Cumplimiento normativo de documentos: proteja la información confidencial

Antes, las empresas compartían información confidencial, como las estrategias de las reuniones del consejo, con terceros mediante documentos en papel o correo electrónico, sin apenas preocuparse por la seguridad. La responsabilidad de las brechas de seguridad solía recaer en los destinatarios, y las empresas se eximían de cualquier responsabilidad. Hoy, en cambio, los organismos reguladores responsabilizan a las empresas de proteger la información confidencial, y los auditores recomiendan a los consejos de administración una actitud vigilante en materia de protección de la información. Diversas leyes, como la Sarbanes-Oxley (SOX), la Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) y NIST SP 800-171, velan por la protección de la información confidencial. Es imprescindible que las empresas reconozcan la importancia de proteger la información confidencial y cumplan la normativa aplicable para evitar responsabilidades.

Nuestra función de seguridad de documentos le permite limitar el acceso a la información solo a las personas autorizadas y demostrar que nadie más ha accedido a ella ni la ha utilizado. De este modo puede acreditar la fiabilidad y la seguridad de sus procesos de negocio, algo más eficaz que confiar únicamente en el cifrado: con el cifrado, una vez descifrada la información, los usuarios pueden distribuirla fácilmente a otras personas.

Gracias a nuestras funciones de seguridad y control de documentos, puede demostrar qué personas se registraron para acceder a determinada información y cuáles no, independientemente de su autorización. Además, si es necesario, puede acreditar cuándo se accedió a documentos concretos y desde qué ubicación. Asimismo, cualquier impresión de documentos puede supervisarse y registrarse.

En determinadas situaciones existe la obligación legal de conservar información durante un periodo concreto, a menudo 1 o 2 años, transcurrido el cual puede eliminarse. Sin embargo, es fundamental asegurarse de que la información se destruya en el momento adecuado y no pueda recuperarse desde copias de seguridad ni copias personales. Con el DRM de documentos de HelpRange, puede fijar una fecha de caducidad para cada documento, de modo que, a partir de esa fecha, el documento quede inaccesible y destruido a todos los efectos. Para más información, consulte las directrices de retención de documentos.

En un procedimiento judicial de exhibición de pruebas (discovery), o al facilitar documentos a sus propios asesores, es posible que tenga que dar acceso a documentos privilegiados a abogados u otros investigadores. Es importante garantizar que solo se utilicen los documentos autorizados y saber qué partes han accedido a ellos. Así evitará eficazmente que otros hagan «expediciones de pesca» en su información y cumplirá la normativa NIST SP 800-171 sobre el acceso controlado a la información. Además, si establece una fecha de caducidad para la información, podrá revocar el acceso de inmediato cuando sea necesario.

HelpRange es la «Sala de datos de nueva generación para la protección y analítica de documentos». HelpRange es una plataforma de sala de datos virtual de última generación para el control de acceso a documentos y la analítica en profundidad, que le garantiza una gestión superior de sus documentos y una visión detallada de su uso.