Hati za kuomba kabla ya kumsajili msambazaji, mtoa huduma wa SaaS au mshirika wa utoaji huduma kwa nje – kampuni, afya ya kifedha, usalama wa taarifa, ulinzi wa data, utiifu na masharti ya mkataba.
Uchunguzi wa kina wa wahusika wengine (wasambazaji) hufanywa na mteja kabla ya kumtegemea msambazaji: benki inayomkaribisha mchakataji wa malipo, kampuni inayochagua mtoa huduma wa wingu, mtengenezaji anayesaini mkataba na msambazaji wa sehemu muhimu. Lengo ni kuthibitisha kwamba msambazaji ni yule anayedai kuwa, ana uwezo wa kifedha wa kutekeleza, anazingatia sheria na wajibu wa udhibiti wa mteja mwenyewe, na yuko salama vya kutosha kuaminiwa na data au michakato muhimu.
Kina kinapaswa kulingana na hatari. Msambazaji wa hatari ndogo asiye na ufikiaji wa data anaweza kuhitaji tu utambulisho, uchunguzi wa vikwazo na bima. Msambazaji muhimu anayechakata data binafsi au kuendesha mchakato wa msingi anahitaji orodha kamili iliyo hapa chini, tathmini ya usalama na haki ya kukagua. Sekta nyingi zinazodhibitiwa – hasa huduma za kifedha – pia zinahitaji ufuatiliaji endelevu, kwa hiyo tarajia kusasisha vyeti na ripoti angalau mara moja kwa mwaka. (Kumbuka: katika M&A, "vendor due diligence" humaanisha ripoti ambayo muuzaji huagiza kuhusu kampuni yake mwenyewe; kwa hiyo, tazama orodha ya ukaguzi ya M&A.)
Kwa msambazaji, njia ya haraka zaidi ya kupita mapitio haya ni kifurushi tayari cha uaminifu: vyeti na ripoti za ukaguzi za sasa, dodoso la kawaida lililojazwa, sera na kiolezo cha makubaliano ya uchakataji wa data, vikishirikiwa kupitia kiungo kimoja chenye udhibiti wa ufikiaji na NDA badala ya kuambatishwa kwenye barua pepe kwa ombi.
Imepangwa kwa nambari kama faharasa ya chumba cha data: tumia sehemu kama folda na uhifadhi nambari katika majina ya faili.
CSV hufunguka katika Excel, Numbers au Google Sheets. Ni mahali pa kuanzia kwa vitendo – irekebishe kulingana na mkataba wako na mamlaka ya kisheria pamoja na washauri wako.
Timu za ununuzi, usalama wa taarifa, sheria na faragha upande wa mteja; katika kampuni zinazodhibitiwa pia timu za uzingatiaji na usimamizi wa hatari za wahusika wengine. Kwa utoaji huduma kwa nje muhimu, wadhibiti wanaweza kutarajia faili lipatikane kwa ombi.
Kuanzia siku chache kwa wasambazaji wa hatari ndogo hadi wiki kadhaa kwa wasambazaji muhimu; rudia wakati wa upyaishaji na angalau kila mwaka kwa wahusika wengine wa hatari kubwa.
Ukaguzi ambao kampuni hufanya kwa msambazaji au mtoa huduma kabla ya kutia sahihi na wakati wa uhusiano: utambulisho na umiliki, afya ya kifedha, usalama, ulinzi wa data, uzingatiaji na masharti ya mkataba.
Dondoo la rejista na umiliki, taarifa za fedha, vyeti vya bima, vyeti vya usalama au ripoti ya SOC 2, dodoso la usalama lililojazwa, makubaliano ya uchakataji wa data na orodha ya wachakataji wadogo, sera na SLA.
Wakati wa upyaishaji na kwa ratiba inayotegemea hatari – kwa kawaida kila mwaka kwa wasambazaji muhimu au wa hatari kubwa na mara chache zaidi kwa wasambazaji wa hatari ndogo – pamoja na kila huduma au umiliki unapobadilika.
Katika M&A, vendor due diligence ni ripoti ambayo muuzaji huagiza kuhusu biashara yake mwenyewe ili kuwapa wanunuzi. Katika ununuzi na usimamizi wa hatari za wahusika wengine, humaanisha mteja akikagua wasambazaji wake.
Kupitia chumba cha data au kiungo kinachofuatiliwa chenye ukubali wa NDA, alama za maji na muda wa kuisha kwa ufikiaji, ili ripoti za SOC 2 na muhtasari wa majaribio ya upenyaji zisisambazwe ovyo.