RODO a przechowywanie faktur - jak się do tego przygotować?
RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych, to przepis, który wprowadził wiele zmian w sposób przetwarzania danych osobowych, w tym także w przypadku przechowywania faktur. Podmioty gospodarcze muszą dostosować swoje procedury do wymogów RODO, aby móc bez przeszkód prowadzić swoją działalność. W tym artykule przedstawimy, jak się przygotować do przechowywania faktur zgodnie z RODO.
1. Zdefiniuj kategorie danych osobowych
Opracuj listę wszystkich kategorii danych osobowych, jakie są gromadzone przez Twoją firmę. W przypadku faktur będą to przede wszystkim: imię i nazwisko osoby, adres zamieszkania i adres e-mail, numer NIP, numer rachunku bankowego, dane dotyczące produktów i usług kupowanych przez Klientów. Następnie określ, które z nich są kluczowe dla Twojej działalności. W przypadku faktur będą to dane identyfikacyjne Klientów oraz informacje o fakturze.
2. Wybierz sposoby przechowywania danych
RODO wymaga, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się w sposób bezpieczny oraz zgodny z wymaganiami prawa. Dlatego właśnie ważne jest dokładne zdefiniowanie sposobu, w jaki przechowywane będą faktury. Można przechowywać je na komputerze lub na dysku zewnętrznym lub w ramach rozwiązań chmurowych. Ważne, aby wybrać sposoby, które zapewnią bezpieczeństwo gromadzonych danych.
3. Zdefiniuj procedury związane z przechowywaniem danych
Opracuj procedury związane z przechowywaniem danych. Określ, jakie środki zabezpieczające zostaną zastosowane, aby przechowywane dane osobowe były odpowiednio zabezpieczone. W przypadku faktur można np. stosować procedury uwierzytelniania, hasła dostępu, weryfikacje przy inicjowaniu transakcji. Należy także zdefiniować procedury posiadania lub usuwania danych osobowych Klientów.
4. Zdefiniuj prawa Klientów w związku z przechowywaniem danych
RODO wprowadza szereg obowiązków, które nakładają na przedsiębiorców konieczność informowania Klientów o prawnie przewidzianych prawach i możliwościach w zakresie przechowywania ich danych osobowych. Takie uprawnienia to m.in. prawo do dostępu do swoich danych, prawo do ich sprostowania, prawo do usunięcia swoich danych lub przenieść ich do innej wybranej przez siebie firmy. Należy poinformować Klientów o sposobie realizacji tych praw oraz o sposobie kontaktu.
5. Utwórz politykę ochrony danych osobowych
Ostatni etap przygotowania do przechowywania faktur w sposób zgodny z RODO to utworzenie polityki ochrony danych osobowych. Polityka ta powinna zawierać informacje dotyczące celu zbierania i przetwarzania danych osobowych, sposobu przetwarzania i przechowywania danych, udostępniania danych innym podmiotom, sposobu ochrony danych oraz praw Klientów. Politykę ochrony danych należy udostępnić Klientom i pracownikom.
Podsumowanie
RODO wprowadziło wiele zmian w sposobie przetwarzania danych osobowych, w tym także w przypadku przechowywania faktur. Przedsiębiorcy muszą dostosować swoje procedury do wymogów RODO, aby móc bez przeszkód prowadzić swoją działalność. Aby przygotować się do przechowywania faktur, należy zdefiniować kategorie danych osobowych, wybrać sposoby przechowywania danych, określić procedury związane z przechowywaniem danych, zdefiniować prawa Klientów w związku z przechowywaniem danych oraz utworzyć politykę ochrony danych osobowych. Przestrzeganie wymogów RODO jest dobrą praktyką biznesową, ponieważ zabezpiecza przetwarzane dane i daje Klientom poczucie bezpieczeństwa.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.