Sie können HelpRange verwenden, um Dateitypen zu speichern und zu teilen: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Bilder (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Text (rtf, txt), Tabellenkalkulation (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Was ist das Upload-Limit für die Dokumentdateigröße?
Derzeit liegt das Standardlimit bei 80MB. Wenn Sie größere Dokumente hochladen möchten, kontaktieren Sie uns bitte.
3. Was sind Links zu Dokumentdateien?
Sie ermöglichen den Zugriff auf Dokumentdateien in HelpRange mithilfe von Freigabelinks. Sie können so viele solcher Links für eine bestimmte Dokumentdatei erstellen, wie Sie möchten. Jeder solche Link kann vom dem dazu zugewiesenen Benutzer/Gruppe beschriftet werden. So können Sie genau verfolgen, wer Ihr Dokument geöffnet und angesehen hat.
4. Wie funktioniert die Dokumentenverfolgung?
Sie laden Ihr Dokument in HelpRange hoch und wir geben Ihnen einen sicheren Link zu diesem Dokument, den Sie teilen können. Wenn ein Benutzer diesen Link in einem Browser öffnet, kann er/sie es ansehen oder herunterladen (falls Sie die Funktion Herunterladen & Drucken nicht deaktiviert haben). Wird es im Browser angezeigt, können wir Nutzungsstatistiken verfolgen (Heatmaps, gelesene Seiten, IP-Adresse, verwendeter Browser und mehr...) und Ihnen all das in Form von Analysestatistiken in HelpRange anzeigen. Wenn Sie den Dokumentendownload erlauben, können wir das heruntergeladene Dokument nicht kontrollieren und verfolgen, weil es nur eine Datei ist.
5. Wie bearbeitet man hochgeladene Dokumentdateien (z.B. nachdem Sie auf die Senden-Taste gedrückt haben)?
Das ist super einfach: Sie laden einfach eine Dokumentdatei mit demselben Namen in dasselbe Verzeichnis hoch oder Sie klicken auf das Icon, um die aktualisierte Version hochzuladen.
Schutz
6. Wie verhindert HelpRange, dass Personen Dokumente herunterladen/kopieren/drucken?
Angenommen, Sie haben Ihr Dokument in HelpRange hochgeladen, bieten wir Ihnen eine Vielzahl von Zugriffskontrollen für Ihr Dokument. Zunächst können Sie die Möglichkeit, Ihr Dokument herunterzuladen & zu drucken, deaktivieren. Auf diese Weise erlauben Sie es dem Nutzer, Ihr Dokument ausschließlich über Ihren Link anzusehen, sodass Sie die Zugriffskontrollen darauf nicht verlieren und eine weitere HelpRange-Funktion nutzen können: Die Möglichkeit, den Zugriff auf den angegebenen Dokumentenlink jederzeit zu widerrufen. Sie können die Möglichkeit weiterleiten Ihres Links an andere Benutzer deaktivieren und vieles mehr. Sie müssen sich jedoch darüber im Klaren sein, dass keine Methode Menschen daran hindern kann, Ihre Materialien zu kopieren. Daher können wir nicht garantieren, dass Ihr Dokument nicht kopiert wird. Beispielsweise können wir uns eine Situation vorstellen, in der Ihr Dokument kopiert wird, indem Screenshots von einem Bildschirm gemacht werden, der Ihr Dokument anzeigt (aber selbst für diesen Fall bietet HelpRange eine Lösung: Screenshot-Maske).
7. Wie kann man Dokumente sicher mit einer gegebenen E-Mail-Adresse oder einer Liste von E-Mail-Adressen teilen (Private Datenräume)?
Bitte gehen Sie zum Reiter Data Rooms. Hier können Sie Gäste (als E-Mail-Adressen) hinzufügen, die außerhalb Ihrer Organisation sind. Sie können ihnen leicht Zugang zu Dokumenten zuweisen und kontrollieren. Jedes Mal, wenn Sie einem bestimmten Gast ein Dokument zuweisen, sendet HelpRange eine E-Mail-Nachricht mit einem Link, über den sich die Gäste authentifizieren müssen (mit einem einmaligen Passwort, das an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet wird), um die zugewiesenen Dokumente zu sehen. Diese Gäste könnten Ihre Schüler, Personen sein, die für Ihre Materialien bezahlt haben usw. Nur Administratoren können den Zugang zu Dokumenten für Gäste kontrollieren.
