Puedes utilizar HelpRange para almacenar y compartir tipos de archivos: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Imágenes (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Texto (rtf, txt), Hojas de cálculo (xls(x), csv, ods, xlr).
2. ¿Cuál es el límite de carga para el tamaño de archivo de un documento?
Actualmente, el límite predeterminado es de 80MB. Si desea subir documentos más grandes, por favor contáctenos.
3. ¿Cuáles son los enlaces a los archivos de documentos?
Permites acceder a los archivos de documentos en HelpRange usando enlaces compartidos. Puedes crear tantos enlaces para un archivo de documento específico como desees. Cada enlace puede ser etiquetado por el usuario/grupo asignado a él. Así que puedes rastrear quién exactamente abrió y vio tu documento.
4. ¿Cómo funciona el seguimiento de documentos?
Subes tu documento en HelpRange y nosotros te proporcionamos un enlace seguro a ese documento, que puedes compartir. Cuando un usuario abre un enlace dado en un navegador, entonces él/ella puede verlo o descargarlo (si no deshabilitaste la capacidad de descargar e imprimir). Si se está visualizando en el navegador, entonces podemos rastrear estadísticas de uso (mapas de calor, páginas leídas, dirección IP, navegador utilizado, y más...) y mostrarte todo eso en forma de estadísticas analíticas en HelpRange. Si permites la descarga del documento, entonces no podemos controlar ni rastrear el documento descargado, porque es solo un archivo.
5. ¿Cómo editar archivos de documentos subidos (por ejemplo, después de pulsar el botón de enviar)?
Esto es súper simple: solo subes un archivo de documento con el mismo nombre al mismo directorio o haces clic en el icono para subir la versión actualizada.
Protección
6. ¿Cómo HelpRange evita que las personas descarguen/copien/impriman documentos?
Dado que subiste tu documento en HelpRange, te ofrecemos muchos controles de acceso sobre tu documento. En primer lugar, puedes desactivar la capacidad de descargar e imprimir tu documento. De esta manera, estás permitiendo que el usuario vea tu documento solo utilizando tu enlace, por lo que no pierdes los controles de acceso a él y puedes usar otra función de HelpRange: la capacidad de revocar el acceso al enlace del documento en cualquier momento. Puedes desactivar la capacidad de reenviar tu enlace a otros usuarios, y muchas más. Sin embargo, debes tener en cuenta que ningún método para evitar que las personas copien tus materiales es perfecto. Por lo tanto, no podemos garantizar que tu documento no será copiado. Por ejemplo, podemos imaginar una situación en la que tu documento sea copiado haciendo capturas de pantalla de una pantalla que muestra tu documento (pero incluso para este caso HelpRange ofrece una solución: Máscara de captura de pantalla).
7. ¿Cómo compartir documentos de manera segura con una dirección de correo electrónico o una lista de direcciones de correo electrónico (salas de datos privadas)?
Por favor, ve al apartado Data Rooms. Aquí puedes agregar a invitados (como direcciones de correo electrónico) que estén fuera de tu organización. Puedes asignar y controlar fácilmente el acceso a documentos para ellos. Cada vez que asignes algún documento a un invitado determinado, HelpRange enviará un mensaje de correo electrónico con un enlace donde los invitados deberán autenticarse (usando una contraseña de un solo uso enviada a la dirección de correo electrónico dada) para ver los documentos asignados. Estos invitados pueden ser tus estudiantes, personas que pagaron por tus materiales, etc. Solo los administradores pueden controlar el acceso a los documentos para los invitados.
8. ¿Cómo desactivar el reenvío de tus documentos?
