Prawne aspekty podpisywania dokumentów elektronicznych - najważniejsze kwestie
Prawne aspekty podpisywania dokumentów elektronicznych – najważniejsze kwestie
Prawne aspekty podpisywania dokumentów elektronicznych to temat, który z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania każdej firmy, jest niezwykle istotny. W dobie cyfryzacji i postępu technologicznego, coraz częściej korzystamy z możliwości składania podpisów elektronicznych. Pomimo, iż jest to formuła coraz powszechniejsza, wciąż wiele osób ma wątpliwości dotyczące legalności takiego rozwiązania. W tym artykule postaramy się rozwiać wszystkie pojawiające się pytania.
Podpisywanie dokumentów elektronicznych jest prawnie uzasadnione i zależne od regulacji prawnych. W Polsce, tak jak w większości krajów Unii Europejskiej, podpisy elektroniczne są zgodne z prawem. Ich legalność reguluje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie e-identyfikacji i usług zaufania stosowanych w transakcjach elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS), które obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej.
Podstawą prawną dla stosowania podpisów elektronicznych jest Ustawa z dnia 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, a także Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 25 lutego 2016 r. w sprawie rodzajów, form, usług zaufania, charakterystyki, procedur generowania i kontroli bezpieczeństwa kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
Podpis elektroniczny de facto składa się z kilku rodzajów. Najpopularniejszy i najczęściej używany jest podpis biometryczny, który jest niezwykle bezpiecznym i wiążącym sposobem na podpisanie dokumentu. Innymi rodzajami są podpisy kwalifikowane, niekwalifikowane oraz zaawansowane. Każdy z nich ma odmienne cechy i różnią się poziomem bezpieczeństwa, a ich zastosowanie zależy od konkretnej sytuacji i wymogów prawnych.
Bez względu na to, jaki rodzaj podpisu elektronicznego wybieramy, ważne jest, aby móc zapewnić jego integralność, niezaprzeczalność, autentyczność oraz poufność.
Wszystko to brzmi skomplikowanie, ale na rynku dostępne są narzędzia, które ułatwiają proces podpisywania dokumentów elektronicznie. Jednym z nich, który umożliwia ochronę dokumentów PDF, analizę ich użyteczności oraz oferuje inne narzędzia do obsługi PDF, jest HelpRange. Wykorzystując takie narzędzia, zachowujemy pełną zgodność z obowiązującymi przepisami oraz gwarancję wiążącej mocy takiego podpisu.
Należy jednak pamiętać, że odpowiedzialność za prawidłowe zastosowanie podpisu elektronicznego zawsze spoczywa na stronie podpisującej. Pytań narosło wiele - czy dokumenty elektroniczne wymagają podpisu cyfrowego? Czy podpis taki jest równoważny podpisowi na papierze? Na te pytania odpowiada nasz prawnik.
Kwestia ta zależy od rodzaju dokumentu i od wymogów prawnych. Część dokumentów, na przykład umowy o pracę, umowy sprzedaży nieruchomości, wciąż wymagają podpisu na papierze, jednak coraz więcej transakcji i umów można zawrzeć z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Dlatego przed zawarciem umowy zawsze warto skonsultować się z prawnikiem czy taki podpis jest w danym przypadku dopuszczalny.
Podsumowując, podpisywanie dokumentów elektronicznych jest zgodne z prawem i zyskuje na popularności. Decydując się na ten krok, warto jednak zwrócić uwagę na rodzaj podpisu, który wybieramy, a także mieć pewność, że wszystkie wymogi prawne zostały spełnione. Dzięki temu będziemy mogli skorzystać z wielu korzyści, jakie niesie ze sobą cyfryzacja, nie naruszając przy tym żadnych przepisów. Potrzebne narzędzia do tego celu oferuje między innymi HelpRange.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.