አቅራቢን፣ የSaaS አገልግሎት ሰጪን ወይም የውጭ አገልግሎት አጋርን ከማስገባትዎ በፊት የሚጠየቁ ሰነዶች – ኩባንያ፣ የፋይናንስ ጤንነት፣ የመረጃ ደህንነት፣ የመረጃ ጥበቃ፣ ተገዢነት እና የውል ውሎች።
የሶስተኛ ወገን (አቅራቢ) ተገቢ ትጋት በአቅራቢ ላይ ከመመረኮዙ በፊት በደንበኛ ይከናወናል፦ የክፍያ አቀናባሪን የሚያስገባ ባንክ፣ የደመና አቅራቢን የሚመርጥ ኩባንያ፣ ከዋና ክፍል አቅራቢ ጋር የሚፈራረም አምራች። ዓላማው አቅራቢው እሱ ነኝ የሚለው መሆኑን፣ ለማከናወን በፋይናንስ ብቁ መሆኑን፣ ሕግን እና የደንበኛውን የራሱን የቁጥጥር ግዴታዎች የሚያከብር መሆኑን፣ እና ዳታ ወይም ወሳኝ ሂደቶችን በአደራ ለመስጠት በቂ ደህንነት ያለው መሆኑን ማረጋገጥ ነው።
ጥልቀቱ ከስጋቱ ጋር መመጣጠን አለበት። የዳታ መዳረሻ የሌለው ዝቅተኛ ስጋት ያለው አቅራቢ ማንነትን፣ የማዕቀብ ማጣሪያን እና ኢንሹራንስን ብቻ ሊፈልግ ይችላል። የግል ዳታን የሚያቀናብር ወይም ዋና ሂደትን የሚያካሂድ ወሳኝ አቅራቢ ከዚህ በታች ያለውን ሙሉ ዝርዝር፣ የደህንነት ግምገማ እና የኦዲት መብት ይፈልጋል። ብዙ ቁጥጥር የሚደረግባቸው ዘርፎች – በተለይ የፋይናንስ አገልግሎቶች – ቀጣይ ክትትልንም ይጠይቃሉ፣ ስለዚህ የምስክር ወረቀቶችን እና ሪፖርቶችን ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ ለማደስ ይጠብቁ። (ማስታወሻ፦ በM&A ውስጥ "vendor due diligence" ማለት ሻጩ በራሱ ኩባንያ ላይ የሚያሰራው ሪፖርት ማለት ነው፤ ለዚያ የM&A ማረጋገጫ ዝርዝሩን ይመልከቱ።)
ለአቅራቢው እነዚህን ግምገማዎች ለማለፍ ፈጣኑ መንገድ ዝግጁ የሆነ የእምነት ጥቅል ነው፦ ወቅታዊ የምስክር ወረቀቶች እና የኦዲት ሪፖርቶች፣ መደበኛ የተሞላ መጠይቅ፣ ፖሊሲዎች እና የዳታ ማቀናበሪያ ስምምነት አብነት፣ ሲጠየቁ ከኢሜይሎች ጋር ከማያያዝ ይልቅ በNDA በአንድ መዳረሻ-ቁጥጥር ያለው ሊንክ የሚጋሩ።
እንደ የዳታ ክፍል ማውጫ ቁጥር ተሰጥቷል፦ ክፍሎቹን እንደ አቃፊዎች ይጠቀሙ እና ቁጥሮቹን በፋይል ስሞች ውስጥ ያስቀምጡ።
CSV ፋይሉ በExcel፣ Numbers ወይም Google Sheets ይከፈታል። ተግባራዊ መነሻ ነው – ከአማካሪዎችዎ ጋር ለስምምነትዎ እና ለሕግ ክልልዎ ያስማሙት።
በደንበኛው በኩል የግዥ፣ የመረጃ ደህንነት፣ የሕግ እና የግላዊነት ቡድኖች፤ ቁጥጥር በሚደረግባቸው ድርጅቶች ደግሞ ተገዢነት እና የሶስተኛ ወገን ስጋት አስተዳደር። ለወሳኝ የውጭ አገልግሎት፣ ተቆጣጣሪዎች ፋይሉ ሲጠየቅ እንዲገኝ ሊጠብቁ ይችላሉ።
ለዝቅተኛ ስጋት አቅራቢዎች ከጥቂት ቀናት እስከ ለወሳኝ አቅራቢዎች በርካታ ሳምንታት፤ በእድሳት ጊዜ እና ለከፍተኛ ስጋት ሶስተኛ ወገኖች ቢያንስ በዓመት አንድ ጊዜ ይደገማል።
አንድ ኩባንያ ከመፈረሙ በፊት እና በግንኙነቱ ወቅት በአቅራቢ ወይም በአገልግሎት ሰጪ ላይ የሚያደርጋቸው ፍተሻዎች፦ ማንነት እና ባለቤትነት፣ የፋይናንስ ጤንነት፣ ደህንነት፣ የዳታ ጥበቃ፣ ተገዢነት እና የውል ውሎች።
የመዝገብ ቅጂ እና ባለቤትነት፣ የፋይናንስ መግለጫዎች፣ የኢንሹራንስ የምስክር ወረቀቶች፣ የደህንነት የምስክር ወረቀቶች ወይም SOC 2 ሪፖርት፣ የተሞላ የደህንነት መጠይቅ፣ የዳታ ማቀናበሪያ ስምምነት እና የንዑስ አቀናባሪዎች ዝርዝር፣ ፖሊሲዎች እና SLA።
በእድሳት ጊዜ እና በስጋት ላይ በተመሰረተ የጊዜ ሰሌዳ – በተለምዶ ለወሳኝ ወይም ከፍተኛ ስጋት ላላቸው አቅራቢዎች በዓመት አንድ ጊዜ እና ለዝቅተኛ ስጋት አቅራቢዎች ባነሰ ድግግሞሽ – እንዲሁም አገልግሎቱ ወይም ባለቤትነቱ በተቀየረ ቁጥር።
በM&A ውስጥ vendor due diligence ሻጩ ለገዢዎች ለመስጠት በራሱ ንግድ ላይ የሚያሰራው ሪፖርት ነው። በግዥ እና በሶስተኛ ወገን ስጋት አስተዳደር ውስጥ ደግሞ ደንበኛ አቅራቢዎቹን መፈተሹ ማለት ነው።
በNDA ተቀባይነት፣ በውሃ ምልክት እና በመዳረሻ ማብቂያ በዳታ ክፍል ወይም በሚከታተል ሊንክ፣ ስለዚህ SOC 2 ሪፖርቶች እና የመግቢያ ሙከራ ማጠቃለያዎች በነፃ አይተላለፉም።