1. Quels sont les types de documents pris en charge ?
Vous pouvez utiliser HelpRange pour stocker et partager des types de fichiers : PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Images (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Texte (rtf, txt), Tableur (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Quelle est la limite de taille de fichier pour l'envoi de documents ?
Actuellement, la limite par défaut est de 80 Mo. Si vous souhaitez télécharger des documents plus volumineux, veuillez nous contacter.
3. Quels sont les liens vers les fichiers de documents ?
Vous permettez d'accéder aux fichiers de document dans HelpRange en utilisant des liens partagés. Vous pouvez créer autant de liens pour un fichier de document donné que vous le souhaitez. Chaque lien peut être étiqueté par l'utilisateur/groupe auquel il est attribué. Ainsi, vous pouvez savoir exactement qui a ouvert et consulté votre document.
4. Comment fonctionne le suivi des documents ?
Vous téléchargez votre document dans HelpRange et nous vous fournissons un lien sécurisé vers ce document, que vous pouvez partager. Lorsqu'un utilisateur ouvre un lien donné dans un navigateur, il/elle peut le visualiser ou le télécharger (si vous n'avez pas désactivé la possibilité de télécharger & imprimer). S'il est consulté dans le navigateur, nous pouvons suivre les statistiques d'utilisation (cartes de chaleur, pages lues, adresse IP, navigateur utilisé, et plus encore...) et vous montrer tout cela sous forme de statistiques analytiques dans HelpRange. Si vous autorisez le téléchargement du document, nous ne pouvons pas contrôler et suivre le document téléchargé, car ce n'est qu'un fichier.
5. Comment modifier les fichiers de documents téléchargés (par exemple, après avoir cliqué sur le bouton d'envoi) ?
C'est très simple : vous téléchargez simplement un fichier de document avec le même nom dans le même répertoire ou vous cliquez sur l'icône pour télécharger la version mise à jour.
Protection
6. Comment HelpRange empêche-t-il les gens de télécharger/copier/imprimer des documents ?
Étant donné que vous avez téléchargé votre document dans HelpRange, nous vous offrons de nombreux contrôles d'accès sur celui-ci. Tout d'abord, vous pouvez désactiver la capacité de télécharger et imprimer votre document. De cette manière, vous permettez à l'utilisateur de visualiser votre document uniquement en utilisant votre lien, de sorte que vous ne perdez pas les contrôles d'accès et que vous pouvez utiliser une autre fonction de HelpRange : la capacité de révoquer l'accès au lien du document à tout moment. Vous pouvez désactiver la possibilité de transférer votre lien à d'autres utilisateurs, et bien plus encore. Cependant, vous devez être conscient qu'aucune méthode de prévention des copies de vos matériaux n'est parfaite. Nous ne pouvons donc pas garantir que votre document ne sera pas copié. Par exemple, nous pouvons imaginer une situation où votre document serait copié en prenant des captures d'écran d'un écran affichant votre document (mais même pour ce cas, HelpRange offre une solution : le masque de capture d'écran).
7. Comment partager de manière sécurisée des documents avec une adresse email ou une liste d'adresses email donnée (salles de données privées) ?
Veuillez aller à l'onglet Salles de données. Ici, vous pouvez ajouter des invités (sous forme d'adresses e-mail) qui sont extérieurs à votre organisation. Vous pouvez facilement attribuer et contrôler l'accès aux documents pour eux. Chaque fois que vous attribuez un document à un invité donné, HelpRange enverra un message e-mail contenant un lien où les invités devront s'authentifier (en utilisant un mot de passe à usage unique envoyé à l'adresse e-mail donnée) pour voir les documents attribués. Ces invités peuvent être vos étudiants, des personnes ayant payé pour vos matériaux, etc. Seuls les administrateurs peuvent contrôler l'accès aux documents pour les invités.
