Prawne aspekty korzystania z podpisów elektronicznych w obrocie gospodarczym
W dzisiejszych czasach, w dobie powszechnej digitalizacji, wiele transakcji gospodarczych odbywa się za pomocą środków elektronicznych. W związku z tym, coraz częściej pojawia się potrzeba stosowania podpisów elektronicznych, które mają na celu zapewnienie autentyczności i integralności dokumentów oraz umów zawieranych za pośrednictwem sieci informatycznej.
Podpis elektroniczny definiowany jest jako dane elektroniczne, które są dołączone do innych danych elektronicznych lub logicznie z nimi powiązane i służą do identyfikacji osoby, która go złożyła. W odróżnieniu od podpisów pisanych odręcznie, podpisy elektroniczne pozwalają na szybką wymianę dokumentów, umów i informacji między stronami, a także umożliwiają sporządzanie dokumentów w formie elektronicznej.
Korzystanie z podpisów elektronicznych w obrocie gospodarczym wiąże się z jednak z pewnymi ryzykami, które wynikają z faktu, że podpisy te są oparte na technologii informatycznej. W związku z tym, kluczowe znaczenie mają przepisy dotyczące prawa cywilnego, prawa korporacyjnego oraz prawa autorskiego, które regulują możliwość korzystania z podpisów elektronicznych w obrocie gospodarczym.
Podstawą prawną stosowania podpisów elektronicznych jest ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym oraz Krajowy Rejestr Podpisów Elektronicznych, który pełni funkcję publicznej instytucji certyfikującej, umożliwiającej weryfikację podpisów elektronicznych i zapewniającej ich autentyczność.
Podpis elektroniczny może być uznany za równoważny, czyli umożliwiający uznawanie dokumentów, gdy jest spełniona jedna z trzech poniższych przesłanek:
• Podpis jest wykonywany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego, co oznacza, że osoba posiadająca taki certyfikat podpisuje dokument używając swojego certyfikatu kwalifikowanego, a po stronie odbiorcy dokumentu odbywa się weryfikacja certyfikatu;
• Podpis jest oparty na certyfikacie niekwalifikowanym, co oznacza, że podpisujący korzysta z systemu certyfikatów, który umożliwia odbiorcy dokumentu weryfikację autentyczności podpisu;
• Podpis umieszczony jest za pomocą innych środków zabezpieczających, które pozwala na jednoznaczne powiązanie podpisu z podpisującym.
W celu ograniczenia ryzyka uzyskiwania nieautentycznych podpisów, warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy, która umożliwia stosowanie podpisów elektronicznych w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami prawa. Takie firmy podpisują z użytkownikami stosowne umowy, w których precyzyjnie określają zakres usług, pobierają opłaty za świadczone usługi i umożliwiają dalszą eksploatację usług przez użytkownika.
Podpis elektroniczny, z racji swojej formy, może powodować problemy w przypadku badania danych przez organy publiczne, które nie są w stanie stwierdzić autentyczności lub integralności dokumentów, a w konsekwencji może to stanowić przeszkodę w procesie administracyjnym lub sądowym. Dlatego warto szczególnie dbać o zgodność dokumentów z przepisami prawa, korzystać z usług firm, które zapewniają bezpieczeństwo przetwarzania danych oraz przestrzegać zasad dobrego obyczaju.
Warto pamiętać, że korzystanie z podpisów elektronicznych w obrocie gospodarczym może przyczynić się do znacznego usprawnienia procesów biznesowych, jednakże wiąże się z pewnymi ryzykami i wymaga zachowania szczególnej ostrożności. Dlatego warto skorzystać z usług firm, które oferują usługi z zakresu podpisów elektronicznych, a jednocześnie przestrzegać przepisów prawa i zasad dobrego obyczaju, aby uniknąć niepotrzebnych problemów i nieprzyjemności.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.