Puedes compartir tu enlace de documento específico solo con un único usuario. Existen dos opciones, una es configurar Deshabilitar Reenvío para un enlace de documento dado. De esta manera, solo el primer usuario que lo abra podrá abrirlo de nuevo, cualquier otro usuario que intente abrir este enlace será bloqueado (incluyendo el propietario del archivo). Por lo tanto, si eres el propietario del archivo, no deberías abrir el enlace del documento en cuestión, porque compartir este enlace con otros usuarios no funcionará. Para deshabilitar el reenvío de un enlace de documento, por favor ve a Control de Acceso para un archivo de documento dado y configura Prohibir reenvío para un enlace dado. Prohibimos reenviar enlaces de documentos basándonos en las características del dispositivo en el que se abrió el enlace del documento por primera vez. Otra opción es utilizar la función Salas de Datos. De esta forma, puedes compartir tus documentos solo con invitados (direcciones de correo electrónico) fuera de tu organización. Cada invitado necesitará autenticarse mediante contraseñas de un solo uso para acceder a los documentos.
9. ¿Cómo funciona la configuración de la fecha de vencimiento para un documento en HelpRange?
Es simple: estableces una fecha de vencimiento para un enlace determinado de tu archivo de documento. Después de la fecha de vencimiento, el enlace expirará, por lo que cualquier persona que quiera acceder a tu documento utilizando este enlace no podrá hacerlo.
10. ¿Cómo puedo estar seguro de que nadie excepto las personas de un grupo determinado verán mi documento?
No hay forma de estar seguro al 100%. Pero, estamos habilitando muchos métodos para permitir solo a un grupo determinado de personas ver sus materiales. Además de desactivar la capacidad de descargar e imprimir sus documentos, puede establecer fechas de vencimiento, códigos de acceso o solo permitir a los usuarios que hayan dado una dirección IP ver sus documentos.
11. ¿Cómo puedo evitar que varios usuarios accedan a un enlace de documento compartido?
Esto es fácil en HelpRange. Solo estás configurando - Solo un usuario puede ver al mismo tiempo - para el enlace proporcionado. Debería limitar el número de usuarios que acceden a un enlace dado a uno.
Generación de Leads
12. ¿Puedo usar HelpRange para la generación de clientes potenciales (correos electrónicos, números de teléfono, etc.) para que mis documentos funcionen como imanes de clientes potenciales?
Sí, puedes. Puedes preguntar sobre el correo electrónico, teléfono u otra información del usuario antes de que vea tu documento (ve a Controles de Acceso y marca Mostrar Página de Inicio). Puedes personalizar tu página de inicio, por favor ve a Landings, construye tu página de inicio y luego úsala eligiendo la Plantilla de Página de Inicio en la Configuración de tu Directorio. Para evitar problemas legales, puedes proporcionar tu propio cuadro de consentimiento HTML personalizado que se utilizará debajo de nuestra casilla de verificación (puedes establecer tu propia plantilla en la Configuración, pero necesitas ser administrador del equipo). Además, puedes descargar toda la lista de correos electrónicos proporcionados, números de teléfono, etc. como un archivo CSV para un enlace dado. Además, puedes usar tu propio nombre de dominio personalizado, necesitas ir a la Configuración de tu Perfil y hacer clic en Establecer Dominio.. Additionally you can set requirements for provided user info, you can require work email, you can verify that provided email is really owned by user (HelpRange can send OTP code to user for verification), you can require phone number and much more...
13. ¿Puedo usar mi propio idioma como idioma de la página de inicio?
Sí, puedes. Puedes proporcionar traducciones para los textos en la página de destino en la configuración del perfil. Haces esto proporcionando un diccionario JSON, como por ejemplo (para polaco): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Análisis y Seguimiento
14. ¿Cómo rastrear quién abrió un documento dado?
Hay tres posibilidades. La primera es crear un enlace dedicado para un usuario/grupo particular. La segunda es agregar parámetros de consulta al enlace del documento dado. Por ejemplo, si tu enlace es https://www.helprange.com/view/somelinkid, entonces puedes agregar, por ejemplo, el parámetro de consulta ?user=someid para compartir https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. La última opción es preguntar sobre el correo electrónico, teléfono, u otra información de los usuarios antes de que vean tu documento (ve a Controles de Acceso y marca Mostrar página de inicio). Puedes personalizar tu página de inicio, por favor ve a Landings, construye tu página de inicio y luego utilízala eligiendo la Plantilla de Página de Inicio en tus Ajustes de Directorio. Además, puedes descargar toda la lista de correos electrónicos, números de teléfono, etc. proporcionados como un archivo CSV para un enlace dado.
