Was ist ein virtueller Datenraum?

• Unternehmensverkauf und M&A – Käufer, Anwälte, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater prüfen die Unterlagen vor dem Signing.
• Finanzierungsrunden – Investoren sehen Zahlen, Cap Table, Verträge und IP-Rechte ein.
• Immobilientransaktionen – Mietverträge, Grundbuchauszüge, Baugenehmigungen und technische Unterlagen für mehrere Bieter.
• Finanzierung, Restrukturierung, NPL-Portfolios – Unterlagen für Banken, Gläubiger und Berater.
• Aufsichtsrat und Beirat – Sitzungsunterlagen nur für Mitglieder des Gremiums.
• Prüfungen – Dokumente für Prüfer, ohne E-Mail-Anhänge.

1. Index und Ordnerstruktur – nummerierte Ordner: Gesellschaftsrecht, Finanzen, Steuern, Verträge, Personal, IP, IT und Datenschutz. Vorlage: Due-Diligence-Checkliste.
2. NDA vor dem Zugriff – Externe akzeptieren die Vertraulichkeitsvereinbarung, bevor sich das erste Dokument öffnet.
3. Berechtigungen – jeder Bieter oder Berater sieht nur seine Ordner; Rechte lassen sich jederzeit ändern oder entziehen.
4. Schutz vor Weitergabe – Wasserzeichen mit der E-Mail des Lesers, Download- und Drucksperre, Ablaufdatum.
5. Q&A – Fragen zu Dokumenten werden im Datenraum gestellt und beantwortet.
6. Aktivitätsprotokoll – wer hat was wann und wie lange gelesen; nach dem Closing ein Archiv.

• Speicherort und AVV: Due-Diligence-Unterlagen enthalten personenbezogene Daten. Klären Sie, wo Dokumente, Backups und Protokolle liegen, und schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
• Hosting in Deutschland: Die DSGVO verlangt keinen deutschen Standort, aber viele Verkäufer, Betriebsräte und regulierte Unternehmen bevorzugen ihn.
• Berufsgeheimnisträger: Kanzleien und Steuerberater prüfen zusätzlich die Anforderungen des § 203 StGB an Dienstleister.
• Nachweise: BSI-C5-Testat, ISO-27001-Zertifikat mit Geltungsbereich oder SOC-2-Bericht statt eines Logos.

Welche Anbieter in Deutschland hosten: Anbietervergleich.

• NDA vor dem Zugriff, Login per E-Mail-Code, Wasserzeichen mit der E-Mail des Lesers, Download-Sperre, seitengenaue Auswertung, KI-Antworten aus den Dokumenten.
• Dokumente verschlüsselt in AWS Frankfurt; App, Kontodaten und Auswertungen in AWS in den USA. AVV auf Anfrage.
• Preis pro Team: Free 0 $, Pro 39 $/Monat (bis zu 3 einfache Datenräume, ohne NDA und Gast-Uploads), Unlimited 174 $/Monat bzw. 139 $ jährlich, Deal Room Pass 199 $ für 90 Tage.
• Ehrlich gesagt: noch kein ISO-27001- oder SOC-2-Nachweis; unsere Maßnahmen stehen unter Sicherheit.

Mehr: virtueller Datenraum von HelpRange, Datenraum für M&A.