¿Qué es un data room virtual?

• Venta de empresas y M&A – los abogados, auditores y asesores fiscales del comprador revisan la documentación antes del contrato de compraventa (SPA).
• Rondas de inversión – el inversor revisa cuentas, tabla de capitalización, contratos y propiedad intelectual.
• Operaciones inmobiliarias – contratos de arrendamiento, notas simples registrales, licencias y documentación técnica para varios ofertantes.
• Financiación y reestructuraciones – documentación para bancos, acreedores y asesores.
• Consejo de administración – documentación de las sesiones, solo para los consejeros.

1. Índice y estructura de carpetas – carpetas numeradas: societario, financiero, fiscal, contratos, laboral, propiedad intelectual, IT y protección de datos. Plantilla: checklist de due diligence.
2. NDA antes del acceso – el invitado acepta el acuerdo de confidencialidad antes de abrir el primer documento.
3. Permisos – cada ofertante o asesor ve solo sus carpetas; el acceso se puede cambiar o revocar en cualquier momento.
4. Protección contra fugas – marca de agua con el e-mail del lector, bloqueo de descarga e impresión, fecha de caducidad del acceso.
5. Preguntas y respuestas – las dudas sobre los documentos, en un solo lugar.
6. Informe de actividad – quién leyó qué, cuándo y durante cuánto tiempo; archivo al cierre de la operación.

• La documentación de una due diligence incluye datos personales de empleados y clientes; el proveedor del data room es encargado del tratamiento y debe firmar un contrato conforme al art. 28 RGPD.
• Si los datos salen del Espacio Económico Europeo hay una transferencia internacional: según la AEPD no requiere su autorización si existe decisión de adecuación (p. ej., Suiza, Reino Unido o EE. UU. para entidades adheridas al marco de privacidad de 2023) o garantías adecuadas como las cláusulas contractuales tipo de 2021.
• Compruebe también dónde están las copias de seguridad, los registros y el soporte técnico, no solo los documentos.
• Pida los certificados como documento: alcance del ISO 27001 o informe SOC 2.

Esta información no constituye asesoramiento jurídico. Dónde guarda los datos cada proveedor: comparativa de proveedores.

• NDA antes del acceso, inicio de sesión con código por e-mail, marca de agua con el e-mail del lector, bloqueo de descargas, analítica página a página, respuestas con IA basadas en los documentos.
• Documentos cifrados en AWS Fráncfort; aplicación, datos de cuenta y analítica en AWS Estados Unidos.
• Precio por equipo: Free 0 USD, Pro 39 USD/mes (hasta 3 salas básicas, sin NDA ni subida de archivos por invitados), Unlimited 174 USD/mes o 139 USD con pago anual, Deal Room Pass 199 USD por 90 días.
• Con franqueza: todavía sin ISO 27001 ni SOC 2; nuestras medidas están en la página de seguridad y en la de RGPD.

Más: data room virtual de HelpRange, data room para M&A.