1. Quels sont les types de documents pris en charge?
Vous pouvez utiliser HelpRange pour stocker et partager des types de fichiers: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Images (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Texte (rtf, txt), Feuille de calcul (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Quelle est la limite de taille de fichier pour le téléchargement de documents?
Actuellement, la limite par défaut est de 80MB. Si vous souhaitez télécharger des documents plus volumineux, veuillez nous contacter.
3. Quels sont les liens vers les fichiers de documents?
Vous permettez l'accès aux fichiers de documents dans HelpRange en utilisant des liens partagés. Vous pouvez créer autant de liens de ce type pour un fichier de document donné que vous le souhaitez. Chaque lien peut être étiqueté par l'utilisateur/groupe qui lui est attribué. Vous pouvez donc suivre exactement qui a ouvert et consulté votre document.
4. Comment fonctionne le suivi des documents?
Vous téléchargez votre document sur HelpRange et nous vous fournissons un lien sécurisé vers ce document, que vous pouvez partager. Lorsqu'un utilisateur ouvre un lien donné dans un navigateur, il peut alors le consulter ou le télécharger (si vous n'avez pas désactivé la fonction télécharger & imprimer). S'il est consulté dans le navigateur, nous pouvons alors suivre les statistiques d'utilisation (cartes de chaleur, pages lues, adresse IP, navigateur utilisé, etc...) et vous montrer tout cela sous forme de statistiques analytiques dans HelpRange. Si vous autorisez le téléchargement du document, alors nous ne pouvons pas contrôler et suivre le document téléchargé, car il s'agit simplement d'un fichier.
5. Comment modifier les fichiers de documents téléchargés (par exemple, après avoir appuyé sur le bouton d'envoi) ?
C'est super simple : vous téléchargez simplement un fichier de document portant le même nom dans le même répertoire ou vous cliquez sur l'icône pour télécharger la version mise à jour.
Protection
6. Comment HelpRange empêche-t-il les gens de télécharger/copier/imprimer des documents?
Étant donné que vous avez téléchargé votre document sur HelpRange, nous vous offrons un grand nombre de contrôles d'accès pour votre document. Tout d'abord, vous pouvez désactiver la possibilité de télécharger et imprimer votre document. De cette façon, vous autorisez l'utilisateur à visualiser votre document uniquement en utilisant votre lien, ainsi vous ne perdez pas les contrôles d'accès à celui-ci et vous pouvez utiliser une autre fonction de HelpRange : la possibilité de révoquer l'accès à un lien de document donné à tout moment. Vous pouvez désactiver la possibilité de transférer votre lien à d'autres utilisateurs, et bien plus encore. Cependant, vous devez être conscient qu'aucune de ces méthodes pour empêcher les gens de copier vos matériaux n'est parfaite. Donc, nous ne pouvons pas garantir que votre document ne sera pas copié. Par exemple, nous pouvons imaginer une situation où votre document serait copié en prenant des captures d'écran d'un écran affichant votre document (mais même pour ce cas, HelpRange offre une solution : le Masque de Capture d'Écran).
7. Comment partager de manière sécurisée des documents avec une adresse e-mail donnée ou une liste d'adresses e-mail (salles de données privées)?
Veuillez vous rendre à l'onglet Data Rooms. Ici, vous pouvez ajouter des invités (sous forme d'adresses e-mail) qui sont en dehors de votre organisation. Vous pouvez facilement leur attribuer et contrôler l'accès aux documents. Chaque fois que vous attribuez un document à un invité donné, HelpRange enverra un message électronique contenant un lien où les invités devront s'authentifier (en utilisant un mot de passe unique envoyé à l'adresse électronique donnée) pour voir les documents assignés. Ces invités peuvent être vos étudiants, des personnes qui ont payé pour vos matériaux, etc. Seuls les administrateurs peuvent contrôler l'accès aux documents pour les invités.
