Podpis elektroniczny a dokumenty kadrowe – co musisz wiedzieć?
Podpis elektroniczny to coraz popularniejszy sposób na potwierdzenie swojego autorstwa na dokumentach w świecie biznesu. Wraz z postępem technologicznym, podpis elektroniczny staje się coraz bardziej powszechny również w dziedzinie kadrowej. Zastępuje on tradycyjny podpis na papierze, ułatwiając procesy administracyjne i zmniejszając ilość zużywanych materiałów biurowych. Warto wiedzieć, jakie wymagania trzeba spełnić, aby skorzystać z podpisu elektronicznego na dokumentach kadrowych.
Podpis elektroniczny to elektroniczna forma potwierdzenia autentyczności treści dokumentu oraz tożsamości osoby go podpisującej. W Polsce podpis elektroniczny reguluje ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.
Podstawową zasadą stosowania podpisu elektronicznego na dokumentach kadrowych jest zapewnienie jego integralności i autentyczności. Oznacza to, że podpis musi być zawsze potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym wydanym przez instytucję uprawnioną, np. Polskie Centrum Certyfikacji Kwalifikowanej. Na dokumencie powinna znajdować się informacja o tym, kto go podpisał, za pomocą jakiego narzędzia oraz kiedy został podpisany.
Innym ważnym elementem przy stosowaniu podpisu elektronicznego na dokumentach kadrowych jest zapewnienie poufności i prywatności danych osobowych i kadrowych pracowników. Wymaga to zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz zastosowanie odpowiednich procedur bezpieczeństwa podczas samego podpisywania dokumentów.
W Polsce uregulowania prawne dotyczące podpisu elektronicznego na dokumentach kadrowych znajdują się w art. 26 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, art. 9 oraz art. 32b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa oraz w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Podpis elektroniczny na dokumentach kadrowych ma wiele zalet. Przede wszystkim ułatwia procesy administracyjne, umożliwiając szybkie i wygodne podpisywanie dokumentów bez potrzeby drukowania i składania fizycznie podpisanych papierów. Ponadto, podpis elektroniczny na dokumentach kadrowych ułatwia archiwizację dokumentów, pozwala na szybkie i proste odnajdywanie potrzebnych informacji oraz umożliwia łatwiejsze przetwarzanie danych.
Ważne jest jednak, aby pamiętać o dalszym przechowywaniu dokumentów kadrowych po ich elektronicznym podpisaniu. Przepisy wymagają bowiem zachowania dokumentów kadrowych przez określony czas. Ponadto, w przypadku weryfikacji podpisu elektronicznego na dokumencie, konieczne może być udostępnienie oryginalnego dokumentu ze złożonym podpisem elektronicznym oraz certyfikatem kwalifikowanym.
Podsumowując, podpis elektroniczny na dokumentach kadrowych to korzystne rozwiązanie dla każdej firmy. Jednak, aby je stosować, należy spełnić określone wymagania prawa oraz zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa i prywatności danych. Warto zastanowić się nad wdrożeniem procesów elektronicznego podpisywania dokumentów w swojej firmie, co wpłynie na usprawnienie i ułatwienie codziennej pracy w dziale kadrowym.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.