8. Wie deaktiviert man das Weiterleiten Ihrer Dokumente?
Sie können Ihren spezifischen Dokumentenlink nur mit einem einzelnen Benutzer teilen. Es gibt zwei Optionen, eine davon ist das Setzen von Weiterleitung deaktivieren für einen bestimmten Dokumentenlink. So kann nur der erste Benutzer, der ihn öffnet, ihn wieder öffnen, jeder andere Benutzer, der versucht, diesen Link zu öffnen, wird blockiert (einschließlich des Dateiinhabers). Wenn Sie also der Besitzer der Datei sind, sollten Sie den gegebenen Dokumentenlink nicht öffnen, da die Freigabe dieses Links für andere Benutzer nicht funktioniert. Um die Weiterleitung eines Dokumentenlinks zu deaktivieren, gehen Sie bitte zum Zugriffskontrolle für eine gegebene Dokumentdatei und setzen Sie Weiterleitung verbieten für einen gegebenen Link. Wir verbieten das Weiterleiten von Dokumentenlinks basierend auf den Gerätecharakteristiken, auf denen der Dokumentenlink das erste Mal geöffnet wurde. Eine andere Option wäre die Verwendung der Funktion Datenräume. Auf diese Weise können Sie Ihre Dokumente nur mit Gästen (E-Mail-Adressen) außerhalb Ihrer Organisation teilen. Jeder Gast muss sich über Einmalpasswörter authentifizieren, um auf Dokumente zugreifen zu können.
9. Wie funktioniert das Setzen des Verfallsdatums für ein Dokument in HelpRange?
Es ist einfach: Sie setzen ein Ablaufdatum für einen bestimmten Link Ihrer Dokumentdatei fest. Nach dem Ablaufdatum wird der Link ablaufen, sodass jeder, der versucht, Ihr Dokument über diesen Link aufzurufen, dies nicht mehr tun kann.
10. Wie kann ich sicher sein, dass außer Personen aus einer bestimmten Gruppe niemand mein Dokument einsehen wird?
Es gibt keine Möglichkeit, zu 100% sicher zu sein. Aber wir ermöglichen viele Methoden, um nur einer bestimmten Gruppe von Menschen den Zugang zu Ihren Materialien zu erlauben. Neben der Deaktivierung der Möglichkeit, Ihre Dokumente herunterzuladen & zu drucken, können Sie Ablaufdaten festlegen, Passwörter einrichten oder nur Benutzern, die eine bestimmte IP-Adresse haben, den Zugriff auf Ihre Dokumente erlauben.
11. Wie kann ich verhindern, dass mehrere Benutzer auf einen gegebenen freigegebenen Dokumentlink zugreifen?
Dies ist einfach in HelpRange. Sie stellen lediglich ein - Nur ein Benutzer kann gleichzeitig schauen - für den gegebenen Link. Dies sollte die Anzahl der Benutzer, die auf einen gegebenen Link zugreifen, auf einen begrenzen.
Leadgenerierung
12. Kann ich HelpRange zur Lead-Generierung (E-Mails, Telefonnummern usw.) verwenden, damit meine Dokumente als Lead-Magneten funktionieren?
Ja, das können Sie. Sie können die E-Mail, Telefon oder andere Informationen der Benutzer abfragen, bevor sie Ihr Dokument einsehen (gehen Sie zu Zugriffskontrollen und aktivieren Sie Landing Page anzeigen). Sie können Ihre Landing Page individuell anpassen. Gehen Sie dazu zu den Landing Pages, erstellen Sie Ihre eigene Landing Page und verwenden Sie diese, indem Sie in Ihren Verzeichniseinstellungen die Vorlage für die Landing Page auswählen. Um rechtliche Probleme zu vermeiden, können Sie Ihre eigene benutzerdefinierte HTML-Zustimmungsbox bereitstellen, die unter unserer Checkbox verwendet wird (Sie können Ihre eigene Vorlage in Ihren Einstellungen festlegen, müssen jedoch Admin des Teams sein). Darüber hinaus können Sie die gesamte Liste der bereitgestellten E-Mails, Telefonnummern usw. als CSV-Datei für einen gegebenen Link herunterladen. Darüber hinaus können Sie Ihren eigenen benutzerdefinierten Domainnamen verwenden, dazu müssen Sie zu Ihren Profileinstellungen gehen und auf Domain festlegen klicken.. Additionally you can set requirements for provided user info, you can require work email, you can verify that provided email is really owned by user (HelpRange can send OTP code to user for verification), you can require phone number and much more...
13. Kann ich meine eigene Sprache als Sprache für die Zielseite verwenden?
Ja, das können Sie. Sie können 'Übersetzungen' für Texte auf der Landing Page in den Profileinstellungen bereitstellen. Sie tun dies, indem Sie ein JSON-Wörterbuch bereitstellen, zum Beispiel (für Polnisch): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analytik & Verfolgung
14. Wie verfolgt man, wer ein bestimmtes Dokument geöffnet hat?
Es gibt drei Möglichkeiten. Die erste besteht darin, einen dedizierten Link für einen bestimmten Benutzer/Gruppe zu erstellen. Die zweite Möglichkeit besteht darin, Abfrageparameter zum gegebenen Dokumentenlink hinzuzufügen. Wenn beispielsweise Ihr Link https://www.helprange.com/view/somelinkid lautet, können Sie beispielsweise den Abfrageparameter ?user=someid hinzufügen, um https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid zu teilen. Die letzte Möglichkeit besteht darin, die Benutzer nach ihrer E-Mail, Telefonnummer oder anderen Informationen zu fragen, bevor sie Ihr Dokument anzeigen (gehen Sie zu Zugriffskontrollen und markieren Sie Landing Page anzeigen). Sie können Ihre Landing Page anpassen, bitte gehen Sie zu Landings, erstellen Sie Ihre Landing Page und verwenden Sie diese dann, indem Sie in Ihren Verzeichniseinstellungen Landing Page-Vorlage auswählen. Darüber hinaus können Sie die gesamte Liste der bereitgestellten E-Mails, Telefonnummern usw. als CSV-Datei für einen bestimmten Link herunterladen.