15. ¿Puedo limitar el número de vistas para un documento de enlace dado?
Sí, esto es muy sencilo en HelpRange: ve a Controles de Acceso y proporciona el límite de vistas solicitadas para el enlace dado.
16. ¿Qué es la puntuación de compromiso?
La puntuación de compromiso es una estimación aproximada de cuán comprometido estuvo un usuario dado al ver un documento. Básicamente, se calcula como una relación entre el número de páginas que el usuario dado vio durante al menos unos segundos y el número total de páginas, pero esta relación se normaliza por el número total de páginas para el documento dado, de modo que es más fácil otorgar una cantidad dada de puntos por página para documentos más largos. El valor máximo es 100.
17. ¿Cómo se generan los mapas de calor?
Se están generando mapas de calor basados en: movimientos del mouse, desplazamiento y clics del mouse. Los puntos rojos marcan los clics. El área de color púrpura significa que el usuario pasaba algún tiempo en esa área, el rojo significa un clic, el amarillo es solo un límite de la zona púrpura, no significa mucho, lo mismo ocurre con el verde. Los mapas de calor agregados están en la página de estadísticas, los individuales están en las Grabaciones.
Marcado
18. ¿Cómo usar mi propio dominio personalizado para enlaces de archivos?
Puedes usar tu propio nombre de dominio personalizado con protección de protocolo SSL/TLS (Https), necesitas ir a la configuración de tu perfil y hacer clic en Configurar Dominio. Esta opción solo funcionará para cuentas suscritas.
19. ¿Cómo insertar un documento en su sitio web para usar su propio dominio?
Puede usar su dominio incrustando el enlace de su documento en su sitio web. Por favor vaya a Control de Acceso para el documento dado y luego haga clic en el botón Incrustar. Aquí puede copiar/pegar el código de incrustación dado en su sitio web para su URL personalizada. Sin embargo, puede usar su propio nombre de dominio personalizado sin incrustar el visor en su sitio web, necesita ir a sus Configuraciones de Perfil y hacer clic en Establecer Dominio. Esta opción solo funcionará para cuentas suscritas.
Prevención de Capturas de Pantalla
20. ¿Cómo evitar que las personas hagan capturas de pantalla de mi documento?
Esto es muy sencilo en HelpRange. Solo tienes que editar tu enlace en Controles de Acceso y marcar la casilla Mascara de Captura de pantalla. Puedes personalizar el tamaño de la máscara en la Configuración de Perfil de Admin. También puedes personalizar la opacidad del área de la máscara en la Configuración de Perfil de Admin. ¡Mira lo que sucederá luego! Displaying mask for your document is a way to prevent screenshots. You can also change shape of your screenshot mask from rectangle to circle. Please to go Profile Settings and turn on "Circle Mask". You can also use "Whole Screen Mask". In this case mask will cover whole screen and document will be revealed only if user will hold mouse key pressed and will move the mouse (so that it is hard or impossible for him to take screenshots). Moreover, in this mode, when user tries to press any keys (what would suggest any screenshot taking activity) on the keyboard then mask will not disappear. In this mode, HelpRange will try to detect if screenshot was taken, if this is true, then access to the document will be revoked. "Whole Screen Mask" works only on Desktop.
Marcado de agua
21. ¿Cómo habilitar la marca de agua para un documento o directorio dado?
Esto es muy sencillo en HelpRange. Solo tienes que editar tu enlace en Controles de acceso y marcar la casilla Habilitar marca de agua. O también puedes configurar eso para todo el directorio marcando la casilla Habilitar marca de agua en sus ajustes de Control de acceso. La marca de agua funciona actualmente solo para documentos PDF. You can enable dynamic watermarking. It means that watermark will ge generated automatically depending on the label of the link to your document or email address of the guest used in your Data Room. So it increases security of your documents even more. You can turn on dynamic watermarking in your Profile Settings.
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