Możesz użyć HelpRange do przechowywania i udostępniania typów plików: PDF, PowerPoint (.pptx, .ppt), Word (.docx, .doc), Obrazy (bmp, jpeg, jpg, png, svg, tiff, webp), Tekst (rtf, txt), Arkusz kalkulacyjny (xls(x), csv, ods, xlr).
2. Jaki jest limit przesyłania plików dokumentów?
Obecnie domyślny limit wynosi 80MB. Jeżeli chcesz przesłać większe dokumenty, prosimy o kontakt.
3. Co to są linki do plików dokumentów?
Pozwalasz na dostęp do plików dokumentów w HelpRange za pomocą udostępnionych linków. Możesz tworzyć tyle takich linków dla danego pliku dokumentu, ile chcesz. Każdy taki link może być oznaczony przez użytkownika/grupę przypisaną do niego. Dzięki temu możesz śledzić, kto dokładnie otworzył i obejrzał Twój dokument.
4. Jak działa śledzenie dokumentów?
Przesyłasz swój dokument do HelpRange, a my dajemy ci bezpieczny link do tego dokumentu, który możesz udostępnić. Kiedy użytkownik otwiera dany link w przeglądarce, może go przeglądać lub pobierać (jeśli nie wyłączyłeś opcji „pobierz i wydrukuj”). Jeśli jest przeglądany w przeglądarce, możemy śledzić statystyki użytkowania (mapy cieplne, przeczytane strony, adres IP, używana przeglądarka i więcej...) i pokazujemy ci je w formie statystyk analitycznych w HelpRange. Jeśli pozwolisz na pobranie dokumentu, wtedy nie możemy kontrolować i śledzić pobranego dokumentu, ponieważ jest to tylko plik.
5. Jak edytować przesłane pliki dokumentów (np. po naciśnięciu przycisku wyślij)?
To jest bardzo proste: wystarczy, że prześlesz plik dokumentu o tej samej nazwie do tego samego katalogu lub klikniesz ikonę, aby przesłać zaktualizowaną wersję.
Ochrona
6. Jak HelpRange zapobiega pobieraniu/kopiowaniu/drukowaniu dokumentów przez ludzi?
Biorąc pod uwagę, że załadowałeś swój dokument do HelpRange, dajemy Ci wiele kontrolek dostępu do Twojego dokumentu. Przede wszystkim, możesz wyłączyć możliwość pobierania i drukowania Twojego dokumentu. W ten sposób pozwalasz użytkownikowi przeglądać Twój dokument tylko za pomocą Twojego linku, co oznacza, że nie tracisz nad nim kontroli i możesz użyć innej funkcji HelpRange: możliwość cofnięcia dostępu do danego linku do dokumentu w dowolnym momencie. Możesz wyłączyć możliwość przesyłania Twojego linku do innych użytkowników i wiele więcej. Musisz jednak być świadomy, że żadna metoda zapobiegania kopiowaniu Twoich materiałów nie jest doskonała. Nie możemy więc zagwarantować, że Twój dokument nie zostanie skopiowany. Możemy sobie na przykład wyobrazić sytuację, w której Twój dokument zostanie skopiowany przez wykonanie zrzutów ekranu z ekranu wyświetlającego Twój dokument (ale nawet w tym przypadku HelpRange oferuje rozwiązanie: Maska Zrzutu Ekranu).
7. Jak bezpiecznie udostępniać dokumenty na podany adres e-mail lub listę adresów e-mail (prywatne pokoje danych)?
Proszę przejść do zakładki Pokoje danych. Tutaj możesz dodać gości (jako adresy e-mail) spoza Twojej organizacji. Możesz łatwo przypisywać i kontrolować dostęp do dokumentów dla nich. Za każdym razem, gdy przypiszesz dokument dla danego gościa, HelpRange wyśle wiadomość e-mail z linkiem, gdzie goście będą musieli się uwierzytelnić (używając hasła jednorazowego wysłanego na podany adres e-mail), aby zobaczyć przypisane dokumenty. Ci goście mogą być Twoimi studentami, osobami, które zapłaciły za Twoje materiały i tak dalej. Tylko Administratorzy mogą kontrolować dostęp do dokumentów dla gości.
