Cos’è una data room virtuale?

• Cessione di quote o azioni, fusioni e acquisizioni – avvocati, revisori e fiscalisti dell’acquirente esaminano i documenti prima del contratto di compravendita.
• Round di investimento – gli investitori verificano bilanci, cap table, contratti e proprietà intellettuale.
• Operazioni immobiliari e NPL – contratti di locazione, visure catastali e ipotecarie, titoli edilizi e documenti tecnici aperti a più offerenti.
• Finanziamenti e ristrutturazioni – documenti per banche, creditori e advisor.
• Consiglio di amministrazione – materiali riservati ai soli consiglieri.

1. Indice e struttura delle cartelle – cartelle numerate: societario, bilanci, fiscale, contratti, personale, proprietà intellettuale, IT e privacy. Modello: checklist di due diligence.
2. NDA prima dell’accesso – l’ospite accetta l’accordo di riservatezza prima di aprire il primo documento.
3. Permessi – ogni offerente o advisor vede solo le proprie cartelle; l’accesso si modifica o revoca in qualsiasi momento.
4. Protezione dalle fughe – filigrana con l’e-mail del lettore, blocco di download e stampa, scadenza dell’accesso.
5. Q&A – le domande sui documenti in un unico posto.
6. Report delle attività – chi ha letto cosa, quando e per quanto; archivio a fine operazione.

• I documenti di due diligence contengono dati personali di dipendenti e clienti; il fornitore della data room è responsabile del trattamento e serve un contratto ex art. 28 GDPR.
• Se dati o servizi stanno fuori dallo SEE, è un trasferimento verso paesi terzi: secondo il Garante serve una decisione di adeguatezza (per gli USA il Data Privacy Framework, solo per società certificate) o garanzie adeguate come le clausole contrattuali standard.
• Condividete solo ciò che serve: nelle prime fasi anonimizzate elenchi del personale e retribuzioni.
• Chiedete i certificati come documenti: perimetro ISO 27001, report SOC 2; qualificazione ACN solo se rilevante (ad esempio per la PA).

Queste informazioni non costituiscono consulenza legale. Dove i fornitori conservano i dati: confronto dei fornitori.

• NDA prima dell’accesso, login con codice via e-mail, filigrana con l’e-mail del lettore, blocco dei download, analisi pagina per pagina, risposte AI basate sui documenti.
• Documenti cifrati su AWS Francoforte; applicazione, dati dell’account e analytics su AWS negli Stati Uniti.
• Prezzo per team: Free 0 USD, Pro 39 USD/mese (fino a 3 room base, senza NDA né upload degli ospiti), Unlimited 174 USD/mese o 139 USD su base annua, Deal Room Pass 199 USD per 90 giorni.
• In chiaro: ancora niente ISO 27001 né SOC 2; le nostre misure sono nella pagina sicurezza e nella pagina GDPR.

Approfondimenti: la data room virtuale di HelpRange, data room per M&A.