Je kunt HelpRange gebruiken om bestandstypen op te slaan en te delen: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Afbeeldingen (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Tekst (rtf, txt), Spreadsheet (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Wat is de uploadlimiet voor de grootte van documentbestanden?
Momenteel is de standaardlimiet 80MB. Als u grotere documenten wilt uploaden, neem dan contact met ons op.
3. Wat zijn links naar documentbestanden?
U staat het toe om documentbestanden in HelpRange te openen met behulp van gedeelde links. U kunt zoveel van dergelijke links voor een bepaald documentbestand maken als u wilt. Elke link kan worden gelabeld door de gebruiker/groep waaraan het is toegewezen. Zo kun je bijhouden wie jouw document precies heeft geopend en bekeken.
4. Hoe werkt document tracking?
Je uploadt je document in HelpRange en wij geven je een beveiligde link naar dat document, die je kunt delen. Wanneer een gebruiker een gegeven link in een browser opent, kan hij/zij het bekijken of downloaden (als je de mogelijkheid om te downloaden en afdrukken niet hebt uitgeschakeld). Als het in de browser wordt bekeken, dan kunnen we gebruikstatistieken volgen (heatmaps, gelezen pagina's, IP-adres, gebruikte browser, en meer...) en dat allemaal in de vorm van analytische statistieken in HelpRange laten zien. Als je toestaat dat het document wordt gedownload, dan kunnen we het gedownloade document niet controleren en volgen, omdat het gewoon een bestand is.
5. Hoe bewerk je geüploade documentbestanden (bijv. nadat je op de verzendknop hebt gedrukt)?
Dit is super eenvoudig: je uploadt gewoon een documentbestand met dezelfde naam naar dezelfde map of je klikt op het icoon om de bijgewerkte versie te uploaden.
Bescherming
6. Hoe voorkomt HelpRange dat mensen documenten downloaden/kopiëren/printen?
Gezien u uw document heeft geüpload in HelpRange, geven we u veel toegangscontroles over uw document. Allereerst kunt u de mogelijkheid om uw document te downloaden & afdrukken uitschakelen. Op deze manier staat u de gebruiker alleen toe om uw document te bekijken met behulp van uw link, zodat u de toegangscontroles erop niet verliest en u kunt een andere HelpRange functie gebruiken: de mogelijkheid om toegang tot de gegeven documentlink op elk moment in te trekken. U kunt de mogelijkheid om uw link naar andere gebruikers te doorgeven uitschakelen, en nog veel meer. Maar u moet wel bewust zijn dat geen enkele methode voor het voorkomen van het kopiëren van uw materialen perfect is. Dus we kunnen niet garanderen dat uw document niet zal worden gekopieerd. Bijvoorbeeld, we kunnen ons een situatie voorstellen waarbij uw document wordt gekopieerd door screenshots te maken van een scherm dat uw document weergeeft (maar zelfs voor dit geval biedt HelpRange een oplossing: Screenshot Mask).
7. Hoe deel je veilig documenten met een gegeven e-mailadres of een lijst met e-mailadressen (privé dataruimtes)?
Ga naar het tabblad Data Rooms. Hier kunt u gasten toevoegen (als e-mailadressen) die buiten uw organisatie vallen. U kunt gemakkelijk toegang toewijzen en controleren tot documenten voor hen. Elke keer dat u een document toewijst aan een bepaalde gast, zal HelpRange een e-mailbericht sturen met een link waar gasten zich moeten verifiëren (met behulp van een eenmalig wachtwoord verzonden naar het opgegeven e-mailadres) om de toegewezen documenten te zien. Deze gasten kunnen uw studenten zijn, mensen die hebben betaald voor uw materialen enzovoort. Alleen beheerders kunnen de toegang tot documenten voor gasten controleren.
8. Hoe schakel je het doorsturen van je documenten uit?
U kunt uw specifieke documentlink alleen delen met één enkele gebruiker. Er zijn twee opties, de eerste is om Doorsturen uitschakelen in te stellen voor een gegeven documentlink. Zodat alleen de eerste gebruiker die deze opens, het nogmaals kan openen, elke andere gebruiker die probeert deze link te openen, wordt geblokkeerd (inclusief de eigenaar van het bestand). Dus als u de eigenaar van het bestand bent, dan moet u de gegeven documentlink niet openen, want het delen van deze link met andere gebruikers zal niet werken. Om het doorsturen van een documentlink uit te schakelen, kunt u naar Toegangscontrole gaan voor een gegeven documentbestand en Doorsturen niet toestaan instellen voor een gegeven link. We staan het doorsturen van documentlinks niet toe op basis van de apparaatkenmerken waarop de documentlink de eerste keer werd geopend. Een andere optie is om de functie Data Rooms te gebruiken. Op deze manier kunt u uw documenten alleen delen met gasten (e-mailadressen) buiten uw organisatie. Elke gast moet zich via eenmalige wachtwoorden authenticeren om toegang te krijgen tot de documenten.
