Podpis elektroniczny a dokumenty księgowe – jakie są wymagania?
W dzisiejszych czasach coraz więcej dokumentów rozliczeniowych i księgowych przechowywanych jest w formie elektronicznej. W związku z tym rośnie również popularność podpisów elektronicznych, które pozwalają na potwierdzenie autentyczności i integralności danych zawartych w takich dokumentach. W niniejszym artykule omówimy wymagania, jakie należy spełnić, aby wykorzystywać podpis elektroniczny w dokumentach księgowych.
Podpis elektroniczny a jego rodzaje
Podpis elektroniczny to sposób potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej dokument lub wiadomość elektroniczną. W odróżnieniu od tradycyjnego podpisu odręcznego, podpis elektroniczny opiera się na kodzie lub algorytmie matematycznym, który jest zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem. Istnieją trzy rodzaje podpisów elektronicznych: podpis elektroniczny zwykły, zaawansowany i kwalifikowany.
Podpis elektroniczny zwykły to najprostszy rodzaj podpisu elektronicznego, który można wykonać na dowolnym dokumencie za pomocą odpowiedniego programu. Nie wymaga on specjalistycznego certyfikatu ani żadnych dodatkowych narzędzi, co jednak oznacza, że nie ma on dużej wartości prawnej.
Podpis elektroniczny zaawansowany to bardziej zaawansowana wersja podpisu elektronicznego, wymagająca certyfikatu klucza publicznego wydanego przez akredytowaną instytucję. Poza potwierdzeniem tożsamości, taki podpis zapewnia także integralność i niezaprzeczalność dokumentu, co jest ważne w przypadku dokumentów księgowych.
Podpis elektroniczny kwalifikowany to najbardziej zaawansowana forma podpisu elektronicznego, którą może wykonać tylko osoba posiadająca specjalny certyfikat kwalifikowany. Taki podpis elektroniczny zawiera wyraźne powiązanie z tożsamością osoby podpisującej oraz zapewnia najwyższy stopień bezpieczeństwa i niezaprzeczalności dokumentu.
Wymagania dotyczące podpisu elektronicznego w dokumentach księgowych
Wprowadzenie podpisów elektronicznych w dokumentacji księgowej wymaga spełnienia określonych warunków. W pierwszej kolejności, dokumentacja księgowa musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, takimi jak Kodeks spółek handlowych czy Kodeks cywilny. Dodatkowo, dokumenty księgowe z podpisem elektronicznym muszą być zgodne z wymaganiami ustawy o podpisie elektronicznym.
Kolejnym ważnym elementem jest wybór rodzaju podpisu elektronicznego. Podpis elektroniczny zwykły raczej nie znajdzie zastosowania, ponieważ nie daje on wystarczającej pewności co do tożsamości osoby podpisującej dokument. Z tego względu zalecane jest wykorzystanie podpisu elektronicznego zaawansowanego lub kwalifikowanego, które zapewniają większy stopień bezpieczeństwa i niezaprzeczalności dokumentu.
Kolejnym ważnym elementem jest bezpieczeństwo przechowywania dokumentów księgowych. Wszystkie dokumenty elektroniczne zawierające podpis elektroniczny muszą być przechowywane zgodnie z wymaganiami określonymi w ustawie o archiwizacji dokumentów elektronicznych. W przypadku dokumentów księgowych powinny być one przechowywane na nośnikach danych zabezpieczonych hasłem i przechowywane w miejscach, które spełniają określone wymagania pod względem bezpieczeństwa i ochrony danych.
Podsumowanie
Podpis elektroniczny jest coraz częściej wykorzystywany w dokumentach księgowych. Jednakże, aby miał on wartość prawna musi być spełnionych wiele wymagań wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Warto zwrócić szczególną uwagę na wybór rodzaju podpisu elektronicznego, a także na bezpieczeństwo przechowywania dokumentów, aby w razie potrzeby móc skutecznie potwierdzić autentyczność i niezaprzeczalność dokumentu.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.