Podpis elektroniczny a dokumenty księgowe w Polsce
W Polsce, podobnie jak w innych krajach, dokumentacja księgowa i dokumenty biznesowe są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Ze względu na coraz większy postęp technologiczny, możliwości przechowywania i przetwarzania danych są coraz większe, a jednym z rozwiązań, które zyskało na popularności jest podpis elektroniczny.
Podpis elektroniczny to sposób uwierzytelnienia danej osoby bądź podmiotu, który elektronicznie podpisuje określony dokument. Podobnie jak w przypadku zwykłego podpisu odręcznego, podpis elektroniczny ma na celu zapewnienie autentyczności i integralności dokumentu, który podpisał dana osoba. Podpis elektroniczny jest możliwy dzięki wykorzystaniu kwalifikowanego certyfikatu, który jest wydawany przez akredytowane organy certyfikujące.
Zalety korzystania z podpisu elektronicznego
Korzystanie z podpisu elektronicznego niesie ze sobą wiele zalet, które przekładają się na wygodę i oszczędność czasu. Jedną z najważniejszych zalet podpisu elektronicznego jest to, że podpisywane dokumenty można przesyłać drogą elektroniczną, nie tracąc czasu na drukowanie, podpisywanie i dostarczanie dokumentów tradycyjną pocztą. Ponadto, dzięki stosowaniu podpisu elektronicznego, możliwe jest znaczne zwiększenie poziomu bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów, co jest szczególnie istotne w przypadku dokumentów o znaczeniu finansowym.
Podpis elektroniczny a dokumenty księgowe
Dokumentacja księgowa to ważny element procesu prowadzenia działalności gospodarczej. Wymaga ona przestrzegania określonych wymogów formalnych i prawnie uznanych sposobów jej prowadzenia. W Polsce istnieją określone przepisy dotyczące przechowywania dokumentów księgowych, które regulują czas ich przechowywania i sposób ich archiwizowania. Podobnie jak w przypadku dokumentów o znaczeniu prawnym, podpis elektroniczny może być wykorzystany do podpisywania dokumentów księgowych.
Przepisy regulujące podpis elektroniczny w Polsce
W Polsce podpisywanie dokumentów elektronicznych i wykorzystanie podpisu elektronicznego reguluje ustawa z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz.U. z 2016 r. poz. 272). Ustawa ta definiuje podpis elektroniczny jako dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych takich danych lub są logicznie z nimi powiązane i służą jako sposób identyfikacji osoby lub podmiotu, którzy je składają.
Podpis elektroniczny musi być wykonywany przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego, który jest wydawany przez akredytowane podmioty. Uzyskanie certyfikatu wymaga spełnienia określonych wymogów, takich jak: potwierdzenie tożsamości, weryfikacja danych teleadresowych itp.
Podsumowanie
Podpis elektroniczny to wygodne i bezpieczne rozwiązanie, które umożliwia podpisywanie dokumentów o znaczeniu prawnym oraz księgowym. W Polsce wymagania formalne dotyczące przechowywania i archiwizowania dokumentów księgowych są ściśle określone, dlatego ważne jest, aby zapoznać się z obowiązującymi przepisami i wykorzystać podpis elektroniczny zgodnie z nimi.
Check out HelpRange
Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect,
sell, e-sign and analyze usage of your documents.