9. Hoe werkt het instellen van de vervaldatum voor een document in HelpRange?
Het is eenvoudig: je stelt een vervaldatum in voor een bepaalde link van je documentbestand. Na de vervaldatum zal de link verlopen, dus iedereen die toegang wil krijgen tot je document met behulp van deze link, zal dat niet kunnen doen.
10. Hoe kan ik er zeker van zijn dat niemand behalve mensen uit een bepaalde groep mijn document zal bekijken?
Er is geen manier waarop je 100% zeker kunt zijn. Maar we maken veel methoden mogelijk om alleen een bepaalde groep mensen jouw materialen te laten bekijken. Naast het uitschakelen van de mogelijkheid om je documenten te downloaden en printen, kun je vervaldatums instellen, toegangscodes geven of alleen gebruikers met een bepaald IP-adres toegang geven tot je documenten.
11. Hoe kan ik voorkomen dat meerdere gebruikers toegang krijgen tot een gedeelde documentlink?
Dit is eenvoudig in HelpRange. U stelt gewoon in - Slechts één gebruiker kan tegelijkertijd bekijken - voor de gegeven link. Het zou het aantal gebruikers dat toegang heeft tot een bepaalde link moeten beperken tot één.
Generatie van Leads
12. Kan ik HelpRange gebruiken voor leadgeneratie (e-mails, telefoonnummers, enz.) zodat mijn documenten als leadmagneten werken?
Ja, dat kan. U kunt vragen naar de e-mail, telefoonnummer of andere informatie van gebruikers voordat zij uw document bekijken (ga naar Toegangscontroles en vink 'Toon landingspagina' aan). U kunt uw landingspagina aanpassen, ga hiervoor naar Landingspagina's, bouw uw landingspagina en gebruik deze vervolgens door het sjabloon van de landingspagina te kiezen in uw Directory-instellingen. Om juridische problemen te voorkomen, kunt u uw eigen aangepaste HTML-toestemmingsvak aanbieden dat onder ons aanvinkvak wordt gebruikt (u kunt uw eigen sjabloon in uw instellingen instellen, maar u moet wel beheerder van het team zijn). Bovendien kunt u de volledige lijst met aangeleverde e-mails, telefoonnummers, etc. als CSV-bestand downloaden voor een bepaalde link. Bovendien kunt u een eigen aangepaste domeinnaam gebruiken, u moet hiervoor naar uw profielinstellingen gaan en op 'Domein instellen' klikken.. Additionally you can set requirements for provided user info, you can require work email, you can verify that provided email is really owned by user (HelpRange can send OTP code to user for verification), you can require phone number and much more...
13. Kan ik mijn eigen taal gebruiken als taal voor de landingspagina?
Ja, dat kan. U kunt 'vertalingen' voor teksten op de landingspagina geven in Profielinstellingen. U doet dit door een JSON-woordenboek te geven, zoals bijvoorbeeld (voor Pools): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analyse & Tracking
14. Hoe te volgen wie een bepaald document heeft geopend?
Er zijn drie mogelijkheden. De eerste is om een specifieke link te creëren voor een bepaalde gebruiker/groep. De tweede is om query parameters toe te voegen aan de gegeven documentlink. Als bijvoorbeeld uw link https://www.helprange.com/view/somelinkid is, dan kunt u bijvoorbeeld de query parameter ?user=someid eraan toevoegen, om https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid te delen. De laatste mogelijkheid is om naar de e-mail, telefoon of andere informatie van de gebruikers te vragen voordat ze uw document bekijken (ga naar 'Toegangscontroles' en vink 'Toon landingspagina' aan). U kunt uw landingspagina aanpassen, ga hiervoor naar 'Landings', bouw uw landingspagina en gebruik deze door 'Landingspagina Template' te kiezen in uw 'Mapinstellingen'. Bovendien kunt u de volledige lijst met verstrekte e-mails, telefoonnummers, enz. downloaden als een CSV-bestand voor een gegeven link.