8. Comment désactiver le transfert de vos documents?
Vous pouvez partager votre lien de document spécifique uniquement avec un seul utilisateur. Il y a deux options. La première est de régler Désactiver le transfert pour un lien de document donné. Ainsi, seul le premier utilisateur qui l'ouvre pourra l'ouvrir à nouveau. Tout autre utilisateur qui essaiera d'ouvrir ce lien sera bloqué (y compris le propriétaire du fichier). Donc, si vous êtes le propriétaire du fichier, alors vous ne devriez pas ouvrir le lien du document donné, parce que le partage de ce lien avec d'autres utilisateurs ne fonctionnera pas. Pour désactiver le transfert d'un lien de document, veuillez vous rendre dans le Contrôle d'accès pour un fichier de document donné et régler Interdire le transfert pour un lien donné. Nous interdisons le transfert de liens de documents basé sur les caractéristiques de l'appareil sur lequel le lien de document a été ouvert pour la première fois. L'autre option est d'utiliser la fonction Data Rooms. De cette façon, vous pouvez partager vos documents uniquement avec des invités (adresses e-mail) en dehors de votre organisation. Chaque invité devra s'authentifier via des mots de passe à usage unique pour accéder aux documents.
9. Comment fonctionne la définition de la date d'expiration d'un document dans HelpRange?
C'est simple : vous définissez une date d'expiration pour un lien donné de votre fichier de document. Après la date d'expiration, le lien expirera donc toute personne qui voudra accéder à votre document à l'aide de ce lien ne pourra pas le faire.
10. Comment puis-je être sûr que personne à part les personnes d'un groupe donné ne consultera mon document?
Il est impossible d'être sûr à 100%. Cependant, nous mettons en place de nombreuses méthodes pour permettre uniquement à un groupe de personnes spécifique de visualiser vos documents. En plus de désactiver la possibilité de télécharger et imprimer vos documents, vous pouvez définir des dates d'expiration, des codes d'accès ou vous pouvez uniquement autoriser les utilisateurs ayant fourni une adresse IP à visualiser vos documents.
11. Comment puis-je empêcher plusieurs utilisateurs d'accéder à un lien de document partagé?
C'est simple dans HelpRange. Vous ne faites que définir - Seul un utilisateur peut voir en même temps - pour le lien donné. Cela devrait limiter le nombre d'utilisateurs accédant à un lien donné à un seul.
Génération de Leads
12. Puis-je utiliser HelpRange pour la génération de leads (emails, numéros de téléphone, etc.) afin que mes documents fonctionnent comme des aimants à leads?
Oui, vous pouvez. Vous pouvez demander aux utilisateurs leur email, téléphone ou autres infos avant qu'ils consultent votre document (allez à Contrôles d'accès et cochez Afficher la page d'atterrissage). Vous pouvez personnaliser votre page d'atterrissage, veuillez aller à Landings, construisez votre page d'atterrissage puis utilisez-la en choisissant le modèle de page d'atterrissage dans vos paramètres de répertoire. Pour éviter les problèmes juridiques, vous pouvez fournir votre propre case à cocher de consentement HTML personnalisée qui sera utilisée sous notre case à cocher (vous pouvez définir votre propre modèle dans vos Paramètres, mais vous devez être administrateur de l'équipe). De plus, vous pouvez télécharger la liste complète des emails, numéros de téléphone, etc. fournis sous forme de fichier CSV pour un lien donné. Par ailleurs, vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine personnalisé, vous devez aller à vos Paramètres de profil et cliquer sur Définir le domaine.. Additionally you can set requirements for provided user info, you can require work email, you can verify that provided email is really owned by user (HelpRange can send OTP code to user for verification), you can require phone number and much more...
13. Puis-je utiliser ma propre langue comme langue de la page d'accueil?
Oui, vous pouvez. Vous pouvez fournir des traductions pour les textes de la page d'atterrissage dans les paramètres de profil. Vous faites cela en fournissant un dictionnaire JSON par exemple (pour le polonais) : {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analytique & Suivi
14. Comment suivre qui a ouvert un document donné ?
Il y a trois possibilités. La première consiste à créer un lien dédié pour un utilisateur/groupe donné. La seconde est d'ajouter des paramètres de requête au lien du document donné. Par exemple, si votre lien est https://www.helprange.com/view/somelinkid, alors vous pouvez par exemple ajouter le paramètre de requête ?user=someid pour partager https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. La dernière est de demander l'email, le téléphone ou d'autres infos des utilisateurs avant qu'ils ne consultent votre document (allez à Contrôles d'Accès et cochez Afficher la page d'accueil). Vous pouvez personnaliser votre page d'accueil, veuillez aller à Landings, construisez votre page d'accueil puis utilisez-la en choisissant le modèle de page d'accueil dans vos paramètres de répertoire. De plus, vous pouvez télécharger la liste complète des emails fournis, des numéros de téléphone, etc. sous forme de fichier CSV pour un lien donné.
