Podpis elektroniczny a wymagania formalne w Polsce

W Polsce podpis elektroniczny jest uregulowany przez ustawę z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2019 r. poz. 1440). Ustawa ta określa definicję podpisu elektronicznego jako równoważnego formalnie zwykłemu podpisowi własnoręcznemu, ale dokonywanego za pomocą środków elektronicznych. Podpis taki jest wyrażeniem woli osoby, która go składa, a jego integralność i autentyczność są zapewnione za pomocą odpowiednich środków bezpieczeństwa.

W Polsce rozróżnia się trzy rodzaje podpisu elektronicznego: podpis elektroniczny potwierdzony, podpis elektroniczny zaawansowany oraz podpis elektroniczny kwalifikowany. Podpis potwierdzony może być wykorzystywany wyłącznie do potwierdzenia treści dokumentu, natomiast podpis zaawansowany i kwalifikowany są pełnoprawnymi podpisami elektronicznymi, które dają takie same skutki prawne jak podpis własnoręczny. W przypadku podpisu kwalifikowanego konieczne jest posiadanie specjalnego certyfikatu kwalifikowanego oraz odpowiedniego urządzenia do generowania podpisu, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

W przypadku korzystania z podpisu elektronicznego istotne są również wymagania dotyczące jego zastosowania. Przede wszystkim, nie każdy dokument może być podpisany elektronicznie. Ustawodawca wyznacza pewne rodzaje dokumentów, które muszą być podpisane wyłącznie własnoręcznym podpisem, np. testament, umowa o nadanie spadku, umowa małżeńska czy umowa sprzedaży nieruchomości. W przypadku dokumentów, które mogą być podpisane elektronicznie, osoba podpisująca musi mieć do nich pełen dostęp i uprawnienia oraz musi stosować odpowiednie zabezpieczenia, które chronią integralność i autentyczność dokumentu, np. certyfikat SSL.

Ponadto, warto pamiętać, że podpis elektroniczny musi być wyraźny i czytelny oraz nie może być umieszczony w sposób umożliwiający jego fałszerstwo. Przy korzystaniu z podpisu elektronicznego, należy również zachować pewne zasady bezpieczeństwa, takie jak nie ujawnianie swojego hasła, korzystanie z bezpiecznego połączenia internetowego czy wyłączanie urządzenia generującego podpis po jego użyciu.

Podsumowując, wykorzystanie podpisu elektronicznego w Polsce wiąże się z pewnymi wymaganiami formalnymi, które warto poznać przed jego użyciem. Przede wszystkim, należy pamiętać o konieczności stosowania odpowiednich zabezpieczeń, aby chronić integralność i autentyczność dokumentów podpisanych elektronicznie. Ponadto, nie każdy dokument może być podpisany elektronicznie, a rodzaj wykorzystywanego podpisu musi być dostosowany do konkretnych wymagań prawnych. Mimo to, korzystanie z podpisu elektronicznego może przynieść wiele korzyści, takich jak oszczędność czasu i kosztów czy zwiększenie bezpieczeństwa przekazu dokumentów elektronicznych.

Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect, sell, e-sign and analyze usage of your documents.