8. Comment désactiver le transfert de vos documents ?
Vous pouvez partager le lien spécifique de votre document avec un seul utilisateur. Il y a deux options : l'une consiste à définir « Désactiver le transfert » pour un lien de document donné. Ainsi, seul le premier utilisateur qui l’ouvre pourra l'ouvrir à nouveau, tout autre utilisateur essayant d'ouvrir ce lien sera bloqué (y compris le propriétaire du fichier). Donc, si vous êtes le propriétaire du fichier, vous ne devez pas ouvrir le lien du document donné, car le partage de ce lien avec d'autres utilisateurs ne fonctionnera pas. Pour désactiver le transfert d'un lien de document, veuillez accéder au contrôle d'accès pour un fichier de document donné et définir « Interdire le transfert » pour un lien donné. Nous interdisons le transfert de liens de documents en fonction des caractéristiques du dispositif sur lequel le lien du document a été ouvert la première fois. Une autre option consiste à utiliser la fonctionnalité « Salles de données ». De cette façon, vous pouvez partager vos documents uniquement avec des invités (adresses e-mail) en dehors de votre organisation. Chaque invité devra s’authentifier via des mots de passe à usage unique pour accéder aux documents.
9. Comment fonctionne la définition de la date d'expiration pour un document dans HelpRange ?
C'est simple : vous définissez une date d'expiration pour un lien donné de votre document. Après la date d'expiration, le lien expirera donc toute personne souhaitant accéder à votre document à l'aide de ce lien ne pourra pas le faire.
10. Comment puis-je être sûr que personne excepté les membres d'un groupe donné ne verra mon document ?
Il n'y a aucun moyen d'être sûr à 100 %. Cependant, nous mettons en place de nombreuses méthodes pour permettre uniquement à un groupe spécifique de personnes de voir vos documents. En plus de désactiver la possibilité de télécharger et imprimer vos documents, vous pouvez définir des dates d'expiration, des codes d'accès ou permettre uniquement aux utilisateurs ayant une adresse IP donnée de consulter vos documents.
11. Comment puis-je empêcher plusieurs utilisateurs d'accéder à un lien de partage de document donné ?
C'est simple dans HelpRange. Vous réglez simplement - Un seul utilisateur peut voir en même temps - pour le lien donné. Cela devrait limiter le nombre d'utilisateurs accédant à un lien donné à un.
Génération de prospects
12. Puis-je utiliser HelpRange pour la génération de prospects (emails, numéros de téléphone, etc.) afin que mes documents fonctionnent comme des aimants à prospects ?
Oui, vous pouvez. Vous pouvez demander l'email, le téléphone ou d'autres informations des utilisateurs avant qu'ils ne consultent votre document (allez dans Contrôles d'accès et cochez Afficher la page de destination). Pour personnaliser votre page de destination, allez dans Pages de destination, construisez votre page de destination et utilisez-la ensuite en choisissant Modèle de page de destination dans vos Paramètres de répertoire. Pour éviter les problèmes juridiques, vous pouvez fournir votre propre boîte de consentement HTML personnalisée qui sera utilisée sous notre case à cocher (vous pouvez définir votre propre modèle dans vos Paramètres, mais vous devez être administrateur de l'équipe). De plus, vous pouvez télécharger la liste complète des emails, numéros de téléphone, etc. fournis sous forme de fichier CSV pour un lien donné. De plus, vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine personnalisé, vous devez aller dans vos Paramètres de profil et cliquer sur Définir le domaine. En outre, vous pouvez définir les exigences pour les informations utilisateur fournies, vous pouvez exiger l'email professionnel, vous pouvez vérifier que l'email fourni est bien détenu par l'utilisateur (HelpRange peut envoyer un code OTP à l'utilisateur pour vérification), vous pouvez exiger le numéro de téléphone et bien plus encore....
13. Puis-je utiliser ma propre langue comme langue de la page de destination ?
Oui, vous pouvez. Vous pouvez fournir des traductions pour les textes de la page de destination dans les Paramètres de Profil. Vous le faites en fournissant un dictionnaire JSON, par exemple (pour le polonais): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analyses et Suivi
14. Comment suivre qui a ouvert un document donné ?
Il y a trois possibilités. La première est de créer un lien dédié pour un utilisateur ou un groupe donné. La deuxième est d’ajouter des paramètres de requête au lien du document donné. Par exemple, si votre lien est https://www.helprange.com/view/somelinkid, vous pouvez ajouter par exemple le paramètre de requête ?user=someid pour partager https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. La dernière consiste à demander l'email, le téléphone ou d'autres informations des utilisateurs avant qu'ils ne consultent votre document (allez à Contrôles d'accès et cochez Afficher la page d'atterrissage). Pour personnaliser votre page d'atterrissage, allez dans Atterrissages, construisez votre page d'atterrissage et utilisez-la ensuite en choisissant le Modèle de page d'atterrissage dans vos Paramètres de répertoire. De plus, vous pouvez télécharger toute la liste des emails, numéros de téléphone, etc. fournis au format CSV pour un lien donné.
