Puedes utilizar HelpRange para almacenar y compartir tipos de archivos: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Imágenes (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Texto (rtf, txt), Hojas de cálculo (xls(x), csv, ods, xlr).
2. ¿Cuál es el límite de carga para el tamaño de archivo de un documento?
Currently the default limit is 80MB. If you want to upload bigger documents please contact us.
3. ¿Cuáles son los enlaces a los archivos de documentos?
Permites acceder a los archivos de documentos en HelpRange usando enlaces compartidos. Puedes crear tantos enlaces para un archivo de documento específico como desees. Cada enlace puede ser etiquetado por el usuario/grupo asignado a él. Así que puedes rastrear quién exactamente abrió y vio tu documento.
4. ¿Cómo funciona el seguimiento de documentos?
Subes tu documento en HelpRange y nosotros te proporcionamos un enlace seguro a ese documento, que puedes compartir. Cuando un usuario abre un enlace dado en un navegador, entonces él/ella puede verlo o descargarlo (si no deshabilitaste la capacidad de descargar e imprimir). Si se está visualizando en el navegador, entonces podemos rastrear estadísticas de uso (mapas de calor, páginas leídas, dirección IP, navegador utilizado, y más...) y mostrarte todo eso en forma de estadísticas analíticas en HelpRange. Si permites la descarga del documento, entonces no podemos controlar ni rastrear el documento descargado, porque es solo un archivo.
5. ¿Cómo editar archivos de documentos subidos (por ejemplo, después de pulsar el botón de enviar)?
Esto es súper simple: solo subes un archivo de documento con el mismo nombre al mismo directorio o haces clic en el icono para subir la versión actualizada.
Protección
6. ¿Cómo HelpRange evita que las personas descarguen/copien/impriman documentos?
Given you uploaded your document in HelpRange, we give you a lot of access controls over your document. First of all, you can disable the ability to download & print your document. This way you are allowing the user to view your document only by using your link, so you don't lose access controls to it and you can use another HelpRange function: ability to revoke access to given document link at any time. You can disable ability to forward your link to other users, and many more. However, you need to be aware that no such method from preventing people from copying your materials is perfect. So we cannot guarantee that your document will not be copied. For example we can imagine a situation where your document will be copied by making screenshots of a screen displaying your document (but even for this case HelpRange offers a solution: Screenshot Mask).
7. ¿Cómo compartir documentos de manera segura con una dirección de correo electrónico o una lista de direcciones de correo electrónico (salas de datos privadas)?
Por favor, ve al apartado Data Rooms. Aquí puedes agregar a invitados (como direcciones de correo electrónico) que estén fuera de tu organización. Puedes asignar y controlar fácilmente el acceso a documentos para ellos. Cada vez que asignes algún documento a un invitado determinado, HelpRange enviará un mensaje de correo electrónico con un enlace donde los invitados deberán autenticarse (usando una contraseña de un solo uso enviada a la dirección de correo electrónico dada) para ver los documentos asignados. Estos invitados pueden ser tus estudiantes, personas que pagaron por tus materiales, etc. Solo los administradores pueden controlar el acceso a los documentos para los invitados.
8. ¿Cómo desactivar el reenvío de tus documentos?
You can share your specific document link only with a single user. There are two options, one is to set Disable Forwarding for a given document link. So that only the first user who opens it, will be able to open it again, any other user who will try to open this link will be blocked (including the owner of the file). So if you are the owner of the file, then you should not open the given document link, because sharing this link with other users won't work. To disable forwarding a document link, please go to Access Control for a given document file and set Disallow forwarding for a given link. We disallow forwarding document links based on the device characteristics on which document link was opened the first time. Another option is to use Data Rooms feature. This way you can share your documents only with guests (email addresses) outside your organization. Every guest will need to authenticate via one time passwords to access documents.
9. ¿Cómo funciona la configuración de la fecha de vencimiento para un documento en HelpRange?
Es simple: estableces una fecha de vencimiento para un enlace determinado de tu archivo de documento. Después de la fecha de vencimiento, el enlace expirará, por lo que cualquier persona que quiera acceder a tu documento utilizando este enlace no podrá hacerlo.
10. ¿Cómo puedo estar seguro de que nadie excepto las personas de un grupo determinado verán mi documento?
No hay forma de estar seguro al 100%. Pero, estamos habilitando muchos métodos para permitir solo a un grupo determinado de personas ver sus materiales. Además de desactivar la capacidad de descargar e imprimir sus documentos, puede establecer fechas de vencimiento, códigos de acceso o solo permitir a los usuarios que hayan dado una dirección IP ver sus documentos.
11. ¿Cómo puedo evitar que varios usuarios accedan a un enlace de documento compartido?
This is simple in HelpRange. You are just setting - Only one user can view at the same time - for the given link. It should limit the number of users accessing a given link to one.
Generación de Leads
12. ¿Puedo usar HelpRange para la generación de clientes potenciales (correos electrónicos, números de teléfono, etc.) para que mis documentos funcionen como imanes de clientes potenciales?
Yes, you can. You can ask about users email, phone, or other info before they view your document (go to Access Controls and check Show Landing Page). You can customize your landing page, please go to Landings, build your landing page and then use it by choosing Landing Page Template in your Directory Settings. To avoid legal issues, you can provide your own custom HTML consent box which will be used below our checkbox (you can set your own template in your Settings, but you need to be admin of the team). Moreover, you can download whole list of provided emails, phone number, etc. as a CSV file for a given link. Moreover, you can use own custom domain name, you need to go to your Profile Settings and click on Set Domain.
13. ¿Puedo usar mi propio idioma como idioma de la página de inicio?
Sí, puedes. Puedes proporcionar traducciones para los textos en la página de destino en la configuración del perfil. Haces esto proporcionando un diccionario JSON, como por ejemplo (para polaco): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Análisis y Seguimiento
14. ¿Cómo rastrear quién abrió un documento dado?
There are three possibilities. First one is to create a dedicated link for a given user/group. Second one is to add query params to the given document link. For example if your link is https://www.helprange.com/view/somelinkid, then you can add for example query param ?user=someid to it, to share https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. Last one is to ask about users' email, phone, or other info before they view your document (go to Access Controls and check Show landing page). You can customize your landing page, please go to Landings, build your landing page and then use it by choosing Landing Page Template in your Directory Settings. Moreover, you can download whole list of provided emails, phone numbers, etc. as a CSV file for a given link.
15. ¿Puedo limitar el número de vistas para un documento de enlace dado?
Sí, esto es muy sencilo en HelpRange: ve a Controles de Acceso y proporciona el límite de vistas solicitadas para el enlace dado.
16. ¿Qué es la puntuación de compromiso?
La puntuación de compromiso es una estimación aproximada de cuán comprometido estuvo un usuario dado al ver un documento. Básicamente, se calcula como una relación entre el número de páginas que el usuario dado vio durante al menos unos segundos y el número total de páginas, pero esta relación se normaliza por el número total de páginas para el documento dado, de modo que es más fácil otorgar una cantidad dada de puntos por página para documentos más largos. El valor máximo es 100.
17. ¿Cómo se generan los mapas de calor?
Se están generando mapas de calor basados en: movimientos del mouse, desplazamiento y clics del mouse. Los puntos rojos marcan los clics. El área de color púrpura significa que el usuario pasaba algún tiempo en esa área, el rojo significa un clic, el amarillo es solo un límite de la zona púrpura, no significa mucho, lo mismo ocurre con el verde. Los mapas de calor agregados están en la página de estadísticas, los individuales están en las Grabaciones.
Marcado
18. ¿Cómo usar mi propio dominio personalizado para enlaces de archivos?
Puedes usar tu propio nombre de dominio personalizado con protección de protocolo SSL/TLS (Https), necesitas ir a la configuración de tu perfil y hacer clic en Configurar Dominio. Esta opción solo funcionará para cuentas suscritas.
19. ¿Cómo insertar un documento en su sitio web para usar su propio dominio?
Puede usar su dominio incrustando el enlace de su documento en su sitio web. Por favor vaya a Control de Acceso para el documento dado y luego haga clic en el botón Incrustar. Aquí puede copiar/pegar el código de incrustación dado en su sitio web para su URL personalizada. Sin embargo, puede usar su propio nombre de dominio personalizado sin incrustar el visor en su sitio web, necesita ir a sus Configuraciones de Perfil y hacer clic en Establecer Dominio. Esta opción solo funcionará para cuentas suscritas.
Prevención de Capturas de Pantalla
20. ¿Cómo evitar que las personas hagan capturas de pantalla de mi documento?
Esto es muy sencilo en HelpRange. Solo tienes que editar tu enlace en Controles de Acceso y marcar la casilla Mascara de Captura de pantalla. Puedes personalizar el tamaño de la máscara en la Configuración de Perfil de Admin. También puedes personalizar la opacidad del área de la máscara en la Configuración de Perfil de Admin. ¡Mira lo que sucederá luego!
Marcado de agua
21. ¿Cómo habilitar la marca de agua para un documento o directorio dado?
Esto es muy sencillo en HelpRange. Solo tienes que editar tu enlace en Controles de acceso y marcar la casilla Habilitar marca de agua. O también puedes configurar eso para todo el directorio marcando la casilla Habilitar marca de agua en sus ajustes de Control de acceso. La marca de agua funciona actualmente solo para documentos PDF.
Videos de Demostración
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