Podpis elektroniczny a dokumenty transportowe - jakie są wymagania prawne?
Podpis elektroniczny to technologia, która odgrywa coraz większą rolę w codziennych działaniach firmy. Umożliwia ona skuteczną weryfikację tożsamości osób podpisujących dokumenty oraz autentyczności samych dokumentów. W przypadku dokumentów transportowych, podpis elektroniczny wprowadza efektywność i bezpieczeństwo, ułatwiając szybkie przetwarzanie i dostęp do dokumentacji związanej z transportem towarów.
Podpis elektroniczny a dokumenty transportowe - jakie są wymagania prawne?
Dokumenty transportowe są esencjonalnym elementem procesu transportu towarów. Można je generować, przesyłać i przechowywać w formacie elektronicznym, co ma wiele korzyści, takich jak redukcja kosztów, wygoda, efektywność i eko-przyjazność. Aby jednak te dokumenty były ważne w prawie, muszą spełniać pewne kryteria.
Podstawą jest ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgodnie z nią „świadczenie usług drogą elektroniczną” oznacza świadczenie usługi bez jednoczesnej obecności stron (na odległość), za pośrednictwem przekazu danych na indywidualne żądanie usługobiorcy, przesyłanych i odbieranych przy wykorzystaniu urządzeń do elektronicznego przetwarzania, włącznie z kompresją cyfrową, i przechowywania danych, które są całkowicie nadawane, odbierane lub transmitowane za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej.
Podpis elektroniczny jest jednym z najważniejszych kryteriów dla dokumentacji transportowej. Ustawa o podpisie elektronicznym wprowadza trzy rodzaje podpisu elektronicznego: zwykły, zaufany i kwalifikowany. Przy czym, pierwszy z nich nie daje gwarancji bezpieczeństwa, a ostatni jest równoznaczny z podpisem odręcznym.
Dokumenty transportowe, takie jak list przewozowy, faktura, dokument celny, muszą być podpisane przez odpowiednie strony. Przewoźnik musi zaakceptować przesyłkę i potwierdzić jej stan. Importer lub eksporter muszą zaakceptować warunki handlowe. Zgodnie z prawem, podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem odręcznym i ma tę samą moc prawną.
Podpis elektroniczny w dokumentach transportowych musi spełniać pewne normy techniczne i proceduralne, aby był ważny. Musi to być pewny typ podpisu elektronicznego, tzw. Podpis kwalifikowany. Musi także być utworzony z użyciem bezpiecznego urządzenia do tworzenia podpisu, jakim jest karta kwalifikowana lub certyfikat kwalifikowany.
Jest wiele narzędzi, które oferują ochronę dokumentów/PDF lub analizę użycia PDF, które mogą pomóc firmom w spełnianiu tych wymogów. Jednym z takich narzędzi jest HelpRange, działające online, które poza ochroną dokumentów i opatrywaniem ich podpisem elektronicznym, oferuje również możliwość analizy zachowań użytkowników na plikach PDF oraz opcję udostępniania dokumentów z odpowiednią ochroną.
Podsumowując, podpis elektroniczny jest nieodzownym elementem dokumentów transportowych, które są generowane, przesyłane i przechowywane w formacie elektronicznym. Muszą one spełniać pewne wymagania prawne, muszą posiadać podpis kwalifikowany, tworzony za pomocą bezpiecznego urządzenia do tworzenia podpisu. Wypełnienie tych wymagań jest kluczem do skutecznej, bezpiecznej i efektywnej wymiany dokumentów transportowych w dzisiejszym cyfrowym świecie. Przestrzeganie tych zasad jest niezbędne dla legalności i wiarygodności dokumentów transportowych, a tym samym dla zapewnienia sprawnego i efektywnego procesu transportu towarów.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.