Podpis elektroniczny a dokumenty handlowe – jakie są wymagania?

Podpis elektroniczny to sposób potwierdzania tożsamości osoby, która wydaje dokument. Podpis elektroniczny, tak samo jak zwykły podpis na papierze, jest inwigilowany i powiązany z indywidualnym kontem użytkownika. W przeciwieństwie do zwykłego podpisu, podpis elektroniczny jest tak skonstruowany, aby niemożliwe było jego przesłanie lub wykorzystanie przez osobę trzecią. Ten proces sprawia, że podpis elektroniczny jest równie bezpieczny i wiarygodny, co zwykły podpis na papierze.

Podpis elektroniczny jest również w wielu jurysdykcjach wykorzystywany w celu uznania dokumentów jako legalnych i wiążących. Osoby korzystające z podpisu elektronicznego są w stanie składać ważne dokumenty z prywatnego biura, oszczędzając czas i pieniądze na wydruki, faksy lub kurierów.

W praktyce, do cyfrowych dokumentów handlowych, takich jak faktury, wyceny i umowy, wymagany jest podpis elektroniczny, aby uznano ich wiarygodność. Istnieją określone wymagania, które muszą być spełnione, aby podpis elektroniczny był uznany za legalny i skuteczny.

Zasady dotyczące podpisu elektronicznego są szczegółowo opisane w różnorodnych przepisach prawa. Na przykład w Polsce, ustawowy podpis elektroniczny oparty jest na certyfikacie kwalifikowanym, który udzielony jest na zasadach określonych w polskim prawie. Certyfikat kwalifikowany jest wydawany przez certyfikującego podmiotu, który jest autoryzowany przez Ministerstwo Cyfryzacji. Podmiot ten ocenia tożsamość osoby, która ma otrzymać certyfikat, a następnie wprowadza informacje o certyfikacie do centralnego rejestru certyfikatów. Korzystanie z certyfikatu kwalifikowanego daje pewność, że podpis elektroniczny jest zgodny z polskim prawem.

W kraju, na terenie którego wydano certyfikat kwalifikowany, podpis elektroniczny na nim oparty jest uznawany na równi z podpisem własnoręcznym na papierze, nie tylko zgodnie z polskim prawem, ale także w innych jurysdykcjach. W niektórych krajach, podpis elektroniczny może być dopuszczony nawet wtedy, gdy został wydany przez inny kraj, o ile spełnia on określone wymagania.

Podpis elektroniczny nie spełni wymagań ustawowych, gdy nie można określić osoby, która jego dokonała. Dlatego w niektórych krajach, takich jak Polska, zaakceptowany jest podpis elektroniczny o wysokim stopniu zaawansowania, który zawiera elementy umożliwiające identyfikację osoby, która podpisała dokument. Typowo wymagane są zmienne kontrolne, takie jak hasła, kody, żetony lub biometryczne dane.

Ważną kwestią jest również sposób przechowywania elektronicznych dokumentów handlowych z podpisem elektronicznym. W Polsce istnieją określone wymagania dotyczące przechowywania postaci elektronicznej przez co najmniej 5 lat od daty jej sporządzenia. Podstawowe wymagania dotyczące przechowywania cyfrowych dokumentów handlowych zależą od wersji prawa cywilnego danego kraju i powinny być przestrzegane dla zapewnienia bezpieczeństwa i niezmienności dokumentów przez długi okres czasu.

Podsumowując, podpis elektroniczny jest niezbędny w celu uznania dokumentów handlowych za legalne i ważne. Aby spełnić wymogi prawne, niezbędne jest posiadanie certyfikatu kwalifikowanego i zachowanie rygorystycznych procedur związanych z jego wykorzystaniem. Przechowywanie cyfrowych dokumentów handlowych z podpisem elektronicznym również musi być przeprowadzone zgodnie z określonymi wymaganiami. Jednak jego wykorzystanie pozwala na oszczędność czasu i pieniędzy oraz zapewnia bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów.

Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect, sell, e-sign and analyze usage of your documents.