Podpis elektroniczny a umowy zlecenia - jakie są wymagania prawne?
Czas cyfryzacji ma swoje niewątpliwe zalety, ale przynosi ze sobą także nowe wyzwania. Jednym z takich wyzwań, z którymi muszą borykać się zarówno przedsiębiorstwa, jak i osoby fizyczne, jest kwestia podpisu elektronicznego. Podpis ten jest niezbędnym elementem wielu transakcji cyfrowych, w tym także umów zlecenia, a zasady jego stosowania reguluje prawo. W artykule postaramy się wyjaśnić, jakie są prawnicze wymagania dotyczące podpisu elektronicznego, szczególnie w kontekście umów zlecenia.
Podpis elektroniczny - jak zdefiniować i jakie ma zastosowania?
Podpis elektroniczny to "zestaw danych elektronicznych, które są dołączane lub logicznie powiązane z innymi danymi elektronicznymi, których używają podpisujący do podpisu" - tak definiuje go Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 910/2014.
W praktyce podpis elektroniczny służy do autoryzacji cyfrowych transakcji i dokumentów, również tych zawieranych na odległość. Dlatego też, podpis taki jest nieodzownym elementem umów zlecenia zawieranych drogą elektroniczną - zapewnia, że osoba podpisująca jest tym, za kogo się podaje, a umowa jest wiążąca.
Podpisy elektroniczne w umowach zlecenia - jakich przepisów należy przestrzegać?
Większość umów zlecenia zawieranych cyfrowo wymaga podpisu potwierdzonego. To oznacza, że podpis musi być potwierdzony przez zaufanego dostawcę usług certyfikacyjnych (tzn. podmiot, który gwarantuje, że podpis został utworzony przez konkretną osobę).
Zaufani dostawcy usług certyfikacyjnych muszą spełniać wymogi ujęte w ustawie z dnia 5 września 2016r. o usługach zaufania, a zwłaszcza muszą być wpisani na listę kwalifikowanych dostawców usług zaufania prowadzoną przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Rozporządzenie eIDAS (910/2014) daje jednak pewną swobodę interpretacyjną - według niego, podpis elektroniczny jest prawnie wiążący, jeżeli jest "zaawansowany" i oparty na "kwalifikowanym certyfikacie". Z jednej strony, oznacza to, że nawet jeżeli osoba podpisująca zdecyduje się na podpis niepotwierdzony, umowa zlecenia jest nadal wiążąca. Z drugiej strony, oznacza to, że podpisy niepotwierdzone mogą być łatwiejsze do podważenia na drodze sądowej, jeżeli miałoby dojść do sporu dotyczącego zawartej umowy.
Ochrona i zarządzanie dokumentami z podpisami elektronicznymi
Z naszego doświadczenia wynika, że dobrze zrozumienie omawianej tematyki to pierwszy krok do skutecznego zarządzania dokumentami z podpisami elektronicznymi. Współczesne narzędzia oferują szereg możliwości, które pomagają zadbać o bezpieczeństwo i porządek w dokumentach. Przykładem takiego narzędzia jest firma HelpRange, która oferuje oprogramowanie do zarządzania dokumentami, w tym do tworzenia, edycji, zabezpieczania i analizy ich użycia.
Podsumowując, podpisy elektroniczne są niezbędnym elementem umów zlecenia zawieranych drogą elektroniczną, a prawo precyzyjnie reguluje kwestie ich stosowania. Kluczem do zrozumienia ich funkcjonowania jest zapoznanie się z rozporządzeniem eIDAS oraz ustawą o usługach zaufania, zajęcie odpowiedniego stanowiska co do ich interpretacji oraz odpowiednie zarządzanie dokumentami zawierających takie podpisy.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.