Hva er et virtuelt datarom?

• Salg av selskap, fusjoner og oppkjøp – kjøpers advokater, revisorer og skatterådgivere går gjennom dokumentene før aksjekjøpsavtalen signeres.
• Emisjoner og kapitalinnhenting – investorer ser på regnskap, aksjeeierbok og cap table, avtaler og immaterielle rettigheter.
• Eiendomstransaksjoner – leiekontrakter, grunnboksutskrifter, tillatelser og tekniske rapporter for flere budgivere.
• Finansiering og restrukturering – dokumentasjon til banker, kreditorer og rådgivere.
• Styrearbeid – styredokumenter kun for styremedlemmene.

1. Indeks og mappestruktur – nummererte mapper: selskapsforhold, økonomi, skatt, avtaler, ansatte, immaterielle rettigheter, IT og personvern. Mal: due diligence-sjekkliste.
2. Taushetserklæring før tilgang – gjesten godtar NDA-en før første dokument åpnes.
3. Tilganger – hver budgiver eller rådgiver ser bare sine mapper; tilgangen kan endres eller trekkes tilbake når som helst.
4. Beskyttelse mot lekkasjer – vannmerke med leserens e-post, sperre for nedlasting og utskrift, utløpsdato for tilgangen.
5. Q&A – spørsmål om dokumentene samlet på ett sted.
6. Aktivitetsrapport – hvem leste hva, når og hvor lenge; arkiv etter transaksjonen.

• Due diligence-dokumenter inneholder personopplysninger om ansatte og kunder; dataromsleverandøren er databehandler, så dere trenger en databehandleravtale.
• Norge er EØS-land, ikke EU-land, men GDPR gjelder gjennom EØS-avtalen. Et datarom med servere i et annet EØS-land, for eksempel Tyskland, er ingen overføring ut av EØS.
• Går dokumenter, kontodata eller logger til et land utenfor EØS, trengs et overføringsgrunnlag – adekvansbeslutning, standard personvernbestemmelser eller BCR – og en vurdering av om grunnlaget fungerer i praksis. For USA gjelder adekvansbeslutningen bare virksomheter på Data Privacy Framework-listen.
• Be om sertifiseringene som dokumentasjon: omfanget av ISO 27001, SOC 2-rapporten.

Kilde: Datatilsynet: Overføring av personopplysninger ut av EØS. Dette utgjør ikke juridisk rådgivning. Hvor leverandørene lagrer data: sammenligning av leverandører.

• NDA før tilgang, innlogging med kode på e-post, vannmerke med leserens e-post, nedlastingssperre, statistikk side for side og AI-svar basert på dokumentene.
• Dokumentene lagres kryptert i AWS Frankfurt (EØS); appen, kontoopplysninger og analyse ligger i AWS i USA.
• Pris per team: Free 0 USD, Pro 39 USD/mnd (inntil 3 enkle rom, uten NDA og opplasting fra gjester), Unlimited 174 USD/mnd eller 139 USD ved årlig betaling, Deal Room Pass 199 USD for 90 dager.
• Ærlig sagt: vi har foreløpig ikke ISO 27001 eller SOC 2; tiltakene våre står på sikkerhetssiden.

Mer: HelpRange virtuelt datarom, datarom for M&A.