Ein PDF zu unterschreiben dauert eine Minute: Unterschrift zeichnen, an die richtige Stelle setzen, speichern. Schwieriger ist die Frage, was Sie später beweisen können – und ob der Vertrag überhaupt digital unterschrieben werden darf. Diese Anleitung zeigt die kostenlosen Wege für PDF, Word und iPhone, den Weg mit Audit-Trail und die Verträge, bei denen in Deutschland Papier oder eine qualifizierte Signatur nötig ist.
Stand: 10. November 2026. Rechtsangaben geprüft auf gesetze-im-internet.de; keine Rechtsberatung. HelpRange ist unser Produkt.
Hinter „digital unterschreiben“ stecken drei sehr verschiedene Dinge, die man auseinanderhalten sollte:
Welche Stufe Sie brauchen, hängt vom Dokument ab, nicht vom Programm. Die Unterschiede erklärt unser Leitfaden EES, FES und QES.
Für ein Formular, das Sie selbst ausfüllen und zurückschicken, reicht ein Gratis-Werkzeug. Die gängigsten:
Alle diese Wege erzeugen ein PDF mit einer sichtbaren Unterschrift. Was fehlt, ist der Nachweis: Niemand kann später zeigen, wer das Bild eingefügt hat, wann das geschah und ob das PDF danach noch verändert wurde. Für eine Anmeldung zum Sportverein ist das egal, für einen Dienstleistungsvertrag über 40.000 € nicht.
In Word gibt es zwei Möglichkeiten. Die einfache: Auf der Registerkarte „Zeichnen“ unterschreiben oder ein Bild Ihrer Unterschrift über „Einfügen → Bilder“ setzen. Die technische: Die „Signaturzeile“ in Word für Windows fügt eine digitale Signatur auf Basis eines Zertifikats ein – dafür brauchen Sie ein eigenes digitales Zertifikat, und der Empfänger sieht nur dann eine gültige Signatur, wenn er das Zertifikat prüfen kann.
In Google Docs fügen Sie über „Einfügen → Zeichnung“ eine handgezeichnete Unterschrift ein. Für mehrere Parteien ist das unpraktisch, weil jeder dieselbe Datei bearbeitet und Änderungen nach dem Unterschreiben nicht auffallen.
Unsere Empfehlung für Verträge aus Word oder Google Docs: Erst als PDF exportieren, dann unterschreiben lassen. Ein PDF sieht auf jedem Gerät gleich aus, und ein Signaturdienst kann von genau dieser Datei eine Prüfsumme bilden. So lässt sich später zeigen, dass die unterschriebene Fassung die verhandelte ist – und nicht eine Version, in der jemand nachträglich eine Zahl geändert hat.
Sobald eine andere Person unterschreiben soll, zählt die Beweiskette. Vor Gericht würdigt der Richter eine elektronische Unterschrift ohne qualifiziertes Zertifikat frei (§ 286 ZPO) – je besser Ihr Protokoll, desto leichter der Nachweis. So läuft es mit der E-Signatur von HelpRange:
Der Audit-Trail enthält jedes Ereignis mit UTC-Zeit, IP-Adresse und Gerät. Ändert jemand das PDF später, zeigt der PDF-Reader das gebrochene Siegel an, und jede Kopie lässt sich unter helprange.com/verify-signature mit dem Protokoll abgleichen. Das Ergebnis ist eine einfache elektronische Signatur (EES) – keine fortgeschrittene und keine qualifizierte Signatur, und HelpRange prüft keine Ausweisdokumente.
Im deutschen Recht gilt Formfreiheit: Die meisten Verträge können Sie in jeder Form schließen, also auch elektronisch. Dazu gehören NDAs, Angebote und Auftragsbestätigungen, Dienst-, Werk- und Freelancer-Verträge, Abnahmeprotokolle und Einwilligungen. Verlangt ein Gesetz nur die Textform (§ 126b BGB), genügt ebenfalls eine EES.
Beim Arbeitsvertrag lohnt sich ein genauer Blick. Den Vertrag selbst können Sie grundsätzlich digital schließen, und seit 2025 darf auch der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform erteilt werden (§ 2 Abs. 1 NachwG) – allerdings nicht in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, und der Arbeitnehmer muss den Empfang bestätigen. Drei Grenzen bleiben:
Ebenfalls nicht per E-Signatur: Grundstückskaufverträge und andere Geschäfte, die notariell beurkundet werden müssen. Wo genau die Grenze liegt, klären Sie bei wichtigen Verträgen mit Ihrem Anwalt.
Wenn Sie regelmäßig Verträge unterschreiben lassen, vergleichen Sie Preismodell und Signaturstufen. Unser Vergleich der E-Signatur-Anbieter stellt Skribble, FP Sign, Youtrust und DocuSign gegenüber; Einzelvergleiche finden Sie unter Skribble-Alternative, FP-Sign-Alternative, Youtrust-Alternative und HelpRange oder DocuSign. Was die einzelnen Wege kosten – auch die QES für Privatpersonen –, steht in unserem Überblick Kosten der elektronischen Signatur.
Mit dem Adobe Acrobat Reader (Ausfüllen und unterschreiben), der Vorschau auf dem Mac, der Markieren-Funktion auf dem iPhone oder unserem kostenlosen Werkzeug PDF online unterschreiben. Sie setzen damit ein Bild Ihrer Unterschrift ins PDF – ohne Protokoll, wer wann unterschrieben hat.
Für formfreie Verträge kann sie genügen, denn auch ein eingefügtes Unterschriftsbild ist eine einfache elektronische Signatur. Ihr Beweiswert ist aber gering, weil nichts zeigt, wer das Bild gesetzt hat. Für Schriftform-Fälle reicht sie nicht.
PDF in der Dateien-App oder in Mail öffnen, auf Markieren tippen, über das Plus-Symbol Signatur hinzufügen wählen, mit dem Finger unterschreiben und die Unterschrift an die richtige Stelle schieben. Danach speichern oder teilen.
Den unbefristeten Arbeitsvertrag in der Regel ja. Die Befristungsabrede braucht die Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG), also Papier oder QES; Kündigung und Aufhebungsvertrag sind nach § 623 BGB gar nicht elektronisch möglich.
Am einfachsten über die Registerkarte Zeichnen oder ein eingefügtes Bild. Für Verträge exportieren Sie das Dokument besser als PDF und lassen es über einen Signaturdienst unterschreiben, damit spätere Änderungen erkennbar sind.
Nein. Sie öffnen den Link aus der E-Mail, geben den Einmalcode ein, stimmen zu und unterschreiben im Browser. Signierseite und E-Mails gibt es in 25 Sprachen.
Einmalcode per E-Mail, Zustimmung, Audit-Trail, Abschlusszertifikat und versiegeltes PDF ab dem Pro-Plan (39 $ im Monat für das Team).
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