RODO a przechowywanie dokumentów - co powinno cię interesować?
Główne regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, takie jak Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO), stanowią istotny wymóg, którego firmy muszą przestrzegać. Kiedy mówimy o danych osobowych, przede wszystkim myślimy o informacjach o klientach. Ale zapominamy, że dokumentacja firmy również często zawiera dane osobowe - o pracownikach, kontrahentach, kandydatach do pracy. Dlatego RODO dotyczy również przechowywania dokumentacji firmy. W tym artykule, dowiesz się co powinno cię interesować w kontekście RODO a przechowywania dokumentów.
Czym jest RODO?
RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, to regulacja wprowadzona przez Unię Europejską w 2018 r., która zastąpiła dotychczasowe przepisy o ochronie danych osobowych. RODO ma na celu zapewnienie jednolitych standardów ochrony prywatności obywateli UE. W praktyce oznacza to, że firmy są odpowiedzialne za ochronę danych osobowych swoich klientów i muszą zapewnić, że są one przetwarzane i przechowywane w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.
Przechowywanie dokumentów a RODO
RODO ma szereg wytycznych dotyczących przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe. Brzmi strasznie, ale w praktyce jest to proste do zastosowania. Kluczowe kwestie to:
• Minimalizacja – nie powinniśmy przetwarzać i przechowywać więcej danych, niż jest to konieczne do osiągnięcia celu, dla którego te dane zostały zebrane.
• Ograniczenie celu – powinniśmy używać danych tylko do celów, dla których zostały zebrane.
• Ograniczenie przechowywania – powinniśmy przechowywać dane tylko tak długo, jak jest to konieczne do osiągnięcia celu, dla którego te dane zostały zebrane.
Jesteś odpowiedzialny za zabezpieczenie dokumentacji zawierającej dane osobowe przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub nieautoryzowanym dostępem. Dostęp do dokumentów (szczególnie tych, które są przechowywane cyfrowo) powinien być ograniczony tylko do tych pracowników, którzy naprawdę go potrzebują.
Jak zabezpieczyć dokumenty?
Aby spełnić wymogi RODO, musisz zapewnić, że twoje dokumenty są bezpieczne. Istnieje wiele narzędzi i procedur, które pomogą ci to osiągnąć.
Przykładem takiego narzędzia jest HelpRange – dostępna online opcja dla firm szukających opcji ochrony dokumentów PDF lub analizy ich wykorzystania. Ta platforma umożliwia zaawansowane monitorowanie, jak użytkownicy angażują się z Twoimi dokumentami PDF oraz umożliwiają ustalanie poziomu ochrony dla każdego dokumentu.
Podsumowanie
Pamiętaj, że zgodność z RODO to nie tylko ochrona danych klientów, ale także ochrona wszelkich danych osobowych, które twoja firma przetwarza, w tym danych zawartych w dokumentach. Zrozumienie RODO i jego zastosowanie do przechowywania dokumentów jest kluczowe dla utrzymania bezpieczeństwa twojej firmy i uniknięcia potencjalnie zawrotnej kary finansowej.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.