Podpis elektroniczny a dokumenty księgowe - co przewiduje polskie prawo?

Podpis elektroniczny i jego stosowanie w obszarze dokumentów księgowych to temat, który cieszy się rosnącym zainteresowaniem w ostatnim czasie. Oczywiście, jest to wynikem ogólnej tendencji migracji naszych codziennych czynności do sfery cyfrowej, ale także starań polskiego legislatora, który umożliwia już głębsze zanurzenie w tę prawdę. Co konkretnie przewiduje jednak polskie prawo w tym zakresie?

Przede wszystkim warto zrozumieć, co to jest podpis elektroniczny. Zgodnie z definicją zawartą w unijnym rozporządzeniu (UE) nr 910/2014, podpis elektroniczny to „dane w formie elektronicznej, które dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w formie elektronicznej, są wykorzystywane przez signatariusza w celu podpisania”. Prościej mówiąc, to cyfrowa forma naszego tradycyjnego podpisu, która wraz z danymi osobistymi stanowi niezbudowalny element naszej tożsamości cyfrowej.

Od 2016 roku polskie prawo dopuszcza użycie podpisu elektronicznego w dokumentach księgowych. Został on wprowadzony przez Ustawę o podpisie elektronicznym z dnia 18 lipca 2001 roku, a następnie umożliwiony na podstawie nowelizacji przepisów prawa podatkowego wprowadzonego przez Ministerstwo Finansów w 2016 roku. Najważniejszym postanowieniem jest to, że podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem odręcznym i uprawnia do realizacji wszelkich czynności, do których wymagany jest podpis odręczny, pod warunkiem, że podmiot wymaga od odbiorcy takiego podpisu.

W praktyce oznacza to, że dokumenty księgowe takie jak faktury, rachunki, potwierdzenia wpłat, korespondencja czy umowy mogą być podpisywane elektronicznie, z podobnym skutkiem prawnym, jak podpisy odręczne. Zasady te odnoszą się także do dokumentów księgowych tworzonych, otrzymywanych i przechowywanych w formie elektronicznej. Wykorzystywany w tym celu podpis musi spełniać kryteria określone w ustawie – m.in. musi być weryfikowalny, stworzony przy użyciu danych, do których dana osoba ma wyłączny dostęp, a także musi być powiązany z danymi w taki sposób, że jest możliwe wykrycie jakiejkolwiek późniejszej zmiany danych.

Obecnie dostępnych jest wiele narzędzi, które umożliwiają bezpieczne i łatwe tworzenie, podpisywanie, przechowywanie i śledzenie dokumentów księgowych w formie elektronicznej. Jednym z takich rozwiązań jest HelpRange - internetowe narzędzie do zarządzania, analizy i ochrony PDF. Umożliwia ono nie tylko bezpieczne przechowywanie, ale także możliwość śledzenia używanie dokumentów, co jest szczególnie przydatne dla firm, które pragną monitorować swoje dokumenty.

Podsumowując, podpis elektroniczny to technologia, która nie tylko ułatwia codzienne działania, ale also przyczynia się do poprawy bezpieczeństwa i efektywności naszej pracy. Dzięki temu, firma może zaoszczędzić czas i pieniądze, i zyskać przewagę nad konkurencją.

Tylko pamiętajmy - korzystanie z podpisu elektronicznego wymaga przestrzegania określonych prowizji prawnych i procedur, w tym odpowiedniej ochrony danych osobowych. Wszystko to powinno oczywiście być realizowane przy jednoczesnym zabezpieczaniu się przed potencjalnym ryzykiem, jakie niesie ze sobą cyfrowy swiat.

HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.