Bezpieczne przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO
W dobie masowej digitalizacji, bezpieczeństwo dokumentów staje się jednym z kluczowych aspektów, które każda firma musi brać pod uwagę. Spisywanie, przechowywanie i udostępnianie dokumentów nigdy nie było tak proste, jak teraz, ale jednocześnie nigdy nie było takie ryzykowne. W tej rozmowie skupimy się szczególnie na kwestii bezpiecznego przechowywania dokumentów zgodnie z RODO, czyli Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych.
RODO jest bez wątpienia jednym z najważniejszych aktów prawnych dotyczących ochrony danych w Unii Europejskiej. Rozporządzenie to narzuca szereg zasad i obowiązków na wszystkie podmioty przechowujące dane osobowe, w tym firmy trudniące się przechowywaniem dokumentów. Rozważmy zasady te oraz ich konsekwencje dla praktyki przechowywania dokumentów.
Według RODO, dane osobowe to "informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej". Każda firma, która przechowuje jakiekolwiek dane osobowe, musi zatem brać pod uwagę RODO. Jednym z kluczowych wymagań RODO jest, aby podmioty przechowujące dane osobowe zapewniły odpowiednią ochronę tych danych. Ochrona ta obejmuje zarówno aspekty fizyczne, jak i cyfrowe.
Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim, dokumenty przechowywane fizycznie powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu, zabezpieczonym przed uszkodzeniem, kradzieżą czy dostępem nieupoważnionych osób. Jeśli chodzi o documenty przechowywane cyfrowo, powinny być zabezpieczone za pomocą odpowiednich środków technicznych, jak szyfrowanie lub regularne tworzenie kopii zapasowych.
Wymagania RODO idą jednak dalej. Rozporządzenie to wymaga również, aby podmioty przechowujące dane osobowe prowadziły rejestr czynności przetwarzania, monitorowały dostęp do danych i regularnie aktualizowały swoje metody ochrony danych.
W kontekście praktyki przechowywania dokumentów, te wymagania oznaczają, że firmy muszą dokładnie znać, gdzie i kiedy ich dokumenty są przechowywane, kto do nich ma dostęp i jak są przechowywane. Ponadto, firmy muszą także zastanowić się nad swoją praktyką udostępniania dokumentów. W tym miejscu warto zaznaczyć, że udostępnianie dokumentów, które zawierają dane osobowe, może być trudne do zrealizowania zgodnie z RODO, jeśli używa się standardowych narzędzi. Na szczęście, na rynku dostępne są już specjalistyczne narzędzia do przechowywania i udostępniania dokumentów zgodnie z RODO. Jednym z nich jest np. HelpRange.
HelpRange to platforma do bezpiecznego przechowywania i udostępniania dokumentów, która została zaprojektowana z uwzględnieniem wymagań RODO. Znajdziemy tutaj wiele funkcji, które pomagają w zgodności z RODO, np. monitorowanie dostępu do dokumentów, tworzenie kopii zapasowych czy możliwość szyfrowania dokumentów. Ponadto, platforma integruje się z innymi narzędziami biznesowymi, jak np. systemami zarządzania dokumentami, co ułatwia monitorowanie i kontrolę dostępu do dokumentów.
Podsumowując, bezpieczne przechowywanie dokumentów zgodne z RODO to nie jest prosty temat. Z jednej strony, firmy muszą znać i zastosować szereg zasad i praktyk, które narzuca RODO. Z drugiej strony, muszą także śledzić rozwój technologiczny, aby skorzystać z najnowszych narzędzi i praktyk dostępnych na rynku. Jednak nawet w tym złożonym kontekście, prawidłowe przechowywanie dokumentów zgodne z RODO jest możliwe, a narzędzia takie jak HelpRange mogą w tym znacznie pomóc.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.