Puoi usare HelpRange per archiviare e condividere tipi di file: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Immagini (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Testi (rtf, txt), Fogli di calcolo (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Qual è il limite di upload per la dimensione del file di documento?
Attualmente il limite predefinito è di 80 MB. Se desideri caricare documenti più grandi, ti preghiamo di contattarci.
3. Quali sono i collegamenti ai file dei documenti?
Permetti di accedere ai file dei documenti in HelpRange utilizzando i collegamenti condivisi. Puoi creare quanti collegamenti desideri per un dato file di documento. Ogni collegamento può essere etichettato dall'utente/gruppo a cui è assegnato. Così puoi tracciare esattamente chi ha aperto e visualizzato il tuo documento.
4. Come funziona il tracciamento dei documenti?
Carichi il tuo documento su HelpRange e noi ti forniamo un link sicuro a quel documento, che puoi condividere. Quando un utente apre un determinato link in un browser, può visualizzarlo o scaricarlo (se non hai disabilitato la possibilità di scaricare e stampare). Se viene visualizzato nel browser, possiamo tracciare le statistiche di utilizzo (mappe di calore, pagine lette, indirizzo IP, browser utilizzato e altro ancora...) e mostrarti tutto questo sotto forma di statistiche analitiche in HelpRange. Se permetti il download del documento, non possiamo controllare e tracciare il documento scaricato, perché è solo un file.
5. Come modificare i file dei documenti caricati (ad esempio dopo aver premuto il pulsante di invio)?
È davvero semplice: basta caricare un file di documento con lo stesso nome nella stessa directory oppure cliccare sull'icona per caricare la versione aggiornata.
Protezione
6. Come fa HelpRange a impedire alle persone di scaricare/copiare/stampare documenti?
Dato che hai caricato il tuo documento su HelpRange, ti offriamo molti controlli di accesso sul tuo documento. Innanzitutto, puoi disabilitare la possibilità di scaricare e stampare il tuo documento. In questo modo permetti agli utenti di visualizzare il tuo documento solo utilizzando il tuo link, così non perdi i controlli di accesso su di esso e puoi utilizzare un'altra funzione di HelpRange: la possibilità di revocare l'accesso al link del documento in qualsiasi momento. Puoi disabilitare la possibilità di inoltrare il tuo link ad altri utenti e molto altro. Tuttavia, devi essere consapevole che nessun metodo per impedire alle persone di copiare i tuoi materiali è perfetto. Quindi non possiamo garantire che il tuo documento non verrà copiato. Ad esempio, possiamo immaginare una situazione in cui il tuo documento venga copiato facendo screenshot dello schermo che visualizza il tuo documento (ma anche per questo caso HelpRange offre una soluzione: Screenshot Mask).
7. Come condividere in modo sicuro documenti con un indirizzo email o una lista di indirizzi email (stanze di dati private)?
Per favore vai alla scheda Data Rooms. Qui puoi aggiungere ospiti (come indirizzi email) che sono al di fuori della tua organizzazione. Puoi facilmente assegnare e controllare l'accesso ai documenti per loro. Ogni volta che assegni un documento a un determinato ospite HelpRange invierà un messaggio email con un link dove gli ospiti dovranno autenticarsi (utilizzando una password unica inviata all'indirizzo email indicato) per vedere i documenti assegnati. Questi ospiti possono essere i tuoi studenti, persone che hanno pagato per i tuoi materiali e così via. Solo gli Admin possono controllare l'accesso ai documenti per gli ospiti.
8. Come disabilitare l'inoltro dei tuoi documenti?
Puoi condividere il link del documento specifico solo con un singolo utente. Ci sono due opzioni, una è impostare Disabilita Inoltro per un determinato link del documento. In questo modo solo il primo utente che lo apre sarà in grado di aprirlo di nuovo, qualsiasi altro utente che proverà ad aprire questo link verrà bloccato (incluso il proprietario del file). Quindi, se sei il proprietario del file, non dovresti aprire il link del documento dato, perché la condivisione di questo link con altri utenti non funzionerà. Per disabilitare l'inoltro di un link del documento, vai al Controllo Accessi per un determinato file del documento e imposta Non consentire inoltro per un determinato link. Non consentiamo l'inoltro dei link dei documenti in base alle caratteristiche del dispositivo su cui il link del documento è stato aperto per la prima volta. L'altra opzione è utilizzare la funzione Data Rooms. In questo modo puoi condividere i tuoi documenti solo con ospiti (indirizzi email) al di fuori della tua organizzazione. Ogni ospite dovrà autenticarsi tramite password usa e getta per accedere ai documenti.