15. Puis-je limiter le nombre de vues pour un lien de document donné ?
Oui, c'est très simple dans HelpRange : allez dans Contrôles d'accès et définissez votre limite de vues demandée pour le lien donné.
16. Quel est le score d'engagement ?
Le score d'engagement est une estimation approximative de la façon dont un utilisateur donné a été engagé en consultant un document. Fondamentalement, il est calculé comme un ratio du nombre de pages consultées par l'utilisateur donné pendant au moins quelques secondes par rapport au nombre total de pages, mais ce ratio est normalisé en fonction du nombre total de pages du document donné, afin qu'il soit plus facile d'attribuer un nombre donné de points par page pour les documents plus longs. La valeur maximale est de 100.
17. Comment les cartes de chaleur sont-elles générées ?
Les cartes de chaleur sont générées en se basant sur : les mouvements de la souris, le défilement et les clics de souris. Les points rouges marquent les clics. La zone de couleur violette signifie que l'utilisateur a passé du temps dans cette zone, le rouge signifie un clic, le jaune est juste une limite du violet, cela ne signifie pas grand-chose, de même pour le vert. Les cartes de chaleur agrégées se trouvent sur la page des statistiques, les individuelles se trouvent dans les enregistrements.
Marque
18. Comment utiliser mon propre domaine personnalisé pour les liens de fichiers ?
Vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine personnalisé avec une protection par le protocole SSL/TLS (Https), vous devez aller dans les Paramètres de votre Profil et cliquer sur Définir le domaine. Cette option ne fonctionnera que pour les comptes abonnés.
19. Comment intégrer un document sur votre site web pour utiliser votre propre domaine ?
Vous pouvez utiliser votre domaine en intégrant le lien de votre document sur votre site web. Veuillez aller à Contrôle d'accès pour le document donné puis cliquer sur le bouton Intégrer. Ici, vous pouvez copier/coller le code d'intégration donné sur votre site web pour votre URL personnalisé. Mais, vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine sans intégrer le visualiseur sur votre site web, vous devez aller dans vos Paramètres du profil et cliquer sur Définir le domaine. Cette option ne fonctionne que pour les comptes abonnés.
Prévention de capture d'écran
20. Comment empêcher les gens de faire des captures d'écran de mon document ?
C'est très simple dans HelpRange. Il vous suffit de modifier votre lien dans Contrôles d'accès et d'activer la case à cocher Protection de capture d'écran ou Masque de capture d'écran. Si vous choisissez Protection de capture d'écran, vos utilisateurs devront installer l'application sur Android, iPhone ou iPad pour consulter vos documents. En cas de Masque de capture d'écran, vous empêchez les gens de prendre des photos de vos documents, car les utilisateurs ne verront qu'une partie de votre document à un moment donné. Vous pouvez personnaliser la taille du masque dans les Paramètres du profil administrateur. Vous pouvez également personnaliser l'opacité de la zone du masque dans les Paramètres du profil administrateur. Vous pouvez également changer la forme de votre masque de capture d'écran de rectangle à cercle. Veuillez aller dans les Paramètres du profil et activer Masque de cercle.
Filigrane
21. Comment activer le filigrane pour un document ou un répertoire donné ?
C'est très simple dans HelpRange. Vous devez simplement éditer votre lien dans les Contrôles d'accès et cocher la case Activer le filigranage. Vous pouvez également le configurer pour l'ensemble du répertoire en cochant la case Activer le filigranage dans les paramètres de Contrôle d'accès. Le filigranage fonctionne actuellement uniquement pour les documents PDF. Vous pouvez activer le filigranage dynamique. Cela signifie que le filigrane sera généré automatiquement en fonction de l'étiquette du lien vers votre document ou de l'adresse e-mail de l'invité utilisée dans votre Data Room (+ date d'ouverture du document). Cela augmente donc encore plus la sécurité de vos documents. Vous pouvez activer le filigranage dynamique dans les paramètres de votre profil.
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