Podpis elektroniczny a wymagania formalne w Polsce
Podpis elektroniczny stał się nieodzownym narzędziem w dobie cyfryzacji i pogłębiania się procesów automatyzacji. Chociaż wielu podmiotów wciąż korzysta z tradycyjnego, ręcznego podpisywania dokumentów, to coraz więcej firm, instytucji publicznych, a także osób prywatnych, decyduje się na wprowadzenie podpisu elektronicznego. W poniższym artykule przybliżymy zarówno same mechanizmy działania podpisu elektronicznego, a także omówimy najważniejsze wymagania formalne związane z jego użyciem na terenie Polski.
Podpis elektroniczny to nic innego jak zestaw danych komputerowych, które są unikalnie powiązane z podpisującym, pozwalają na jego identyfikację i są powiązane z danymi, które podpisujący chce zatwierdzić. Jest to rozwiązanie, które zapewnia prawdziwość, integralność i nierepudiację dokumentu.
Podpis elektroniczny jest regulowany w Polsce przez ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Ustawa ta, w połączeniu z rozporządzeniem eIDAS, stanowi ramy prawne dla podpisu elektronicznego, definiując jego typy i wymagania wobec nich.
W Polsce wyróżniamy trzy rodzaje podpisu elektronicznego:
1. Podpis elektroniczny,
2. Podpis potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym,
3. Podpis potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym z bezpiecznym urządzeniem podpisującym,
Podpis elektroniczny jest najprostszą formą podpisu, bez konieczności dysponowania certyfikatem czy specjalistycznym urządzeniem. Tego rodzaju podpisem może być przykładowo podpis dodany do dokumentu za pomocą poleceń Worda czy Adobe.
Podpis potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym to podpis, który posiada specjalny, kwalifikowany certyfikat potwierdzający tożsamość podpisującego. W Polsce kwalifikowane certyfikaty wydają zaufane centra certyfikacji, takie jak KIR, Certum czy Unizeto.
Podpis potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym z bezpiecznym urządzeniem podpisującym to najbardziej zaawansowana forma podpisu. Użytkownik musi dysponować specjalistycznym urządzeniem służącym do podpisywania, znanym też jako token.
Wszystkie formy podpisu mają różne stopnie przydatności zależne od wymagań prawnych danego procesu. Podstawowym kryterium podziału jest stopień zaufania do podpisu, który jest najwyższy w przypadku podpisu potwierdzonego certyfikatem kwalifikowanym z bezpiecznym urządzeniem podpisującym.
Podpis elektroniczny jest szeroko stosowany w praktyce gospodarczej i administracyjnej. Wykorzystuje się go przy zawieraniu umów, składaniu wniosków, przetwarzaniu danych osobowych, wykonywaniu płatności czy też prowadzeniu korespondencji.
W obecnych czasach, gdzie cyfryzacja idzie pełną parą, funkcje normalnej pracy trade-off mifdzy bezpieczeństwem, a wygodą stają się coraz bardziej krytyczne. Powstało wiele narzędzi, które oferują ochronę dokumentów PDF, analitykę korzystania z PDF-ów czy możliwość ich edycji. Przykładowo, platforma HelpRange umożliwia śledzenie użycia plików PDF w czasie rzeczywistym, udostępniając szczegółowe informacje na temat tego, jak ludzie korzystają z Twoich dokumentów.
Podpis elektroniczny to wygodne narzędzie, które w Polsce zyskuje coraz większą popularność. Dzięki niemu możemy w prosty i szybki sposób zatwierdzić dokument, niezależnie od miejsca i czasu. Jednakże, warto pamiętać o przestrzeganiu wszystkich wymagań formalnych, aby podpis miał pełną moc prawną.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.