15. Kann ich die Anzahl der Aufrufe für ein bestimmtes Link-Dokument begrenzen?
Ja, das ist sehr einfach in HelpRange: Gehen Sie zu Zugriffssteuerung und geben Sie Ihr angefordertes Ansichtslimit für den angegebenen Link ein.
16. Was ist die Engagement-Bewertung?
Engagement-Score ist eine ungefähre Schätzung, wie engagiert ein bestimmter Benutzer beim Betrachten eines Dokuments war. Im Grunde genommen wird er als Verhältnis der Anzahl der Seiten berechnet, die ein Benutzer für mindestens einige Sekunden angesehen hat, zur Gesamtzahl der Seiten, aber dieses Verhältnis wird durch die Gesamtzahl der Seiten für ein gegebenes Dokument normalisiert, um es einfacher zu machen, eine bestimmte Menge von Punkten pro Seite für längere Dokumente zu bewerten. Der maximale Wert beträgt 100.
17. Wie werden Heatmaps generiert?
Heatmaps werden basierend auf: Mausbewegungen, Scrollen und Mausklicks erstellt. Rote Punkte kennzeichnen Klicks. Ein purpurfarbener Bereich bedeutet, dass der Benutzer einige Zeit in diesem Bereich verbracht hat, rot bedeutet einen Klick, gelb ist nur eine Grenze von lila, es bedeutet nicht viel, das gleiche gilt für grün. Aggregierte Heatmaps befinden sich auf der Statistikseite, einzelne sind in den Aufnahmen.
Markenbildung
18. Wie verwende ich meine eigene benutzerdefinierte Domain für Dateilinks?
Sie können Ihren eigenen benutzerdefinierten Domainnamen mit SSL/TLS-Protokollschutz (Https) verwenden, dafür müssen Sie zu Ihren Profil-Einstellungen gehen und auf 'Domain festlegen' klicken. Diese Option funktioniert nur für abonnierte Konten.
19. Wie kann man ein Dokument auf Ihrer Website einbetten, um Ihre eigene Domain zu verwenden?
Sie können Ihre Domain nutzen, indem Sie Ihren Dokumentenlink auf Ihrer Website einbetten. Bitte gehen Sie zur Zugriffskontrolle für das gegebene Dokument und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einbetten. Hier können Sie den bereitgestellten Einbettungscode auf Ihre Website für Ihre benutzerdefinierte URL kopieren/einfügen. Aber Sie können Ihren eigenen benutzerdefinierten Domainnamen verwenden, ohne den Viewer auf Ihrer Website einzubetten, Sie müssen zu Ihren Profil-Einstellungen gehen und auf Domain festlegen klicken. Diese Option funktioniert nur für abonnierte Konten.
Screenshot-Verhinderung
20. Wie kann man verhindern, dass Personen Screenshots von meinem Dokument machen?
Das ist sehr einfach in HelpRange. Sie müssen nur Ihren Link in Zugriffskontrollen bearbeiten und das Kontrollkästchen Screenshot-Maske setzen. Sie können die Größe der Maske in den Admin-Profil-Einstellungen anpassen. Sie können auch die Deckkraft des Maskenbereichs in den Admin-Profil-Einstellungen anpassen. Schauen Sie, was dann passiert! Displaying mask for your document is a way to prevent screenshots. You can also change shape of your screenshot mask from rectangle to circle. Please to go Profile Settings and turn on "Circle Mask". You can also use "Whole Screen Mask". In this case mask will cover whole screen and document will be revealed only if user will hold mouse key pressed and will move the mouse (so that it is hard or impossible for him to take screenshots). Moreover, in this mode, when user tries to press any keys (what would suggest any screenshot taking activity) on the keyboard then mask will not disappear. In this mode, HelpRange will try to detect if screenshot was taken, if this is true, then access to the document will be revoked. "Whole Screen Mask" works only on Desktop.
Wasserzeichen
21. Wie aktiviert man das Wasserzeichen für ein gegebenes Dokument oder Verzeichnis?
Dies ist sehr einfach in HelpRange. Sie müssen nur Ihren Link in Zugriffskontrollen bearbeiten und das Kontrollkästchen Wasserzeichen aktivieren setzen. Oder Sie können das auch für das gesamte Verzeichnis einstellen, indem Sie das Kontrollkästchen Wasserzeichen aktivieren in seinen Zugriffskontroll-Einstellungen aktivieren. Wasserzeichen funktionieren derzeit nur für PDF-Dokumente. You can enable dynamic watermarking. It means that watermark will ge generated automatically depending on the label of the link to your document or email address of the guest used in your Data Room. So it increases security of your documents even more. You can turn on dynamic watermarking in your Profile Settings.
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