RODO a przechowywanie dokumentacji kadrowej - jakie są wymogi?
Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, znane również jako RODO, weszło w życie w maju 2018 roku i ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Jednym z głównych obszarów objętych RODO jest przechowywanie dokumentacji kadrowej, czyli dokumentów zawierających dane osobowe pracowników.
Wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji kadrowej wynikające z RODO są bardzo precyzyjne i skomplikowane, dlatego ważne jest, aby pracodawcy mieli świadomość co do ich obowiązków, aby uniknąć kar za ich nieprzestrzeganie.
Wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji kadrowej
Zgodnie z RODO, pracodawca musi prowadzić dokumentację pracowniczą w sposób umożliwiający weryfikację procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych, czyli pozwala na identyfikację:
- celu przetwarzania danych,
- podstawy prawnej przetwarzania,
- kategorii przetwarzanych danych,
- adresatów danych,
- okresu przetwarzania,
- przeprowadzonej weryfikacji praw osób, których dane dotyczą.
Innymi słowy, dokumentacja pracownicza musi być prowadzona w sposób czytelny, zgodny z zasadą transparentności przetwarzania danych osobowych i w sposób umożliwiający weryfikację przetwarzania danych.
Ponadto, dokumentacja taka powinna być przechowywana w sposób, który gwarantuje ochronę prywatności pracowników. Pracodawca powinien zatem zastosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby uniemożliwić nieuprawnione osoby dostęp do danych osobowych.
Okres przechowywania dokumentacji kadrowej
Zgodnie z RODO dokumentacja kadrowa powinna być przechowywana tylko przez czas, który jest niezbędny do realizacji celu, dla którego dane zostały przetworzone.
W przypadku dokumentacji pracowniczej, czas przechowywania zależy od różnych czynników, takich jak:
- rodzaj dokumentacji,
- cel przetwarzania danych,
- podstawy prawne przetwarzania danych,
- przepisy przewidujące okres przechowywania.
Jeśli nie ma innych przepisów, które określają, jak długo powinna być przechowywana dokumentacja, to zgodnie z RODO dokumenty powinny być usuwane, gdy już nie są niezbędne do osiągnięcia celu, dla którego zostały przetworzone.
Jakie dokumenty kadrowe należy przechowywać?
Dokumenty kadrowe, które należy przechowywać, zależą od rodzaju działalności danej firmy. Poniżej przedstawiamy przykładowe dokumenty kadrowe, które powinny być przechowywane.
1. Umowa o pracę - wraz z aneksami, zmianami i zaświadczeniami o zatrudnieniu.
2. Dokumenty rekrutacyjne - CV, podania, listy motywacyjne, dokumenty rejestracyjne, testy, wyniki rozmowy kwalifikacyjnej, opinie o kandydatach.
3. Ewidencje czasu pracy - listy obecności, rejestracja czasu pracy, zaświadczenia o urlopach, będące dowodem na pracę i wysokość wynagrodzenia.
4. Dokumentacja ubezpieczeniowa - dokumenty dotyczące składki ZUS, umowy ubezpieczeniowe, odwołania od decyzji, potwierdzenia zapłaty składek.
5. Dokumentacja medyczna - zaświadczenia lekarskie, orzeczenia lekarskie, dokumentacja z badań medycznych przeprowadzonych przez pracodawcę.
Podsumowanie
Wymogi związane z przechowywaniem dokumentacji kadrowej wynikające z RODO są bardzo precyzyjne, co oznacza, że pracodawcy muszą prowadzić dokumentację swoich pracowników w sposób zgodny z regulacjami prawa. W tym celu powinni stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa oraz określić czas przechowywania dokumentów, a także dbać o ich aktualizację i wymianę danych. Dzięki temu firmy będą w stanie uniknąć problemów związanych z nieprzestrzeganiem przepisów prawa, a jednocześnie będą w stanie zwiększyć efektywność swojej pracy.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.