plików.

Uwierzytelnianie

Platforma chmurowa powinna zapewniać szereg mechanizmów sprawdzających tożsamość użytkownika, takie jak hasła, klucze szyfrowania czy autoryzacja dwuskładnikowa. Powinna również posiadać system monitorzący logowanie, tak aby móc rejestrować jakie operacje były wykonywane, a przez kogo.

Mobilność

Współczesna praca często odbywa się poza miejscem pracy, na przykład w trakcie zdalnego dostępu do platformy chmurowej z różnych urządzeń, takich jak smartfon, tablet czy laptop. Przy wyborze platformy chmurowej istotne jest sprawdzenie, czy umożliwia ona łatwe korzystanie ze sprzętów mobilnych i czy jest dostępna na różnych platformach.

Bezpieczeństwo kopii zapasowych

W przypadku awarii lub utraty danych, zasilanie chmury może zagwarantować bezpieczne kopie zapasowe danych. Jednak w przypadku przechowywania danych osobowych, konieczne jest podjęcie określonych działań, takich jak określenie odpowiedniego poziomu kopii zapasowej, dostępność kopii zapasowej w razie awarii, czy też dostęp do kopii zapasowej tylko przez autoryzowane osoby.

Podsumowując, przechowywanie dokumentów w chmurze zapewnia wygodny dostęp, ale jednocześnie podnosi potrzebę bezpieczeństwa danych osobowych. Należy wybrać platformy chmurowe, które zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa danych, kontrolę dostępu, autoryzację użytkowników, ochronę plików przed atakami zewnętrznymi, a także zarządzanie prywatnością i pełne przestrzeganie przepisów RODO.

Check out HelpRange

Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect, sell, e-sign and analyze usage of your documents.