Podpis elektroniczny a dokumenty handlowe - jakie są wymagania prawne?

W dobie coraz większej cyfryzacji, podpis elektroniczny staje się coraz bardziej popularnym narzędziem służącym do potwierdzania tożsamości i umów. Jednocześnie, zwiększa się także ilość dokumentów handlowych, które są przetwarzane elektronicznie. Aby takie dokumenty miały moc prawną, konieczne jest spełnienie określonych wymagań prawnych dotyczących podpisu elektronicznego.

Podstawową przesłanką prawną regulującą podpis elektroniczny jest ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o podpisie elektronicznym. Zgodnie z jej treścią, podpis elektroniczny to zbiór danych elektronicznych dodany do określonego dokumentu, który służy do potwierdzenia tożsamości osoby, która nim podpisała, oraz związania jej z tym dokumentem.

Należy pamiętać, że zwykły skan podpisu na papierze nie stanowi podpisu elektronicznego zgodnego z wymaganiami prawnymi. Aby spełnić standardy określone w ustawie, niezbędne jest użycie odpowiedniego certyfikatu kwalifikowanego i narzędzi do podpisywania dokumentów elektronicznie.

Wymagania prawne dotyczące podpisu elektronicznego są tym bardziej istotne w przypadku dokumentów handlowych. Wiele umów, faktur czy dokumentów przetwarzanych elektronicznie wymaga skutecznego i zgodnego z prawem podpisu elektronicznego. Oznacza to, że podpis musi spełniać określone wymagania dotyczące sposobu jego tworzenia, przechowywania, odczytywania i weryfikacji.

Aby podpis elektroniczny miał moc prawną, musi właściwie zidentyfikować osobę, która nim podpisała. Dlatego ważne jest, aby podpis był przyporządkowany do konkretnego użytkownika z wykorzystaniem systemów uwierzytelniających, takich jak hasła czy kody jednorazowe. Ponadto, ważne jest, aby podpis elektroniczny był wykorzystywany wyłącznie przez osobę, która jest jego właścicielem.

Z kolei, co do przechowywania dokumentów elektronicznych podpisanych elektronicznie, wymagane jest ich archiwizowanie w sposób zapewniający ich integralność i możliwość odtworzenia w oryginalnej postaci. Oznacza to, że dokumenty muszą być zabezpieczone przed modyfikacją, usunięciem lub utratą danych.

Warto również zwrócić uwagę na to, że stosowanie podpisu elektronicznego w dokumentach handlowych może wymagać specjalnych narzędzi i oprogramowania. Przedsiębiorcy zajmujący się przetwarzaniem i wymianą dokumentów elektronicznych powinni zapewnić odpowiednie zabezpieczenia i narzędzia niezbędne do korzystania z podpisu elektronicznego zgodnie z wymaganiami prawnymi.

Z punktu widzenia praktycznego, warto wybierać taki rodzaj podpisu elektronicznego, który jest powszechnie akceptowany i zgodny z polskim prawem. Do takich podpisów zaliczyć można m.in. podpis PDF i Adobe Sign podpisywany przez Adobe Document Cloud.

Podsumowując, wymagania prawne dotyczące podpisu elektronicznego w dokumentach handlowych są istotne i rosną wraz z ilością przetwarzanych elektronicznie dokumentów. Przedsiębiorcy powinni dbać o to, aby stosowany przez nich podpis elektroniczny spełniał określone wymagania prawnedotyczące sposobu jego tworzenia, przechowywania oraz odczytywania i weryfikacji. Aktywność w tej dziedzinie przyczyni się do bezpieczeństwa danych i uniknięcia problemów związanych z ważnością i skutecznością dokumentów handlowych.

Check out HelpRange

Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect, sell, e-sign and analyze usage of your documents.