Proteja los documentos del consejo: restrinja el acceso y evite que se compartan o se filtren

Uno de los pasos más importantes para compartir documentos de forma segura es asegurarse de que todos estén cifrados. El cifrado es el proceso de codificar la información de forma que solo las personas autorizadas puedan acceder a ella. Al cifrar los documentos, las organizaciones se aseguran de que, aunque un documento caiga en malas manos, no se pueda acceder a él sin las credenciales adecuadas.

La mayoría de los editores de PDF incluyen una opción para desactivar la impresión y la descarga del documento. Resulta especialmente útil cuando quiere compartir un documento en línea pero impedir que otros lo impriman o descarguen. Sin embargo, conviene tener en cuenta que este método no es infalible: los usuarios aún pueden hacer capturas de pantalla o usar herramientas de terceros para extraer el contenido. Por eso necesita una herramienta mejor.

Por eso, una de las formas más eficaces de impedir la distribución no autorizada de sus archivos PDF es alojarlos en una plataforma segura. Puede utilizar un servicio seguro de alojamiento de archivos como HelpRange, que ofrece funciones de seguridad avanzadas como cifrado, controles de acceso y control de versiones.

Otro aspecto clave de la seguridad documental es garantizar que todos los documentos se almacenan de forma segura. Esto significa guardarlos en una ubicación segura con controles de acceso adecuados, limitar el número de personas que tienen acceso a ellos y hacer copias de seguridad de forma periódica.

Una de las mejores funciones de HelpRange es la posibilidad de impedir que se hagan capturas de pantalla de sus documentos. Para ello, basta con activar la opción «Protección contra capturas de pantalla» en el documento correspondiente.

Para proteger sus documentos de verdad, HelpRange permite que sus lectores solo puedan verlos tras iniciar sesión correctamente (usando su correo electrónico como método de autenticación).

HelpRange también le permite impedir que su PDF se reenvíe a otras personas. Solo tiene que activar esta opción.

Lleve un registro de con quién comparte sus documentos y cuándo. Así podrá detectar cualquier uso o distribución no autorizados. Con herramientas como HelpRange puede saber quién ha visto su documento y cuándo.

En conclusión, proteger los documentos del consejo es esencial para el buen funcionamiento de una organización. Aplicar medidas de seguridad sólidas —como restringir el acceso, impedir que se compartan, el cifrado, las copias de seguridad y las auditorías periódicas— contribuye en gran medida a protegerlos. También es importante concienciar a los empleados sobre la confidencialidad y establecer protocolos que definan claramente quién puede acceder a los documentos y en qué circunstancias. Con estas medidas, las organizaciones pueden garantizar que su información crítica y sensible esté protegida frente a accesos no autorizados, que se comparta o que se filtre.

HelpRange es la «Sala de datos de nueva generación para la protección y analítica de documentos». HelpRange es una plataforma de sala de datos virtual de última generación para el control de acceso a documentos y la analítica en profundidad, que le garantiza una gestión superior de sus documentos y una visión detallada de su uso.