Digital signering av PDF och Word: så skriver du under dokument online

När folk söker på ”signatur pdf” eller ”digitalt underskrift” menar de oftast en av två saker. Den första är att infoga en bild av sin namnteckning i dokumentet – du ritar med musen eller fingret, sparar och skickar tillbaka filen. Det är också en elektronisk underskrift i juridisk mening, men en svag sådan: ingenting i filen visar vem som lade dit bilden, när det skedde eller om texten ändrats efteråt.

Den andra är en signeringsprocess, där en tjänst skickar dokumentet till undertecknaren, kontrollerar något om personen (en kod till e-posten, BankID eller ett SMS), registrerar varje steg och till slut förseglar PDF:en så att ändringar syns. Resultatet är fortfarande en elektronisk underskrift, men med bevisning du kan visa upp om någon senare bestrider avtalet.

För en blankett till föreningen räcker det första. För ett kundavtal, ett sekretessavtal eller en offert som ska accepteras är det andra värt besväret. Vilken nivå lagen känner till – enkel, avancerad och kvalificerad – förklarar vi i guiden om typer av elektronisk underskrift.

Adobe Acrobat Reader (Windows och Mac): öppna PDF:en, välj ”Fyll i och signera” (Fill & Sign), klicka på ”Signera själv” och rita, skriv eller ladda upp din namnteckning. Placera den, spara filen och skicka den. Funktionen är gratis i Reader.

Förhandsvisning på Mac: öppna PDF:en i Förhandsvisning, klicka på pennikonen (Markera) och sedan på signaturknappen. Du kan skriva din namnteckning på styrplattan, hålla upp ett papper mot kameran eller rita med iPhone. Signaturen sparas och kan återanvändas – så gör du en digital signatur på Mac utan extra program.

iPhone och Android: i appen Filer på iPhone öppnar du PDF:en, trycker på markeringsverktyget och väljer ”Lägg till signatur”. På Android fungerar Adobe Acrobat Reader eller Google Drive-appens PDF-visare med samma princip.

Vårt gratisverktyg: med Signera PDF online lägger du till en namnteckning direkt i webbläsaren, utan konto.

Gemensamt för alla dessa: du signerar själv och skickar filen vidare. Det finns ingen oberoende logg, ingen kontroll av mottagarens e-post och inget sigill som visar om dokumentet ändrats. Det är ofta helt i sin ordning – men tänk efter innan du använder metoden för avtal där motparten senare kan säga ”det där har jag aldrig skrivit under”.

Microsoft Word har två funktioner som ofta blandas ihop. Signaturrad (Infoga → Signaturrad) lägger in en rad där någon kan skriva under; själva underskriften kräver ett digitalt certifikat installerat på datorn, vilket de flesta privatpersoner och småföretag inte har. Rita-fliken låter dig i stället rita din namnteckning direkt i dokumentet – enkelt, men det är bara en bild.

I Excel finns samma signaturrad under Infoga → Text → Signaturrad, och samma krav på certifikat. Vill du att någon annan ska skriva under ett kalkylblad, till exempel en offert eller en tidrapport, är det oftast enklast att spara filen som PDF (Arkiv → Spara som → PDF) och skicka PDF:en för signering.

Det är också vårt råd för Word: avsluta texten, spara som PDF och skicka PDF:en. En PDF ser likadan ut hos alla, och efter signeringen kan den förseglas så att varje ändring syns. Ett Word-dokument kan redigeras av vem som helst som öppnar det.

I Sverige förknippar många digital signering med BankID. BankID är en e-legitimation som utfärdas av bankerna; när du signerar med BankID bekräftar du i appen med din säkerhetskod eller biometri, och signeringstjänsten får en kryptografisk bekräftelse kopplad till ditt personnummer. Freja eID är en annan svensk e-legitimation som fungerar på liknande sätt.

Du kan inte ”signera en PDF med BankID” på egen hand – det kräver en e-signeringstjänst som är ansluten till BankID, och den anslutningen kostar. Svenska tjänster som Scrive (BankID som tillval i Business), Oneflow (tillval), Verified och Addo Sign erbjuder det. Vad de kostar har vi samlat i jämförelsen av e-signeringstjänster i Sverige och i guiden om vad digital signering kostar.

HelpRange erbjuder inte BankID-signering. Hos oss bekräftar varje undertecknare en engångskod som skickas till e-postadressen, och allt registreras i en verifieringslogg. Det räcker för många formfria avtal, men om din motpart, banken eller försäkringsbolaget kräver BankID ska du välja en tjänst med BankID.

Så här går det till i e-signering i HelpRange – och i princip i de flesta tjänster:

• Ladda upp PDF:en (eller spara Word-filen som PDF först).
• Lägg till undertecknare och granskare – upp till 20 – och välj om de ska skriva under i en viss ordning eller samtidigt.
• Placera fälten: underskrift, initialer, datum, namn eller fritext.
• Skicka. Varje undertecknare får ett e-postmeddelande, öppnar länken, anger engångskoden från sin e-post, kryssar i samtycket till elektronisk underskrift och skriver under genom att rita, skriva eller ladda upp sin namnteckning – på mobil eller dator, utan konto.
• Följ upp: du ser vem som öppnat, skrivit under eller avböjt (med motivering). Upp till tre påminnelser går ut automatiskt, och du kan återkalla försändelsen.
• Slutversionen: när sista personen skrivit under får alla den signerade PDF:en med ett slutintyg. Filen är förseglad (PAdES) och fingeravtrycken (SHA-256) av original och slutversion finns i loggen; vem som helst kan kontrollera en kopia på helprange.com/verify-signature.

Det HelpRange skapar är en enkel elektronisk underskrift enligt eIDAS art. 25.1. Den är inte avancerad och inte kvalificerad, och vi kontrollerar inte id-handlingar – bara att den som skrev under hade tillgång till e-postadressen.

Lagen om anställningsskydd (LAS) kräver ingen särskild form för själva anställningsavtalet. Däremot ska arbetsgivaren lämna skriftlig information om de viktigaste villkoren, i regel senast sjunde kalenderdagen efter att arbetstagaren börjat arbeta (LAS 6 c §). Många arbetsgivare samlar därför villkoren i ett avtal som båda parter signerar digitalt – med en enkel underskrift med e-postkod eller med BankID.

Var försiktigare i andra änden av anställningen. En uppsägning från arbetsgivarens sida ska vara skriftlig (LAS 8 §) och uppsägningsbeskedet ska lämnas till arbetstagaren personligen; bara om det inte rimligen kan krävas får det skickas med rekommenderat brev (LAS 10 §). Det är inget dokument att skicka för e-signering. Kollektivavtal kan ha egna formkrav – fråga facket, arbetsgivarorganisationen eller en jurist.

• Köp och gåva av fast egendom – köpehandlingen ska skrivas under på papper (jordabalken 4 kap. 1 §).
• Testamenten – skriftligt testamente med två samtidigt närvarande vittnen (ärvdabalken 10 kap. 1 §).
• Uppsägning från arbetsgivaren – skriftlig och personligen överlämnad (LAS 8 och 10 §§).
• När motparten, banken eller en upphandling kräver BankID eller en kvalificerad underskrift.

För NDA, offerter, orderbekräftelser, konsultavtal och B2B-avtal utan formkrav räcker en enkel underskrift med bra bevisning. Funderar du på att byta från en större tjänst? Läs alternativ till DocuSign eller alternativ till Scrive. Detta är ingen juridisk rådgivning.

• Förordning (EU) nr 910/2014 (eIDAS), art. 25 – EUR-Lex, kontrollerad 10 november 2026
• Lag (1982:80) om anställningsskydd, 6 c §, 8 § och 10 § – riksdagen.se, kontrollerad 10 november 2026
• Jordabalk (1970:994) 4 kap. 1 § och ärvdabalk (1958:637) 10 kap. 1 § – riksdagen.se, kontrollerad 10 november 2026
• Adobe Acrobat Reader (Fyll i och signera), Apple Förhandsvisning och Microsoft Word (Signaturrad) – produkternas egna hjälpsidor, kontrollerade 10 november 2026
• HelpRange: helprange.com/feature-e-signature – 10 november 2026