RODO a przechowywanie dokumentów - co powinno cię interesować?
RODO - co to takiego?
RODO, czyli Ogólna Rodo Ochrona Danych to rozporządzenie Unii Europejskiej regulujące kwestie przetwarzania danych osobowych. Właściwie stosuje się je na terenie całej Unii Europejskiej, a w razie ewentualnych naruszeń karze się surowymi sankcjami. W skrócie, może to wyglądać tak, że za nieprzestrzeganie RODO grożą kary w wysokości do 20 mln euro lub 4% globalnego przychodu firmy.
W przypadku, gdy przechowujesz papierowe lub elektroniczne dokumenty zawierające dane osobowe, musisz zadbać o ich ochronę, a przestrzeganie RODO to podstawa.
Przechowywanie dokumentów - czym jest?
Przechowywanie dokumentów dotyczy zarówno faktur, ale również umów i innych dokumentów firmowych, o ile zawierają one dane osobowe. Wymaga to odpowiedniego przygotowania firm, a zwłaszcza zastosowania odpowiednich procedur, aby zagwarantować bezpieczeństwo przechowywania danych. Warto również pamiętać, że RODO narzuca obowiązek kontrolowania dostępu do informacji o przechowywanych dokumentach.
Co powinno cię interesować?
Aby móc przestrzegać RODO w kontekście przechowywania dokumentów, twoje obowiązki powinny obejmować:
• Odnoszenie się do zasad pozyskiwania danych osobowych,
• Dobór odpowiednich narzędzi do przechowywania danych,
• Będziesz musiał zadbać o odpowiednio wykonany backup danych wewnątrz firmy,
• Kontrolować procesy przetwarzania danych wewnątrz twojej firmy,
• Odpowiednio kategoryzować dane przechowywane w firmie.
Niezależnie od tego, czy przechowujesz dokumenty w formie papierowej, czy elektronicznej, musisz zadbać o to, aby zawsze były one w 100% bezpieczne i chronione. W związku z tym wskazane jest, aby prowadzenie odpowiednich rejestrowanych działań oraz dostęp do dokumentacji gwarantowany był w wyznaczonych przezeń wdrożeniach.
RODO i przechowywanie dokumentów - co zrobić?
W przypadku, gdy prowadzisz firmę, RODO i przechowywanie dokumentów są kwestiami kluczowymi. Nie możesz ich lekceważyć ani ich pomijać. Musisz zastosować odpowiednie procedury i narzędzia, aby te dane nie mogły być znalezione w niewłaściwych rękach pozwalające na ich wyciek.
W przypadku tych firm, które prowadzą działalność gospodarczą, przechowywanie dokumentów w odpowiedni sposób jest ważne nie tylko w kontekście przestrzegania RODO. Bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów ma kluczowe znaczenie także dla samej firmy, która zyskuje przez to zaufanie ludzi, którzy uważają, że w jej rękach są szeroko i wolno dostępne ich prywatne i poufne dane.
Są to kwestie, które powinniśmy wziąć pod uwagę zarówno w przypadku prywatnych przedsiębiorstw, jak i pracy na własny rachunek. Warto pamiętać, że przechowywanie dokumentów i ich ochrona to temat, który zawsze będzie aktualny i który wymaga od nas nieustannej uwagi.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.