9. Come funziona l'impostazione della data di scadenza per un documento in HelpRange?
È semplice: si imposta una data di scadenza per un determinato link del proprio documento. Dopo la data di scadenza, il link scadrà, quindi chiunque tenterà di accedere al documento tramite quel link non potrà farlo.
10. Come posso essere sicuro che nessuno tranne le persone di un determinato gruppo visualizzerà il mio documento?
Non c'è modo di esserne sicuri al 100%. Tuttavia, stiamo abilitando molti metodi per consentire solo a un determinato gruppo di persone di visualizzare i tuoi materiali. Ad eccezione della disabilitazione dell'abilità di scaricare e stampare i tuoi documenti, puoi impostare date di scadenza, codici di accesso o puoi consentire solo agli utenti con un dato indirizzo IP di visualizzare i tuoi documenti.
11. Come posso impedire a più utenti di accedere a un determinato link condiviso di un documento?
Questo è semplice in HelpRange. Stai semplicemente impostando - Solo un utente può visualizzare allo stesso tempo - per il link dato. Dovrebbe limitare il numero di utenti che accedono a un determinato link a uno.
Generazione di contatti
12. Posso usare HelpRange per la generazione di contatti (email, numeri di telefono, ecc.) in modo che i miei documenti funzionino come lead magnet?
Sì, puoi farlo. Puoi chiedere l'email degli utenti, il telefono o altre informazioni prima che visualizzino il tuo documento (vai su Controlli di Accesso e seleziona Mostra Pagina di Atterraggio). Per personalizzare la tua pagina di atterraggio, vai su Atterraggi, costruisci la tua pagina di atterraggio e poi usala scegliendo il Modello di Pagina di Atterraggio nelle Impostazioni della Directory. Per evitare problemi legali, puoi fornire la tua casella di consenso HTML personalizzata che verrà utilizzata sotto la nostra casella di controllo (puoi impostare il tuo modello nelle Impostazioni, ma devi essere amministratore del team). Inoltre, puoi scaricare l'intero elenco di email fornite, numeri di telefono, ecc. come file CSV per un dato link. Inoltre, puoi usare il tuo nome di dominio personalizzato, devi andare nelle tue Impostazioni del Profilo e cliccare su Imposta Dominio. Inoltre, puoi impostare requisiti per le informazioni fornite dall'utente, puoi richiedere l'email di lavoro, puoi verificare che l'email fornita sia realmente posseduta dall'utente (HelpRange può inviare un codice OTP all'utente per la verifica), puoi richiedere il numero di telefono e molto altro....
13. Posso usare la mia lingua come lingua della pagina di destinazione?
Sì, puoi farlo. Puoi fornire traduzioni per i testi nella pagina di destinazione nelle Impostazioni Profilo. Lo fai fornendo un dizionario JSON come per esempio (per il polacco): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analisi e monitoraggio
14. Come tracciare chi ha aperto un determinato documento?
Ci sono tre possibilità. La prima è creare un link dedicato per un determinato utente/gruppo. La seconda è aggiungere parametri di query al link del documento dato. Ad esempio, se il tuo link è https://www.helprange.com/view/somelinkid, puoi aggiungere ad esempio il parametro di query ?user=someid per condividere https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. L'ultima è chiedere l'email, il numero di telefono o altre informazioni degli utenti prima che visualizzino il tuo documento (vai a Controlli di Accesso e seleziona Mostra pagina di atterraggio). Personalizza la tua pagina di atterraggio, per favore vai a Pagine di Atterraggio, costruisci la tua pagina di atterraggio e poi usala scegliendo Modello di Pagina di Atterraggio nelle Impostazioni della Directory. Inoltre, puoi scaricare l'intera lista delle email, dei numeri di telefono, ecc. forniti come file CSV per un determinato link.
15. Posso limitare il numero di visualizzazioni per un determinato documento link?
Sì, questo è molto semplice in HelpRange: vai a Controlli di Accesso e fornisci il limite delle visualizzazioni richieste per il link dato.
16. Cos'è il punteggio di coinvolgimento?
Il punteggio di coinvolgimento è una stima approssimativa di quanto un dato utente sia stato coinvolto durante la visualizzazione di un documento. Fondamentalmente, viene calcolato come il rapporto tra il numero di pagine visualizzate dall'utente per almeno alcuni secondi e il numero totale di pagine, ma questo rapporto viene normalizzato in base al numero totale di pagine del documento in questione, in modo che sia più facile ottenere una certa quantità di punti per pagina nei documenti più lunghi. Il valore massimo è 100.
17. Come vengono generati gli heatmap?
Le heatmap vengono generate in base a: movimenti del mouse, scorrimenti e clic del mouse. I punti rossi indicano i clic. L'area di colore viola significa che l'utente ha trascorso del tempo nell'area indicata, il rosso indica un clic, il giallo è semplicemente un confine del viola, non significa molto, lo stesso vale per il verde. Le heatmap aggregate sono nella pagina delle statistiche, quelle individuali sono nelle Registrazioni.
Branding
18. Come utilizzare il mio dominio personalizzato per i link ai file?
Puoi utilizzare il tuo nome di dominio personalizzato con protezione del protocollo SSL/TLS (Https), devi andare nelle Impostazioni del Profilo e cliccare su Imposta Dominio. Questa opzione funzionerà solo per gli account abbonati.
19. Come incorporare un documento nel tuo sito web per usare il tuo dominio?
Puoi utilizzare il tuo dominio integrando il link del tuo documento sul tuo sito web. Vai a Controllo Accesso per il documento in questione e poi clicca sul pulsante Incorpora. Qui puoi copiare/incollare il codice di incorporamento dato sul tuo sito web per il tuo URL personalizzato. Tuttavia, puoi usare il tuo nome di dominio personalizzato senza incorporare il visualizzatore sul tuo sito web; devi andare nelle Impostazioni del Profilo e cliccare su Imposta Dominio. Questa opzione funzionerà solo per gli account abbonati.
Prevenzione degli screenshot
20. Come impedire alle persone di fare screenshot del mio documento?
Questo è molto semplice in HelpRange. Devi solo modificare il tuo link in Access Controls e attivare la casella di controllo Screenshot Protection o Screenshot Mask. Se scegli Screenshot Protection, i tuoi utenti dovranno installare l'app su Android, iPhone o iPad per visualizzare i tuoi documenti. Nel caso di Screenshot Mask, impedisci alle persone di scattare foto dei tuoi documenti, perché gli utenti vedranno solo una porzione del tuo documento alla volta. Puoi personalizzare la dimensione della maschera nelle Impostazioni Profilo Admin. Puoi anche personalizzare l'opacità dell'area della maschera nelle Impostazioni Profilo Admin. Puoi anche cambiare la forma della tua maschera da rettangolo a cerchio. Vai alle Impostazioni Profilo e attiva Circle Mask.
Filigrana
21. Come abilitare la filigranatura per un determinato documento o directory?
Questo è molto semplice in HelpRange. Basta modificare il collegamento nei Controlli di Accesso e selezionare la casella Abilita Filigranatura. Oppure è possibile impostarlo per l'intera directory selezionando la casella Abilita Filigranatura nelle sue impostazioni di Controllo di Accesso. La filigranatura funziona attualmente solo per documenti PDF. È possibile abilitare la filigranatura dinamica. Ciò significa che la filigrana verrà generata automaticamente in base all'etichetta del collegamento al tuo documento o all'indirizzo email dell'ospite utilizzato nella tua Data Room (+ data di apertura del documento). Quindi aumenta ulteriormente la sicurezza dei tuoi documenti. È possibile attivare la filigranatura dinamica nelle Impostazioni del Profilo.
Video dimostrativi
Contatto
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