15. Kan ik het aantal weergaven voor een gegeven linkdocument beperken?
Ja, dit is heel eenvoudig in HelpRange: ga naar Toegangscontroles en stel je gevraagde weergavelimiet in voor de gegeven link.
16. Wat is de betrokkenheidsscore?
De betrokkenheidsscore is een ruwe schatting van hoe betrokken een bepaalde gebruiker was bij het bekijken van een document. In principe wordt het berekend als een verhouding van het aantal pagina's dat een bepaalde gebruiker enkele seconden heeft bekeken tot het totale aantal pagina's, maar deze verhouding wordt genormaliseerd door het totale aantal pagina's voor een bepaald document, zodat het gemakkelijker is om een bepaald aantal punten per pagina te scoren voor langere documenten. De maximale waarde is 100.
17. Hoe worden heatmaps gegenereerd?
Heatmaps worden gegenereerd op basis van: muisbewegingen, scrollen en muisklikken. Rode stippen markeren klikken. Paars gebied betekent dat de gebruiker enige tijd op dat gebied doorbracht, rood betekent een klik, geel is gewoon een grens van paars, het betekent niet veel, hetzelfde geldt voor groen. Geaggregeerde heatmaps staan op de statistiekenpagina, individuele zijn te vinden in de opnames.
Merkcreatie
18. Hoe gebruik ik mijn eigen aangepaste domein voor bestandslinks?
U kunt uw eigen aangepaste domeinnaam gebruiken met SSL/TLS protocol bescherming (Https), u moet naar uw profielinstellingen gaan en op Domein instellen klikken. Deze optie werkt alleen voor geabonneerde accounts.
19. Hoe een document op uw website insluiten om uw eigen domein te gebruiken?
U kunt uw domein gebruiken door uw documentlink op uw website in te sluiten. Ga naar Toegangscontrole voor het gegeven document en klik vervolgens op de knop Insluiten. Hier kunt u de gegeven insluitcode kopiëren/plakken op uw website voor uw aangepaste url. Maar, u kunt uw eigen aangepaste domeinnaam gebruiken zonder een viewer op uw website in te sluiten, u moet naar uw Profielinstellingen gaan en klikken op Domein instellen. Deze optie werkt alleen voor geabonneerde accounts.
Screenshot Preventie
20. Hoe voorkom ik dat mensen screenshots maken van mijn document?
Dit is heel eenvoudig in HelpRange. Je hoeft alleen maar je link te bewerken in 'Toegangscontroles' en het selectievakje 'Screenshot Masker' in te stellen. Je kunt de grootte van het masker aanpassen in de Admin Profiel Instellingen. Je kunt ook de doorzichtigheid van het masker gebied aanpassen in de Admin Profiel Instellingen. Kijk wat er daarna zal gebeuren! Displaying mask for your document is a way to prevent screenshots. You can also change shape of your screenshot mask from rectangle to circle. Please to go Profile Settings and turn on "Circle Mask". You can also use "Whole Screen Mask". In this case mask will cover whole screen and document will be revealed only if user will hold mouse key pressed and will move the mouse (so that it is hard or impossible for him to take screenshots). Moreover, in this mode, when user tries to press any keys (what would suggest any screenshot taking activity) on the keyboard then mask will not disappear. In this mode, HelpRange will try to detect if screenshot was taken, if this is true, then access to the document will be revoked. "Whole Screen Mask" works only on Desktop.
Watermerken
21. Hoe activeer je watermerken voor een bepaald document of map?
Dit is heel eenvoudig in HelpRange. Je hoeft alleen maar je link te bewerken in 'Toegangscontroles' en het vakje 'Watermerken inschakelen' aan te vinken. Of je kunt dat ook instellen voor de hele map door het vakje 'Watermerken inschakelen' aan te vinken in de 'Toegangscontrole' instellingen. Watermerken werken momenteel alleen voor PDF-documenten. You can enable dynamic watermarking. It means that watermark will ge generated automatically depending on the label of the link to your document or email address of the guest used in your Data Room. So it increases security of your documents even more. You can turn on dynamic watermarking in your Profile Settings.
Demo-video's
Contact
In geval van vragen of opmerkingen, stuur hier een bericht.:
