Môžete použiť HelpRange na ukladanie a zdieľanie týchto typov súborov: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), obrázky (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), text (rtf, txt), tabuľky (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Aký je limit pre nahrávanie veľkosti dokumentu?
Aktuálne je prednastavený limit 80MB. Ak chcete nahrať väčšie dokumenty, prosím, kontaktujte nás.
3. Čo sú odkazy na dokumenty?
Umožňujete prístup k dokumentom v HelpRange pomocou zdieľaných odkazov. Môžete vytvoriť toľko takýchto odkazov pre daný dokument, koľko chcete. Každý takýto odkaz môže byť označený používateľom/skupinou, ktorá mu bola priradená. Takže môžete sledovať, kto presne otvoril a prezrel váš dokument.
4. Ako funguje sledovanie dokumentov?
Nahrajete svoj dokument do HelpRange a my vám poskytneme bezpečný odkaz na tento dokument, ktorý môžete zdieľať. Keď používateľ otvorí daný odkaz v prehliadači, môže si ho prezrieť alebo ho stiahnuť (ak ste nezakázali možnosť sťahovanie a tlač). Ak je prezeraný v prehliadači, môžeme sledovať štatistiky používania (teplové mapy, prečítané stránky, IP adresu, použitý prehliadač a ďalšie ...) a ukázať vám to všetko vo forme analytických štatistík v HelpRange. Ak povolíte sťahovanie dokumentu, potom už nemožno sledovať a ovládať stiahnutý dokument, pretože je to len súbor.
5. Ako upraviť nahrané dokumenty (napr. po stlačení tlačidla odoslať)?
Toto je super jednoduché: jednoducho nahrajte súbor dokumentu s rovnakým názvom do rovnakého adresára alebo kliknite na ikonu pre nahranie aktualizovanej verzie.
Ochrana
6. Ako HelpRange zabraňuje ľuďom v sťahovaní/kopírovaní/tlačení dokumentov?
Vzhľadom na to, že ste nahrali svoj dokument v HelpRange, poskytujeme vám mnoho možností riadenia prístupu k vášmu dokumentu. Predovšetkým môžete zakázať možnosť sťahovať a tlačiť váš dokument. Týmto spôsobom umožňujete používateľovi zobraziť váš dokument iba pomocou vášho odkazu, takže o prístupové kontroly k nemu neprídete a môžete využiť ďalšiu funkciu HelpRange: schopnosť kedykoľvek odvolať prístup k danému odkazu na dokument. Môžete zakázať schopnosť posielať váš odkaz iným používateľom a mnoho ďalších. Musíte si však byť vedomí, že žiadna z týchto metód na zabránenie ľuďom v kopírovaní vášho materiálu nie je dokonalá. Preto nemôžeme zaručiť, že váš dokument nebude skopírovaný. Napríklad si môžeme predstaviť situáciu, kedy bude váš dokument skopírovaný vytvorením snímok obrazovky zobrazujúcej váš dokument (ale aj na tento prípad ponúka HelpRange riešenie: maska na snímky obrazovky).
7. Ako bezpečne zdieľať dokumenty so zadanou emailovou adresou alebo zoznamom emailových adries (súkromné dátové miestnosti)?
Prosím, prejdite na kartu Data Rooms. Tu môžete pridať hostí (ako e-mailové adresy), ktorí sú mimo vašej organizácie. Ľahko im môžete priradiť a kontrolovať prístup k dokumentom. Vždy keď nejaký dokument priradíte danému hosťovi, HelpRange pošle e-mailovú správu s odkazom, kde sa hosť bude musieť overiť (pomocou jednorazového hesla poslaného na danú e-mailovú adresu), aby mohol vidieť pridelené dokumenty. Títo hostia môžu byť vaši študenti, ľudia, ktorí zaplatili za vaše materiály a podobne. Iba administrátori môžu kontrolovať prístup k dokumentom pre hostí.
8. Ako zakázať preposielanie vašich dokumentov?
Môžete zdieľať svoj konkrétny odkaz na dokument len s jedným používateľom. Existujú dve možnosti, jedna je nastaviť Zakázať preposlanie pre daný odkaz na dokument. Takže iba prvý používateľ, ktorý ho otvorí, bude môcť opäť otvoriť, akýkoľvek iný používateľ, ktorý sa pokúsi otvoriť tento odkaz, bude zablokovaný (vrátane vlastníka súboru). Takže ak ste vlastníkom súboru, potom by ste nemali otvoriť daný odkaz na dokument, pretože zdieľanie tohto odkazu s inými používateľmi nebude fungovať. Ak chcete zakázať preposlanie odkazu na dokument, prejdite do prístupových práv pre daný súbor dokumentu a nastavte Zakázať preposlanie pre daný odkaz. Zakazujeme preposlanie odkazov na dokumenty na základe vlastností zariadenia, na ktorom bol odkaz na dokument prvýkrát otvorený. Ďalšou možnosťou je použiť funkciu Dátové miestnosti. Takto môžete zdieľať svoje dokumenty iba s hosťami (e-mailové adresy) mimo vašej organizácie. Každý hosť sa bude musieť pre prístup k dokumentom overiť pomocou jednorazových hesiel.
9. Ako funguje nastavenie dátumu expirácie pre dokument v HelpRange?
Je to jednoduché: nastavíte dátum expirácie pre daný odkaz vášho dokumentu. Po uplynutí dátumu expirácie odkaz vyprší, takže každý, kto bude chcieť pristupovať k vášmu dokumentu pomocou tohto odkazu, to už nebude môcť urobiť.
10. Ako si môžem byť istý, že môj dokument uvidia iba ľudia z určitej skupiny?
Nie je možné byť na 100% istý. Avšak, umožňujeme mnoho metód, ktoré dovolia prezeranie vašich materiálov len vybranej skupine ľudí. Okrem zakázania možnosti sťahovania a tlače vašich dokumentov, môžete nastaviť dátumy expirácie, heslá alebo povoliť prezeranie vašich dokumentov len používateľom, ktorí poskytli IP adresu.
11. Ako môžem zabrániť viacerým používateľom v prístupe k zdieľanému odkazu na daný dokument?
Toto je jednoduché v HelpRange. Nastavujete iba - Len jeden používateľ môže zobraziť naraz - pre daný odkaz. Malo by to obmedziť počet používateľov pristupujúcich k danému odkazu na jedného.
Generovanie kontaktov
12. Môžem použiť HelpRange na generovanie kontaktov (e-maily, telefónne čísla atď.), takže moje dokumenty budú fungovať ako magnet na záujemcov?
Áno, môžeš. Môžeš sa opýtať na e-mail, telefón alebo iné informácie používateľov, skôr ako si prezrú tvoj dokument (choď do Ovládania prístupu a zaškrtni Zobraziť úvodnú stránku). Môžeš si prispôsobiť svoju úvodnú stránku, prosím, choď do sekcie Pristátia, vytvor svoju úvodnú stránku a potom ju použi výberom Šablóny úvodnej stránky v nastaveniach adresára. Aby si sa vyhol právnym problémom, môžeš poskytnúť vlastné HTML políčko na súhlas, ktoré sa použije pod naším zaškrtávacím políčkom (môžeš nastaviť vlastnú šablónu vo svojich nastaveniach, ale musíš byť administrátorom tímu). Navyše, môžeš stiahnuť celý zoznam poskytnutých e-mailov, telefónnych čísel atď. ako CSV súbor pre daný odkaz. Navyše, môžeš použiť vlastné doménové meno, musíš ísť do nastavení svojho profilu a kliknúť na Nastaviť doménu.. Additionally you can set requirements for provided user info, you can require work email, you can verify that provided email is really owned by user (HelpRange can send OTP code to user for verification), you can require phone number and much more...
13. Môžem použiť svoj vlastný jazyk ako jazyk úvodnej stránky?
Áno, môžete. Môžete poskytnúť 'preklady' pre texty na úvodnej stránke v nastaveniach profilu. Robíte to tak, že zadáte JSON slovník, napríklad (pre poľštinu): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analytika a Sledovanie
14. Ako sledovať, kto otvoril daný dokument?
Existujú tri možnosti. Prvá je vytvoriť špeciálny odkaz pre daného používateľa/skupinu. Druhá je pridať parametre dotazu k danému odkazu na dokument. Napríklad, ak je váš odkaz https://www.helprange.com/view/somelinkid, potom môžete pridať napríklad parametra dotazu ?user=someid, aby ste zdieľali https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. Posledná možnosť je opýtať sa na e-mail používateľov, telefónne čísla alebo iné informácie predtým, ako si budú môcť prezerať váš dokument (choďte do sekcie Prístupové ovládanie a zaškrtnite políčko Zobraziť uvítaciu stránku). Môžete si upraviť svoju uvítaciu stránku, prejdite na sekciu Pristátia, vytvorte svoju uvítaciu stránku a potom ju použite vybraním šablóny uvítacej stránky v nastaveniach Vášho adresáru. Navyše, môžete si stiahnuť celý zoznam poskytnutých e-mailov, telefónnych čísiel atď. ako CSV súbor pre daný odkaz.
15. Môžem obmedziť počet zobrazení pre daný dokument s odkazom?
Áno, je to veľmi jednoduché v HelpRange: prejdite na Prístupové kontroly a zadajte požadovaný limit zobrazení pre daný odkaz.
16. Čo je hodnotenie angažovanosti?
Skóre angažovanosti je hrubý odhad toho, ako sa daný používateľ angažoval, keď si prezeral dokument. Vo všeobecnosti je vypočítané ako pomer počtu strán, ktoré daný používateľ prezrel aspoň niekoľko sekúnd, k celkovému počtu strán, ale tento pomer je normalizovaný celkovým počtom strán pre daný dokument, aby bolo jednoduchšie danému počtu bodov na stránku skórovať pre dlhšie dokumenty. Maximálna hodnota je 100.
17. Ako sa generujú teplotné mapy?
Termografické mapy sa vytvárajú na základe: pohybu myši, rolovania a kliknutí myšou. Červené body označujú kliknutia. Fialová oblasť znamená, že používateľ strávil nejaký čas v danej oblasti, červená značí kliknutie, žltá je len hranica fialovej, neznamená toho veľa, rovnako ako zelená. Agregované termografické mapy sú na stránke so štatistikami, individuálne sú v Nahrávkach.
Značkovanie
18. Ako použiť moju vlastnú vlastnú doménu pre súbory odkazov?
Môžete použiť vlastné vlastné doménové meno s ochranou protokolu SSL/TLS (Https), musíte ísť do nastavenia svojho profilu a kliknúť na Nastaviť doménu. Táto možnosť bude fungovať iba pre predplatené účty.
19. Ako vložiť dokument na vašu webovú stránku, aby ste použili vlastnú doménu?
Môžete používať svoju doménu tým, že na svoje webové stránky vložíte odkaz na váš dokument. Choďte do sekcie Kontrola prístupu pre daný dokument a potom kliknite na tlačidlo Vložiť. Tu môžete kopírovať/vkladať daný kód pre vloženie na svoje webové stránky pre svoju vlastnú url. Ale, môžete používať vlastný názov domény bez vkladania prehliadača na svoje webové stránky, musíte ísť do nastavení svojho profilu a kliknite na Nastaviť doménu. Táto možnosť bude fungovať iba pre predplatné účty.
Prevencia snímkov obrazovky
20. Ako zabrániť ľuďom vytvárať snímky obrazovky z môjho dokumentu?
Toto je veľmi jednoduché v HelpRange. Stačí upraviť váš odkaz v Access Controls a nastaviť začiarkavacie políčko Screenshot Mask. Veľkosť masky môžete prispôsobiť v nastaveniach profilu Admin. Môžete tiež upraviť priehľadnosť oblasti masky v nastaveniach profilu Admin. Pozrite sa, čo sa potom stane! Displaying mask for your document is a way to prevent screenshots. You can also change shape of your screenshot mask from rectangle to circle. Please to go Profile Settings and turn on "Circle Mask". You can also use "Whole Screen Mask". In this case mask will cover whole screen and document will be revealed only if user will hold mouse key pressed and will move the mouse (so that it is hard or impossible for him to take screenshots). Moreover, in this mode, when user tries to press any keys (what would suggest any screenshot taking activity) on the keyboard then mask will not disappear. In this mode, HelpRange will try to detect if screenshot was taken, if this is true, then access to the document will be revoked. "Whole Screen Mask" works only on Desktop.
Vodoznak
21. Ako povoliť vodoznak pre daný dokument alebo adresár?
Toto je veľmi jednoduché v HelpRange. Musíte len upraviť svoj odkaz v Access Controls a začiarknúť políčko Enable Watermarking. Alebo môžete nastaviť to isté pre celý adresár začiarknutím políčka Enable Watermarking v jeho nastaveniach Access Control. Vodoznak funguje momentálne iba pre PDF dokumenty. You can enable dynamic watermarking. It means that watermark will ge generated automatically depending on the label of the link to your document or email address of the guest used in your Data Room. So it increases security of your documents even more. You can turn on dynamic watermarking in your Profile Settings.
Ukážkové videá
Kontakt
V prípade akýchkoľvek otázok alebo pripomienok posielajte správu sem.:
