In breve: Una data room per la due diligence è una struttura di cartelle online e sicura in cui il venditore (o una società che raccoglie capitali) condivide i documenti che un acquirente o un investitore deve verificare prima della firma. Impostala con circa nove cartelle numerate – societario, finanziario, fiscale, commerciale, legale, PI, dipendenti, beni e IT –, aprila solo dopo un NDA, rilascia i file più sensibili per fasi e monitora chi legge cosa. La maggior parte delle operazioni di piccole e medie dimensioni dura 4–12 settimane; una data room preparata prima dell'arrivo del primo acquirente le accorcia.
Aggiornato il 9 novembre 2026. Trasparenza: HelpRange sviluppa software per data room.
La due diligence è la verifica di un'azienda da parte dell'acquirente o dell'investitore prima della firma di un'operazione. Risponde a tre domande: la società è ciò che il venditore dice che sia, cosa potrebbe andare storto dopo il closing e che effetto dovrebbe avere sul prezzo e sul contratto? Gli avvocati esaminano atti societari, contratti e contenziosi; i commercialisti verificano i numeri alla base della valutazione; gli specialisti analizzano fisco, IT, dipendenti e, se rilevante, ambiente o immobili.
È nella data room che avviene tutto questo. Invece di inviare centinaia di file via e-mail, il venditore li carica una sola volta in una struttura di cartelle numerate – l'indice della data room – e invita ogni parte con i propri permessi. Una buona data room svolge quattro funzioni:
Lo stesso vale per un round di finanziamento (gli investitori verificano la società), la vendita di un immobile (gli acquirenti verificano l'immobile e le locazioni) e la vendor due diligence (è il venditore a commissionare i report prima di andare sul mercato).
È la struttura usata dalla maggior parte degli advisor sell-side. Mantieni i numeri: diventano i nomi delle cartelle nella data room e i riferimenti in ogni domanda e risposta. Segna come “non applicabile” le voci che non esistono invece di eliminarle – mostra all'acquirente che la questione è stata considerata.
| Cartella | Cosa contiene | Chi la esamina |
|---|---|---|
| 1. Societario | Atto costitutivo, statuto, libro soci e cap table fully diluted, patti parasociali, verbali del CdA e delle assemblee (3 anni), organigramma del gruppo, procure | Avvocati societari |
| 2. Finanziario | Bilanci certificati (3 anni), reporting gestionale mensile, budget e forecast, report di quality of earnings, contratti di debito e finanziamento, analisi del capitale circolante, ricavi per cliente e per prodotto | Commercialisti, transaction services, finanziatori |
| 3. Fiscale | Dichiarazioni dei redditi della società (3–5 anni), dichiarazioni IVA e dei contributi sulle retribuzioni, verifiche fiscali e corrispondenza, documentazione sui prezzi di trasferimento, perdite fiscali riportabili | Consulenti fiscali |
| 4. Commerciale | Primi 20 contratti con clienti e fornitori, concentrazione dei clienti e churn, politiche di prezzo e sconto, pipeline e portafoglio ordini, accordi di distribuzione e partnership | Management dell'acquirente, consulenti commerciali |
| 5. Legale | Contenziosi pendenti e minacciati, licenze e autorizzazioni, contratti con clausole di change of control, registro dei contratti rilevanti, corrispondenza con le autorità di vigilanza | Avvocati |
| 6. Proprietà intellettuale | Brevetti, marchi e domini, cessioni di PI da fondatori, dipendenti e collaboratori, licenze in entrata e in uscita, report sull'uso di software open source | Avvocati esperti di PI, consulenti tecnici |
| 7. Dipendenti | Organigramma, principali contratti di lavoro, piani di incentivazione e di stock option, riepilogo di organico e retribuzioni, obblighi pensionistici, contenziosi di lavoro | Giuslavoristi, HR |
| 8. Immobili e beni | Contratti di locazione e titoli di proprietà, registro dei cespiti, polizze assicurative e storico dei sinistri, autorizzazioni e relazioni ambientali | Avvocati immobiliaristi, assicuratori |
| 9. IT e protezione dei dati | Panoramica dei sistemi IT, registri dei trattamenti GDPR, registro delle violazioni dei dati, policy e certificazioni di sicurezza, accordi sul trattamento dei dati con i principali fornitori | Specialisti IT e privacy |
Liste specifiche per tipo di operazione, con 40–70 documenti ciascuna: M&A · legale · finanziaria · fiscale · immobiliare · raccolta fondi per startup · tutte le checklist di due diligence
Scegli il tipo di operazione e togli la spunta a ciò che non serve. Scarica l'indice come file Excel con le colonne Stato, Proprietario, Scadenza e Note, copialo in Google Sheets o scarica le cartelle numerate vuote in uno ZIP da riempire sul tuo computer. Gratis, senza e-mail.
Gratis per iniziare, senza carta di credito. Dopo la registrazione, apri Data room → Nuova data room e aggiungi le cartelle numerate del tuo indice (lo ZIP ha la stessa struttura); gli ospiti le vedono nello stesso ordine e tu vedi chi ha letto quale documento.
Crea questa data room in HelpRangeIl file Excel ha le colonne Stato, Proprietario, Scadenza e Note e un menu a tendina per lo stato. Un punto di partenza pratico – adattalo con i tuoi consulenti.
Ti servono cartelle per un settore specifico – biotech, SaaS, fotovoltaico, fondi immobiliari? Lo Generatore AI di indici per data room ne crea una a partire da una frase sulla tua operazione. Pagina completa: strumento di checklist di due diligence.
Aprire tutto a tutti dal primo giorno è l'errore più costoso che un venditore possa fare: un offerente che si ritira ha comunque visto l'elenco dei clienti e gli stipendi. Rilascia invece le informazioni per fasi:
| Fase | Chi | Cosa vedono |
|---|---|---|
| 0. Teaser | Potenziali acquirenti o investitori | Un riepilogo anonimo di una o due pagine. Ancora nessuna data room. |
| 1. Dopo l'NDA | Tutte le parti interessate | Information memorandum o pitch deck, dati finanziari di sintesi, cartelle di alto livello. Dati di clienti e dipendenti aggregati o anonimizzati. |
| 2. Dopo la lettera d'intenti | Offerenti in shortlist e i loro consulenti | La data room completa: contratti, dati finanziari dettagliati, cartelle fiscali, legali e di PI. |
| 3. Confermativa / clean room | L'offerente preferito, spesso solo i suoi consulenti esterni | Dati sensibili sotto il profilo concorrenziale: nomi e prezzi dei clienti, stipendi individuali, codice sorgente, segreti commerciali. |
In pratica: un gruppo per offerente (così gli offerenti non si vedono mai tra loro), permessi sulle cartelle per gruppo, sola visualizzazione per le cartelle sensibili, una filigrana con l'e-mail del lettore su ogni pagina e una data di scadenza su ogni invito. Quando un offerente si ritira, revocagli l'accesso il giorno stesso.
La tipica vendita di una società privata di piccole o medie dimensioni; i round di finanziamento di solito sono più rapidi, le operazioni grandi o regolamentate più lente.
| Quando | Cosa succede |
|---|---|
| 2–6 settimane prima del lancio | Concordare l'indice, raccogliere i documenti principali, colmare le lacune (cessioni di PI mancanti, contratti non firmati), valutare report di vendor due diligence. |
| Settimana 0 | Teaser inviato, NDA firmati, accesso di fase 1 aperto. |
| Settimane 1–2 | Lettera d'intenti con l'offerente scelto; apertura della data room completa; arriva la prima request list dell'acquirente. |
| Settimane 2–8 | Revisione e round di domande e risposte; incontri con il management; sopralluoghi; nuovi documenti aggiunti con il loro numero di indice. |
| Settimane 6–12 | Due diligence confermativa sulle cartelle sensibili, report di due diligence, negoziazione del contratto di compravendita e della disclosure letter. |
| Firma e closing | La data room viene congelata e archiviata (spesso su chiavetta USB o come export) come documentazione di quanto divulgato; l'accesso viene revocato. |
Vuoi anche un budget per la data room? Confronta i prezzi per pagina, per GB e fissi nel calcolatore dei costi della data room, oppure verifica quanto sei pronto con il test di preparazione della data room.
Uno spazio online sicuro in cui il venditore (o la società che raccoglie capitali) carica i documenti che un acquirente o un investitore deve verificare prima della firma: atti societari, dati finanziari, fisco, contratti, PI, dipendenti e IT. L'accesso è limitato a persone nominate, ogni visualizzazione viene registrata e ai documenti si possono applicare filigrane e bloccare il download.
Di solito nove cartelle: societario, finanziario, fiscale, commerciale, legale, proprietà intellettuale, dipendenti, immobili e beni, IT e protezione dei dati. Numerale come un indice (1. Societario, 1.1 Statuto…) così ogni richiesta e risposta può rimandare allo stesso numero.
Il venditore, di solito con il suo advisor M&A o i suoi avvocati; in un round di finanziamento, la società. L'acquirente o l'investitore invia una request list e il venditore risponde caricando i documenti secondo l'indice concordato.
Per le società private di piccole e medie dimensioni, in genere 4–12 settimane dalla lettera d'intenti alla firma. Preparare le cartelle principali prima di invitare gli acquirenti è il modo più efficace per accorciarla.
No. Concedi l'accesso per fasi: prima teaser e NDA, poi una data room limitata per tutti gli offerenti, la data room completa per la shortlist e, per ultimi, i dati più sensibili (nomi dei clienti, prezzi, stipendi) – a volte solo per i consulenti esterni dell'acquirente.
I fornitori M&A tradizionali fanno pagare per pagina o per gigabyte e spesso costano migliaia per operazione. Le data room a prezzo fisso costano molto meno: HelpRange ha un piano gratuito, data room con NDA da $87 per team al mese (Max) o un Deal Room Pass una tantum da $199 per 90 giorni.
Correlati: Data room per M&A · NDA prima dell'accesso · Report sui prezzi delle data room · Cos'è una virtual data room?