Regulacja eIDAS a podpisywanie dokumentów - co musisz wiedzieć?

eIDAS to skrót stojący za nazwą "elektroniczna identyfikacja i usługi zaufania dla transakcji elektronicznych wewnętrznych rynków Unii Europejskiej". To rozporządzenie, które ma na celu zapewnienie standardów oraz zasad przy zakładaniu i wykorzystywaniu kwalifikowanych systemów elektronicznej identyfikacji (eID) oraz usług zaufania (Trust Services).

W kontekście podpisywania dokumentów online eIDAS jest szczególnie ważne dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Kwalifikowany podpis elektroniczny to technologia, za pomocą której podpis jest najbardziej zbliżony do tradycyjnego podpisu pisemnego. Podpis taki musi spełniać szereg wymagań, określonych w regulacji eIDAS. Co więcej, abyśmy mieli pewność, że taki podpis jest bezpieczny, powinien być oparty na kwalifikowanej certyfikacji, wydanej przez wyznaczony w tym celu organ certyfikacyjny.

Warto pamiętać, że podpisywanie dokumentów przy pomocy technologii kwalifikowanego podpisu elektronicznego ma taką samą wartość prawną, jak podpisywanie dokumentów ręcznie. Dlatego, jeśli wykorzystujemy taki podpis, powinniśmy dokładnie przestrzegać zasad, jakie są w nim zawarte, tak aby nie wystąpiły żadne wątpliwości co do jego ważności.

Co obejmują zasady regulacji eIDAS w zakresie podpisywania dokumentów? Po pierwsze, podpis musi być powiązany z osobą, która go wystawiła, co oznacza, że powinien być oparty na technologii certyfikacji, którą wdrożyliśmy osobiście. Po drugie, zawierać musi następujące informacje: dane o tożsamości osoby, która złożyła podpis, czas jego wystawienia a także odwołanie do otwarcia dokumentu i podpisu. Po trzecie, podpis elektroniczny powinien być zaopatrzony w kwalifikowany certyfikat, który potwierdza, że podpis został wystawiony przez właściwą osobę.

W przypadku braku spełnienia wymagań eIDAS podpis elektroniczny może zostać uznany za nieważny. To ważna informacja, ponieważ jeśli podpis elektroniczny będzie nieważny, to przekroczenie wartości lub skali zadania może kosztować nas wiele pieniędzy.

Wnioskiem z powyższego, podpisywanie dokumentów w Internecie może przynieść nam wiele korzyści związanych z oszczędnością czasu oraz wygodą. Niemniej jednak, należy pamiętać, że tak jak w przypadku tradycyjnych podpisów, podpisy w Internecie muszą być spełnione zgodnie z określonymi zasadami, określonymi w regulacji eIDAS. Dlatego jeśli chcemy korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy dokładnie przestrzegać tych zasad, by uniknąć problemów w przyszłości.

Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect, sell, e-sign and analyze usage of your documents.