契約書やPDFに電子署名するやり方（無料の方法と、証拠を残す方法）

日本では「電子サイン」と「電子署名」が混ざって使われています。電子サインは、画面上に手書きした署名や、クリックによる同意など、電子的に意思を示す方法全般を指す広い言葉です。電子署名は、電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）第2条第1項が定める用語で、その電子文書を誰が作成したかを示し、後から改変されていないかを確認できる措置をいいます。

実務では、PDFに署名の画像を置くだけのものは電子サイン、ハッシュ値と暗号技術で文書を封印し、改ざんを検知できるものは電子署名、と考えると整理しやすいでしょう。法律上の位置づけや当事者型・立会人型の違いは電子署名とは：仕組みと法律のガイドで詳しく説明しています。

自分ひとりがPDFに署名して返送するだけなら、無料の方法で十分なことが多いです。代表的なのは次の方法です。

• ブラウザで：HelpRangeの無料ツールでPDFに署名。PDFを開き、署名を描くか入力して配置し、署名済みのPDFをダウンロードします。
• PDFリーダーで：Adobe Acrobat Reader の「入力と署名」機能で、手書きまたは入力した署名をPDFに配置できます。
• Macで：標準アプリ「プレビュー」のマークアップから署名を作成し、PDFに貼り付けられます。
• iPhoneで：「ファイル」アプリやメールの添付ファイルでPDFを開き、マークアップの「署名」を追加します。

いずれも署名の「見た目」をPDFに加える方法です。署名した時刻や相手の確認記録は残らないため、社内の確認書類や、相手が紙のスキャンでもよいと言っている書類に向いています。

画像を貼っただけのPDFは、誰でも同じ見た目の署名を作れます。後から「自分は署名していない」「受け取った版と違う」と言われたとき、示せる証拠がほとんどありません。契約書であれば、少なくとも次の記録を残せる方法を選ぶのが安全です。

• 署名者がそのメールアドレスを使える本人だったこと（ワンタイムコードなど）
• 署名に同意した操作と、その日時・IPアドレス・端末
• 署名前の文書と署名後の文書のハッシュ値（指紋）
• 署名後に改変されると検知できる封印

こうした記録を自動で残すのが、電子契約サービスやHelpRangeのような電子署名の仕組みです。民事訴訟では、文書が本人の意思で作成されたかを裁判所が証拠全体から判断するため、記録が多いほど説明しやすくなります。

電子契約サービスの操作はサービスごとに少しずつ違いますが、流れはほぼ共通です。

• 1. 契約書をPDFにする：WordやExcelで作った契約書はPDFに書き出します。最終版であることを社内で確認してから送るのが基本です。
• 2. 署名者を登録する：相手方の担当者と自社の署名者のメールアドレスを入力し、必要なら署名の順番を決めます。
• 3. 署名欄を配置する：署名、日付、氏名などの入力欄を、それぞれの署名者に割り当てます。
• 4. 送信する：署名者にメールが届き、リンクから文書を開いて内容を確認し、署名します。
• 5. 完了した文書を保管する：全員の署名が終わると、署名済みのPDFと証明書を全員が受け取ります。電子帳簿保存法の対象になる取引書類は、社内の保存ルールに沿って保管してください。

紙の契約と同じく、署名前に条文の最終確認をすること、相手方の署名権限を確かめることは電子でも変わりません。

「メール 電子署名」と検索すると、メール本文そのものに付けるS/MIMEの電子署名も出てきます。こちらは送信者のなりすましや本文の改ざんを防ぐ仕組みで、契約書への署名とは別物です。契約書に署名してもらう場合は、PDFを電子署名サービスから送り、署名者にはメールで届くリンクから署名してもらうのが一般的です。

依頼メールが迷惑メールに入ることは珍しくありません。送る前に相手に一言伝える、件名に契約名を入れる、届かないときのために再送やリマインダーを使う、といった工夫で完了までの時間が短くなります。

雇用契約書そのものは、法律で書面が義務づけられているわけではなく、電子契約で結ぶ会社も増えています。注意したいのは、労働基準法第15条にもとづく労働条件の明示です。厚生労働省によると、平成31年4月からは、労働者本人が希望した場合に限り、FAXや電子メール、SNS等で明示できるようになりました（労働基準法施行規則第5条）。ただし、出力して書面にできる方法であることが条件で、本人が希望していないのに電子メールだけで済ませることはできません。

実務では、内定者に電子での受け取りを希望するか確認し、その記録を残したうえで、労働条件通知書と雇用契約書をPDFで送って署名してもらう流れが一般的です。就業規則や個別の事情によって扱いが変わることがあるため、迷う場合は社会保険労務士にご相談ください。

海外の取引先からDocuSignなどの電子署名ツールで契約書が届くこともあります。受け取る側は、メールのリンクを開き、電子的に取引することへの同意を確認し、指定された欄に署名して完了するだけで、アカウントは通常不要です。

送る側としてDocuSignを使う場合は、「エンベロープ」と呼ばれる単位で文書と受信者をまとめ、署名欄を配置して送信します。料金はユーザー単位で、年間のエンベロープ数に上限があります。料金の詳細は電子署名・電子契約の費用ガイドに、代わりの選択肢はDocuSignの代替、国内サービスとの違いは電子契約サービス比較にまとめています。

HelpRangeでは、PDFをアップロードして署名者（最大20人の署名者・確認者）を追加し、送信します。署名者はメールに届くワンタイムコードを入力し、「電子的に署名することに同意する」にチェックしてから、手書き・入力・画像アップロードのいずれかで署名します。署名者のアカウント登録は不要で、署名ページとメールは25言語に対応しています。

完了すると、送信・開封・コード確認・同意・署名の記録（UTC時刻、IPアドレス、端末）と、元のPDFと最終PDFのSHA-256をまとめた完了証明書が最終PDFに添付され、HelpRangeが電子封印（PAdES）を付けます。仕組みはシンプルな電子署名です。署名者本人の電子証明書を使う当事者型ではありません。マイナンバーカードによる本人確認も行いません。詳しくはHelpRangeの電子署名をご覧ください。クラウドサインや電子印鑑GMOサインとの違いはクラウドサインの代替、GMOサインの代替で比較しています。

• e-Gov法令検索（laws.e-gov.go.jp）：電子署名及び認証業務に関する法律 第2条第1項 – 2026年11月10日確認
• 厚生労働省：平成31年4月から労働条件の明示がFAX・メール・SNS等でもできるようになります（労働基準法施行規則第5条） – 2026年11月10日確認
• ecom.docusign.com/ja-JP：料金ページ（エンベロープ数の上限） – 2026年11月10日確認
• HelpRangeの機能：helprange.com/feature-e-signature – 2026年11月10日確認