15. Puis-je limiter le nombre de vues pour un document lié donné?
Oui, c'est très simple dans HelpRange : allez aux Contrôles d'Accès et fournissez votre limite de vues demandée pour le lien donné.
16. Qu'est-ce que le score d'engagement?
Le score d'engagement est une estimation approximative de l'engagement d'un utilisateur lors de la visualisation d'un document. En gros, il est calculé comme un rapport entre le nombre de pages qu'un utilisateur a vues pendant au moins quelques secondes et le nombre total de pages, mais ce rapport est normalisé par le nombre total de pages pour un document donné, de sorte qu'il est plus facile d'attribuer une certaine quantité de points par page pour les documents plus longs. La valeur maximale est de 100.
17. Comment les cartes de chaleur sont-elles générées?
Des cartes de chaleur sont générées en fonction des mouvements de la souris, du défilement et des clics de la souris. Les points rouges marquent les clics. Une zone de couleur violette signifie que l'utilisateur a passé un certain temps sur une zone donnée, le rouge signifie un clic, le jaune est juste une limite du violet, il ne signifie pas grand-chose, de même pour le vert. Les cartes de chaleur agrégées se trouvent sur la page des statistiques, les individuelles sont dans les Enregistrements.
Marquage
18. Comment utiliser mon propre domaine personnalisé pour les liens de fichiers?
Vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine personnalisé avec protection protocole SSL/TLS (Https), vous devez aller dans vos Paramètres de Profil et cliquer sur Définir domaine. Cette option ne fonctionnera que pour les comptes abonnés.
19. Comment intégrer un document sur votre site Web pour utiliser votre propre domaine?
Vous pouvez utiliser votre domaine en intégrant le lien de votre document sur votre site web. Veuillez vous rendre sur Contrôle d'Accès pour le document concerné, puis cliquez sur le bouton Embed. Ici, vous pouvez copier/coller le code d'intégration fourni sur votre site web pour votre URL personnalisée. Cependant, vous pouvez utiliser votre propre nom de domaine sans intégrer le visualiseur sur votre site web, vous devez aller à vos Paramètres de Profil et cliquez sur Définir Domaine. Cette option fonctionnera uniquement pour les comptes abonnés.
Prévention des captures d'écran
20. Comment empêcher les gens de faire des captures d'écran de mon document?
C'est très simple dans HelpRange. Vous devez simplement modifier votre lien dans Contrôles d'accès et cocher la case Masque de capture d'écran. Vous pouvez personnaliser la taille du masque dans les paramètres de profil administrateur. Vous pouvez également personnaliser l'opacité de la zone du masque dans les paramètres de profil administrateur. Découvrez ensuite ce qui va se passer! Displaying mask for your document is a way to prevent screenshots. You can also change shape of your screenshot mask from rectangle to circle. Please to go Profile Settings and turn on "Circle Mask". You can also use "Whole Screen Mask". In this case mask will cover whole screen and document will be revealed only if user will hold mouse key pressed and will move the mouse (so that it is hard or impossible for him to take screenshots). Moreover, in this mode, when user tries to press any keys (what would suggest any screenshot taking activity) on the keyboard then mask will not disappear. In this mode, HelpRange will try to detect if screenshot was taken, if this is true, then access to the document will be revoked. "Whole Screen Mask" works only on Desktop.
Filigranage
21. Comment activer le filigrane pour un document ou un répertoire donné?
C'est très simple dans HelpRange. Vous avez juste à modifier votre lien dans Contrôles d'accès et cocher la case Activer le filigrane. Ou vous pouvez aussi définir cela pour tout le répertoire en cochant également la case Activer le filigrane dans ses paramètres de Contrôle d'Accès. Le filigrane ne fonctionne actuellement que pour les documents PDF. You can enable dynamic watermarking. It means that watermark will ge generated automatically depending on the label of the link to your document or email address of the guest used in your Data Room. So it increases security of your documents even more. You can turn on dynamic watermarking in your Profile Settings.
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