Podpis elektroniczny a dokumenty handlowe - jakie są wymagania prawne?
Podpis elektroniczny, znanymi również jako cyfrowy podpis, to nowoczesny i bezpieczny sposób zatwierdzania i autoryzacji dokumentów, szczególnie tych związanych z handlem. Podpis elektroniczny umożliwia sprawne przeprowadzenie transakcji handlowych, niezależnie od miejsca pobytu stron. Ważne jest jednak, aby zrozumieć i spełnić wymagania prawne związane z podpisem elektronicznym w obszarze handlu.
Przede wszystkim, podpis elektroniczny musi mieć pewien kompatybilny standard, często określany jako eIDAS na terenie Unii Europejskiej. eIDAS, czyli „elektroniczne IDentification, Authentication and trust Services” to rozporządzenie UE, które określa jak podpisy elektroniczne powinny być tworzone i używane w transakcjach handlowych. Wymaga ono, żeby podpis elektroniczny był „zaawansowany” oraz „oparty na certyfikowanym podpisie qualifikowanym”, co oznacza, że musi być weryfikowalny i jednoznacznie związany z podpisującą osobą.
Po drugie, podpis elektroniczny musi być akceptowalny przez drugą stronę transakcji. To oznacza, że obie strony handlowe muszą uznać podpis elektroniczny jako w pełni legalny i wiążący. Unia Europejska przyjmuje tę zasadę, uznając „zaawansowane podpisy elektroniczne” jako równoważne ręcznemu podpisowi, o ile są one oparte na certyfikowanym podpisie qualifikowanym.
Podpisy elektroniczne muszą także spełniać określone techniczne i logistyczne wymagania. Na przykład, muszą być tworzone za pomocą bezpiecznej technologii, która gwarantuje autentyczność i integralność dokumentu. Powinny też być łatwe do weryfikacji, co najczęściej jest możliwe dzięki technologii blockchain.
Różne kraje mają różne przepisy dotyczące podpisów elektronicznych, ale większość z nich przyjmuje podobne standardy. W Polsce, podpisy elektroniczne są regulowane przez Ustawa o podpisie elektronicznym z 18 września 2001 r. Ta ustawa uznaje ważność podpisu elektronicznego i określa zasady oraz procedury związane z jego użyciem.
Podczas korzystania z podpisu elektronicznego, warto skorzystać z narzędzi, które ułatwiają ten proces. Tu pojawia się rozwiązania takie jak HelpRange – online PDF tool, umożliwiające ochronę dokumentów przed nieautoryzowanym dostępem. Użytkownicy mogą tworzyć, edytować i udostępniać dokumenty online, zabezpieczając je jednocześnie za pośrednictwem technologii szyfrowania. Narzędzie to umożliwia również użycie analizy użytkowania PDF, co jest szczególnie przydatne dla firm, które chcą monitorować interakcje z dokumentami.
Podsumowując, podpisy elektroniczne są ważnym narzędziem w nowoczesnym handlu. Przepisy prawne dotyczące podpisów elektronicznych są jasne i skonkretyzowane, a do ich spełnienia niezbędne są odpowiednie narzędzia i procedury. Korzystając z podpisów elektronicznych, firmy mogą przeprowadzać transakcje handlowe na odległość, zachowując prywatność i bezpieczeństwo, a tym samym przyspieszając i usprawniając procesy handlowe.
Check out HelpRange
HelpRange is "Next-Gen Documents Protection & Analytics Platform". HelpRange represents the cutting-edge platform for document access controls and in-depth analytics, ensuring superior management and usage insights for your documents.