Podpis elektroniczny a dokumenty w trybie elektronicznym w Polsce

Podpis elektroniczny jest to forma podpisu, która pozwala na prawnie skuteczne zawarcie umowy lub podpisanie dokumentu w trybie elektronicznym. W Polsce obowiązuje ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, która reguluje kwestie związane z podpisem elektronicznym i usługami zaufania.

Podpis elektroniczny musi spełniać określone wymagania, aby mógł być uznany za wiążący prawnie. Najważniejsze z nich to autentyczność, integralność i nieodwołalność podpisu. Oznacza to, że podpis musi być wykonany przez osobę, która jest właścicielem certyfikatu kwalifikowanego, który potwierdza jej tożsamość. Dodatkowo podpis musi być składany w sposób umożliwiający weryfikację jego integralności (czyli czy dokument nie został zmieniony po podpisaniu) oraz nieodwołalność (czyli czy w momencie podpisania jego autor znał treść dokumentu i wyrażał zgodę na jego zawartość).

Aby móc korzystać z podpisu elektronicznego, należy skorzystać z usługi zaufania, która jest udostępniana przez podmioty uprawnione, tj. kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Usługa ta polega na wystawianiu certyfikatów kwalifikowanych, które potwierdzają tożsamość posiadacza i ciągłość podpisu elektronicznego. Dodatkowo dostawcy usług zaufania zapewniają również treść oświadczenia o składaniu podpisu elektronicznego, która poświadcza, że dana osoba wyraża zgodę na zawartość dokumentu.

W Polsce podpis elektroniczny może być stosowany do wielu rodzajów dokumentów, w tym m.in. do umów, faktur, deklaracji podatkowych, pism procesowych, dokumentów podpisanych przez notariuszy oraz dokumentów związanych z administracją publiczną. Wszystkie te dokumenty muszą spełniać określone wymagania prawne i posiadać odpowiednie formuły prawne, które określają treść dokumentów zawierających podpis elektroniczny.

Podpis elektroniczny to znakomite rozwiązanie dla wielu branż, w tym m.in. dla biznesu, którym pozwala na szybkie zawieranie umów i podpisywanie dokumentów bez potrzeby osobistego kontaktu. Jest to szczególnie istotne w trudnych warunkach, jakie panują obecnie związane z pandemią COVID-19, ponieważ umożliwia on bezpiecznie i skutecznie prowadzenie biznesu w trybie online.

Podsumowując, podpis elektroniczny to ważne narzędzie, które pozwala na prawnie skuteczne podpisywanie dokumentów i zawieranie umów w trybie online. Aby jednak móc korzystać z tego rozwiązania, należy pamiętać, że podpis musi spełniać określone wymagania, a korzystanie z usługi zaufania jest konieczne. Warto mieć na uwadze, że podpis elektroniczny to nie tylko wygodne narzędzie, ale także ważny element bezpieczeństwa danych i transakcji online.

Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect, sell, e-sign and analyze usage of your documents.