Wszystko, co musisz wiedzieć o podpisie elektronicznym
W dzisiejszych czasach, kiedy niemal wszystko odbywa się w świecie online, elektroniczny podpis stał się nieodłącznym elementem naszej codzienności. Pozwala on na autoryzację dokumentów w sposób bezpieczny, szybki i łatwy, co jest szczególnie istotne w przypadku takich dziedzin jak finanse, biznes, administracja publiczna czy medycyna. Dlaczego warto wiedzieć więcej na ten temat i jakie aspekty z nim związane warto poznać? Oto odpowiedzi na te pytania.
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny, inaczej nazywany e-podpisem, to metoda weryfikacji tożsamości osoby, która podpisuje cyfrowy dokument lub wykonuje jakieś czynności online. Możemy go określić jako odpowiednik podpisu odręcznego, ale przede wszystkim jako o wiele wygodniejszą i bezpieczniejszą formę autoryzacji. W przypadku e-podpisu nie ma potrzeby drukowania dokumentu, podpisywania go ręcznie, skanowania i wysyłania w zwykłej formie. Wszystko odbywa się elektronicznie, a weryfikacja autentyczności podpisu jest zagwarantowana dzięki specjalnej technologii.
Jak działa podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny bazuje na zaawansowanych algorytmach kryptograficznych, które umożliwiają szyfrowanie i deszyfrowanie informacji w taki sposób, żeby nikt nie mógł uzyskać dostępu do nich bez upoważnienia. W procedurze podpisywania umowy, na przykład, specjalne oprogramowanie generuje dla każdego podpisującego unikalny klucz prywatny, którym się podpisuje, oraz klucz publiczny, który umożliwia weryfikację podpisu. Obie te klucze są wzajemnie powiązane i tworzą tzw. parę kluczy, której wygenerowanie jest bardzo trudne do odtworzenia. Dlatego właśnie podpis elektroniczny uznawany jest za bardzo bezpieczny i niepodważalny.
Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?
Istnieje kilka rodzajów podpisów elektronicznych, różniących się stopniem złożoności procedury i wymaganiami co do certyfikacji. Wyróżniamy:
- Podpis elektroniczny prosty (PEP) – najprostszy rodzaj e-podpisu, bez certyfikatu kwalifikowanego. Wystarczy do podpisania dokumentów na codziennym poziomie, jednak nie jest uznawany za równoważny podpisowi odręcznemu w przypadku sporów prawnych.
- Podpis elektroniczny zaawansowany (PEZ) – wymaga certyfikatu kwalifikowanego oraz potwierdzania tożsamości podpisującego za pomocą jednego z dwóch sposobów: elektronicznego, poprzez podpięcie dowodu osobistego do komputera, lub tradycyjnego, na podstawie wizyty w urzędzie.
- Podpis elektroniczny kwalifikowany (PEK) – najskuteczniejsza i najbezpieczniejsza forma e-podpisu, wymagająca specjalistycznego certyfikatu kwalifikowanego oraz potwierdzenia tożsamości poprzez osobiste stawiennictwo w urzędzie certyfikacji lub za pośrednictwem notariusza.
Kto może podpisać dokument elektroniczny?
Podpięcie podpisu elektronicznego pod dokument jest dostępne dla każdego posiadacza ważnego certyfikatu kluczy. W praktyce oznacza to, że podpis elektroniczny w Polsce może złożyć każdy pełnoletni obywatel, który posiada kwalifikowany certyfikat lub upoważnienie do jego stosowania (np. w firmie).
Do czego można wykorzystać podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny stosowany jest we wszystkich dziedzinach życia, w których konieczna jest autoryzacja cyfrowych dokumentów lub czynności online. Do najczęstszych zastosowań e-podpisu należą:
- podpisywanie umów handlowych i finansowych
- składanie dokumentów w urzędach administracji publicznej
- kierowanie korespondencji elektronicznej (np. wraz z załącznikami)
- autoryzacja kontaktów z systemami online i e-usługami
- podpisywanie dokumentów medycznych
- składanie deklaracji podatkowych
- podpisywanie faktur handlowych.
Jak założyć konto i certyfikat do podpisu elektronicznego?
Aby uzyskać prawo do stosowania e-podpisu, należy przejść kilka etapów procedury certyfikacyjnej. W przypadku podpisu elektronicznego prostego, można to zrobić po prostu za pomocą narzędzi dostępnych online na stronie operatora usługi. W przypadku skomplikowanych certyfikatów kwalifikowanych konieczna jest wizyta w punkcie rejestracyjnym lub stawienie się przed notariuszem. Warto pamiętać, że każdy system e-podpisu działa na bazie unikalnego certyfikatu, którego trzeba przedstawić w celu autoryzacji.
Podsumowanie
Podpis elektroniczny to bardzo wygodny i bezpieczny sposób autoryzacji dokumentów i czynności online. Pozwala na oszczędność czasu i łatwe korzystanie z usług online bez konieczności drukowania i przekazywania papierowych dokumentów. Z uwagi na dużą niepodważalność i skuteczność e-podpisu, coraz więcej instytucji i przedsiębiorstw wymaga od swoich kontrahentów autoryzacji za pomocą cyfrowych podpisów. Warto więc znać podstawowe informacje na ten temat i dostosować swoje działania w sieci do obecnego stanu technicznego.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.