8. Jak wyłączyć przekazywanie twoich dokumentów?
Możesz udostępnić link do określonego dokumentu tylko jednemu użytkownikowi. Są dwie opcje, jedna z nich to ustawienie Wyłącz przekazywanie dla danego linku do dokumentu. W ten sposób tylko pierwszy użytkownik, który go otworzy, będzie mógł go otworzyć ponownie, a każdy inny użytkownik, który spróbuje otworzyć ten link, zostanie zablokowany (włącznie z właścicielem pliku). Jeśli więc jesteś właścicielem pliku, nie powinieneś otwierać danego linku do dokumentu, ponieważ udostępnianie tego linku innym użytkownikom nie będzie działać. Aby wyłączyć przekazywanie linku do dokumentu, przejdź do Kontroli Dostępu dla danego pliku i ustaw Nie zezwalaj na przekazywanie dla danego linku. Uniemożliwiamy przekazywanie linków do dokumentów na podstawie cech urządzenia, na którym link do dokumentu został otwarty po raz pierwszy. Inną opcją jest użycie funkcji Pokoje danych. W ten sposób możesz udostępniać swoje dokumenty tylko gościom (adresy e-mail) spoza swojej organizacji. Każdy gość będzie musiał się uwierzytelnić za pomocą jednorazowych haseł, aby uzyskać dostęp do dokumentów.
9. Jak działa ustawianie daty wygaśnięcia dokumentu w HelpRange?
To jest proste: ustalasz datę wygaśnięcia dla danego linku do swojego dokumentu. Po upływie daty ważności link wygaśnie, więc nikt, kto będzie chciał uzyskać dostęp do twojego dokumentu za pomocą tego linku, nie będzie mógł tego zrobić.
10. Jak mogę mieć pewność, że nikt poza osobami z danej grupy nie zobaczy mojego dokumentu?
Nie ma sposobu, aby być pewnym na 100%. Jednakże, wprowadzamy wiele metod, aby umożliwić przeglądanie Twoich materiałów tylko określonej grupie osób. Oprócz wyłączenia możliwości pobierania i drukowania Twoich dokumentów, możesz ustawić daty wygaśnięcia, hasła, lub umożliwić przeglądanie dokumentów tylko użytkownikom z określonym adresem IP.
11. Jak mogę zapobiec dostępowi wielu użytkowników do udostępnionego linku do danego dokumentu?
To jest proste w HelpRange. Ustawiasz opcję - Tylko jeden użytkownik może oglądać jednocześnie - dla danego linku. Powinno to ograniczyć liczbę użytkowników uzyskujących dostęp do danego linku do jednego.
Generowanie leadów
12. Czy mogę używać HelpRange do generowania leadów (e-maile, numery telefonów itp.), aby moje dokumenty działały jako magnesy na leady?
Tak, możesz. Możesz zapytać o email użytkowników, telefon lub inne informacje przed tym, jak zobaczą twój dokument (przejdź do Kontroli Dostępu i zaznacz Pokaż stronę docelową). Aby dostosować swoją stronę docelową, przejdź do Stron Docelowych, zbuduj swoją stronę docelową, a następnie użyj jej, wybierając Szablon Strony Docelowej w Ustawieniach Katalogu. Aby uniknąć problemów prawnych, możesz dostarczyć własne niestandardowe okno zgody HTML, które będzie używane poniżej naszego pola wyboru (możesz ustawić własny szablon w swoich Ustawieniach, ale musisz być administratorem zespołu). Ponadto możesz pobrać całą listę dostarczonych emaili, numerów telefonów itp. jako plik CSV dla danego linku. Możesz również użyć własnej nazwy domeny, musisz przejść do Ustawień Profilu i kliknąć Ustaw Domenę. Dodatkowo możesz ustawić wymagania dotyczące dostarczonych informacji użytkownika, możesz wymagać służbowego emaila, możesz zweryfikować, czy podany email naprawdę należy do użytkownika (HelpRange może wysłać kod OTP do użytkownika w celu weryfikacji), możesz wymagać numeru telefonu i wiele więcej....
13. Czy mogę użyć własnego języka jako języka strony docelowej?
Tak, możesz. Możesz dostarczać tłumaczenia dla tekstów na stronie docelowej w Ustawieniach Profilu. Robisz to, dostarczając słownik JSON, jak na przykład (dla języka polskiego): {"Phone": "Telefon", "First Name": "Imię"}
Analityka i śledzenie
14. Jak śledzić, kto otworzył dany dokument?
Istnieją trzy możliwości. Pierwszą z nich jest stworzenie dedykowanego linku dla danego użytkownika/grupy. Drugą możliwością jest dodanie parametrów zapytania do danego linku dokumentu. Na przykład, jeśli Twój link to https://www.helprange.com/view/somelinkid, możesz dodać na przykład parametr zapytania ?user=someid, aby udostępnić https://www.helprange.com/view/somelinkid?user=someid. Ostatnią możliwością jest poproszenie użytkowników o podanie adresu e-mail, numeru telefonu lub innych informacji przed obejrzeniem Twojego dokumentu (przejdź do Kontrola Dostępu i zaznacz Pokaż stronę docelową). Aby dostosować swoją stronę docelową, przejdź do sekcji Strony Docelowe (Landings), zbuduj swoją stronę docelową, a następnie użyj jej, wybierając Szablon Strony Docelowej w Ustawieniach Katalogu. Ponadto możesz pobrać całą listę podanych adresów e-mail, numerów telefonów itp. jako plik CSV dla danego linku.
15. Czy mogę ograniczyć liczbę wyświetleń dla danego linku do dokumentu?
Tak, to jest bardzo proste w HelpRange: przejdź do Kontroli Dostępu i podaj limit wyświetleń dla danego linku.
16. Co to jest wskaźnik zaangażowania?
Wskaźnik zaangażowania to przybliżona ocena, jak bardzo zaangażowany był dany użytkownik podczas przeglądania dokumentu. Zasadniczo oblicza się go jako stosunek liczby stron, które dany użytkownik przeglądał przez co najmniej kilka sekund, do całkowitej liczby stron, ale ten stosunek jest normalizowany przez całkowitą liczbę stron w danym dokumencie, aby łatwiej było uzyskać określoną liczbę punktów na stronę w przypadku dłuższych dokumentów. Maksymalna wartość wynosi 100.
17. Jak generowane są mapy cieplne?
Tworzone są mapy cieplne, które opierają się na: ruchach myszki, przewijaniu i kliknięciach myszką. Czerwone kropki oznaczają kliknięcia. Obszar w kolorze fioletowym oznacza, że użytkownik spędzał jakiś czas w danym miejscu, czerwony oznacza kliknięcie, żółty jest tylko granicą fioletowego, nie oznacza wiele, to samo z zielonym. Zagregowane mapy cieplne znajdują się na stronie ze statystykami, a indywidualne w nagraniach.
Branding
18. Jak używać własnej niestandardowej domeny do linków do plików?
Możesz użyć własnej niestandardowej nazwy domeny z ochroną protokołu SSL/TLS (Https), musisz przejść do ustawień profilu i kliknąć „Ustaw domenę”. Ta opcja będzie działać tylko dla subskrybowanych kont.
19. Jak osadzić dokument na swojej stronie internetowej, aby korzystać z własnej domeny?
Możesz użyć swojej domeny, osadzając link do dokumentu na swojej stronie internetowej. Przejdź do Kontroli Dostępu dla danego dokumentu, a następnie kliknij przycisk „Osadź”. Tutaj możesz skopiować/wkleić podany kod osadzania na swojej stronie internetowej, aby uzyskać własny adres URL. Możesz jednak użyć własnej niestandardowej nazwy domeny bez osadzania przeglądarki na swojej stronie internetowej. Musisz przejść do Ustawień Profilu i kliknąć „Ustaw Domenę”. Ta opcja będzie działać tylko dla subskrybowanych kont.
Zapobieganie zrzutom ekranu
20. Jak zapobiec robieniu zrzutów ekranu mojego dokumentu?
To jest bardzo proste w HelpRange. Wystarczy, że edytujesz swój link w zakładce Kontrolki Dostępu i zaznaczysz pole wyboru Ochrona Zrzutów Ekranu lub Maskowanie Zrzutów Ekranu. Jeśli wybierzesz Ochrona Zrzutów Ekranu, twoi użytkownicy będą musieli zainstalować aplikację na Androidzie, iPhonie lub iPadzie, aby przeglądać twoje dokumenty. W przypadku Maskowania Zrzutów Ekranu zapobiegniesz robieniu zdjęć twoich dokumentów, ponieważ użytkownicy będą widzieć tylko część twojego dokumentu naraz. Możesz dostosować rozmiar maski w ustawieniach profilu administracyjnego. Możesz także dostosować przezroczystość obszaru maski w ustawieniach profilu administracyjnego. Możesz również zmienić kształt swojej maski zrzutu ekranu z prostokątnego na okrągły. Przejdź do ustawień profilu i włącz Maskę Okręgu.
Znak wodny
21. Jak włączyć znak wodny dla danego dokumentu lub katalogu?
To jest bardzo proste w HelpRange. Wystarczy edytować łącze w sekcji Kontrola dostępu i zaznaczyć pole wyboru Włącz znak wodny. Można także ustawić to dla całego katalogu, zaznaczając pole wyboru Włącz znak wodny w jego ustawieniach Kontrola dostępu. Znak wodny obecnie działa tylko dla dokumentów PDF. Można włączyć dynamiczny znak wodny. Oznacza to, że znak wodny będzie generowany automatycznie w zależności od etykiety łącza do dokumentu lub adresu e-mail gościa używanego w Twojej Wirtualnej Sali Danych (+ data otwarcia dokumentu). Zwiększa to jeszcze bardziej bezpieczeństwo Twoich dokumentów. Dynamiczny znak wodny można włączyć w ustawieniach Profilu.
