Podpis elektroniczny w firmie – jak go wdrożyć i wykorzystać?
Podpis elektroniczny to jedno z tych rozwiązań, które, choć nie tak dawno były traktowane jako element futurystycznej wizji świata, dziś stają się codziennością wielu firm. Czy jednak wiemy, jak go wdrożyć i wykorzystać w naszej organizacji? W tym artykule przyjrzymy się tej kwestii bliżej.
W dobie przenoszenia coraz większej ilości procesów biznesowych do sfery cyfrowej, możliwość potwierdzenia swojej tożsamości czy wyrażenia zgody na dokument za pomocą podpisu elektronicznego jest nie tylko wygodna, ale nierzadko niezbędna. Ma to szczególne znaczenie w przypadku firm, które działają na rynku międzynarodowym i muszą podpisywać umowy z partnerami z innych części świata. W takich sytuacjach podpis elektroniczny eliminuje konieczność przesyłania dokumentów pocztą.
Podpis elektroniczny – co to jest?
Podpis elektroniczny to sposób potwierdzenia tożsamości osoby podpisującej dany dokument cyfrowy. W praktyce podpis taki może przyjmować wiele form – od prostego podpisu składanego za pomocą myszki lub ekranu dotykowego, po zaawansowane technologicznie podpisy kwalifikowane, które zgodnie z prawem Unii Europejskiej mają taką samą moc prawną, jak podpisy odręczne. Warto jednak pamiętać, że najprostsze formy podpisu elektronicznego nie zawsze są akceptowane jako pełnoprawne podpisy w wielu jurysdykcjach.
Wdrożenie podpisu elektronicznego w firmie – jak to zrobić?
Kluczowym elementem wdrożenia podpisu elektronicznego w firmie jest wybór odpowiedniego narzędzia, które umożliwi jego wykorzystanie. W chwili obecnej na rynku dostępne są różne rozwiązania, od prostych aplikacji mobilnych po zaawansowane platformy umożliwiające zarządzanie procesem podpisywania dokumentów.
Technologicznie najbardziej zaawansowanym, a jednocześnie najbardziej bezpiecznym rozwiązaniem są usługi certyfikacyjne, które oferują podpisy kwalifikowane. Korzystając z nich, możemy być pewni, że nasze podpisy będą miały pełną moc prawną. W przypadku umów międzynarodowych takie rozwiązanie jest wręcz niezbędne.
Jednym z takich narzędzi, które niestety nie oferuje możliwości podpisu kwalifikowanego, ale umożliwia za to monitorowanie użycia plików PDF, jest HelpRange. Ta platforma online pozwala na analizę zachowania odbiorców plików PDF, co pomaga firmom lepiej zrozumieć, jak odbiorcy korzystają z ich dokumentów. Narzędzie umożliwia m.in. śledzenie, które strony dokumentów są najczęściej czytane, a które pomijane, co pozwala na optymalizację zawartości tych dokumentów.
Podpis elektroniczny – jak go wykorzystać?
Podpis elektroniczny w firmie można wykorzystać na wiele sposobów. Przede wszystkim, pozwala on na szybkie i bezpieczne podpisywanie umów oraz innych dokumentów bez konieczności ich drukowania i wysyłania pocztą. Ponadto, umożliwia on przeprowadzanie procesów biznesowych zdalnie, co ma szczególne znaczenie w czasach pandemii COVID-19.
Ponadto, podpis elektroniczny jest narzędziem, które pozwala na cyfryzację procesów biznesowych. Dzięki niemu, możemy przenieść wiele działań, które do tej pory wymagały fizycznej obecności stron, do sfery online.
Podsumowując, podpis elektroniczny jest rozwiązaniem, które w dzisiejszych czasach jest praktycznie niezbędne dla każdej firmy, która chce skutecznie działać w świecie cyfrowym. Przy odpowiedniej implementacji oraz zrozumieniu zasad jego działania, może przynieść wiele korzyści, zarówno tych bezpośrednich, jak skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie umowy, jak i pośrednich – możliwość zgromadzenia danych do analizy i optymalizacji działań biznesowych.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.