Firmare un PDF sembra banale finché qualcuno non chiede “chi l’ha firmato, e quando?”. In questa guida vediamo i tre modi pratici per farlo in Italia: la firma disegnata gratuita, la firma digitale con kit o firma remota, e la richiesta di firma online con codice via e-mail e audit trail. Per ciascuno: come si fa passo per passo, cosa prova e quando basta.
Procedure verificate il 10 novembre 2026. HelpRange è il nostro prodotto: crea una firma elettronica semplice, e lo diciamo chiaramente dove non basta. Questo testo non costituisce consulenza legale.
La domanda giusta non è “come metto la firma sul PDF”, ma “che valore deve avere”. Il Regolamento eIDAS e il Codice dell’amministrazione digitale (CAD) distinguono tre livelli: firma elettronica semplice, firma elettronica avanzata (FEA) e firma elettronica qualificata (FEQ), di cui la firma digitale è la versione italiana più diffusa. Li spieghiamo in dettaglio nella guida tipi di firma elettronica: FES, FEA, FEQ e firma digitale.
In pratica: un NDA, un preventivo accettato o un verbale di consegna si firmano con una firma elettronica semplice, purché ci siano prove sufficienti. Una compravendita immobiliare o un deposito al Registro Imprese richiedono invece la firma digitale. In mezzo ci sono i contratti per cui la legge chiede la forma scritta: lì serve almeno una FEA.
Se ti basta “mettere la firma” su un documento, non serve comprare nulla. Ecco i modi più usati:
Attenzione al limite: questi metodi incollano un’immagine della firma nel PDF. Tecnicamente è una firma elettronica semplice, ma priva di prove: nessuno registra chi ha firmato, da quale casella e-mail o dispositivo, né se il file è stato modificato dopo. Va bene per un modulo interno o una ricevuta; per un contratto con un cliente o un fornitore conviene il metodo 3.
La firma digitale richiede un certificato qualificato intestato a te, rilasciato da un prestatore iscritto nell’elenco AgID (per esempio Aruba, InfoCert, Namirial o Poste Italiane). Il certificato può stare su una smart card con lettore, su un token USB oppure su un server del prestatore (firma remota). Quanto costa ciascuna soluzione lo trovi nella guida quanto costa la firma digitale nel 2026.
I passaggi tipici per firmare digitalmente un PDF:
Per verificare un PDF firmato digitalmente si usano i servizi di verifica dei prestatori o il software di firma stesso, che controllano il certificato e l’integrità del documento.
Con la firma remota il certificato non è sulla tua carta ma in un dispositivo sicuro del prestatore. Per firmare inserisci il PIN e un codice OTP ricevuto via SMS o generato da un’app (o da un piccolo dispositivo OTP). Il risultato giuridico è lo stesso della smart card: una firma digitale a tutti gli effetti, utilizzabile da computer, tablet e telefono senza lettori né driver.
Poste Italiane, per esempio, chiede un’identità SPID di livello 3 per acquistare online la propria firma digitale remota, e per firmare usa PIN e codice SMS sul numero registrato. Aruba e InfoCert offrono versioni con OTP su app o su dispositivo. È la scelta più comoda per chi firma spesso in mobilità, ma resta un certificato personale: ogni persona che deve firmare ne ha bisogno di uno proprio.
Quando a firmare è l’altra parte – un cliente, un candidato, un fornitore – non puoi chiedergli di comprare un kit di firma digitale. La soluzione più usata per i contratti senza requisiti di forma è una piattaforma che crea una firma elettronica semplice ma documentata. Con la firma elettronica di HelpRange funziona così:
Cosa non fa HelpRange, per onestà: non è una firma digitale, né una FEA o FEQ, non controlla documenti d’identità e non usa OTP via SMS. Il valore della firma elettronica semplice è valutato liberamente dal giudice (art. 20, comma 1-bis CAD), tenendo conto di sicurezza, integrità e immodificabilità: per questo contano le prove raccolte. Se stai valutando altri servizi, nel confronto dei software di firma elettronica in Italia trovi Namirial, InfoCert GoSign, Docusign e Youtrust fianco a fianco.
È la firma che fai con una penna speciale su un tablet allo sportello della banca, dal concessionario o in farmacia. Il sistema registra non solo il tratto, ma anche dati biometrici come pressione, velocità e accelerazione, cifrati e legati al documento. In Italia viene generalmente configurata come firma elettronica avanzata, con regole tecniche precise e un’informativa privacy per il trattamento dei dati biometrici.
Ha senso quando il cliente è fisicamente presente e l’azienda firma molti moduli ogni giorno. Per far firmare a distanza un documento non serve: chi firma da casa non ha il tablet grafometrico, e qui entrano in gioco la firma remota o le richieste di firma online.
Word ha una funzione “Riga della firma” che inserisce una firma con certificato, ma richiede un certificato digitale installato sul computer e funziona solo nella versione desktop per Windows. Nella pratica italiana conviene quasi sempre esportare il documento in PDF (File › Salva con nome › PDF, oppure in Google Docs File › Scarica › PDF) e firmare il PDF con uno dei metodi visti sopra. Il PDF ha anche il vantaggio di non cambiare impaginazione da un computer all’altro, e di poter essere sigillato.
Se usi già Docusign o un servizio locale, guarda anche le pagine alternativa a Docusign, alternativa a Namirial, alternativa a InfoCert GoSign e alternativa a Youtrust.
Con Adobe Acrobat Reader (Compila e firma), con Anteprima su Mac, con Markup su iPhone o con uno strumento online gratuito. Ottieni una firma disegnata senza prove di chi ha firmato: va bene per moduli interni, meno per i contratti.
Serve un certificato qualificato su smart card, token o firma remota. Si apre il software del prestatore, si sceglie il formato PAdES (resta un .pdf) o CAdES (.p7m), si inserisce il PIN, ed eventualmente il codice OTP, e si salva il file firmato.
È una firma digitale in cui il certificato è custodito dal prestatore: firmi con PIN e un codice monouso via SMS o app, da qualsiasi dispositivo, senza lettore di smart card.
È una firma elettronica semplice: non le si può negare efficacia solo perché è elettronica, ma il giudice ne valuta liberamente il valore. Senza prove di chi ha firmato e dell’integrità del file, quel valore è debole.
Sì, se il contratto non richiede la forma scritta o la firma qualificata: una richiesta di firma online con codice via e-mail, audit trail e PDF sigillato è la via più semplice. Per gli atti dell’art. 1350 c.c. serve invece la firma digitale di entrambe le parti.
Esporta il documento in PDF e firma il PDF. La riga della firma di Word richiede un certificato installato e la versione desktop per Windows.
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