Dokumentumok szabályozási megfelelése. Az érzékeny információk védelme

Korábban a vállalatok a bizalmas információkat, például az igazgatósági üléseken tárgyalt stratégiákat, papíron vagy e-mailben osztották meg külső felekkel, és alig törődtek a biztonsággal. A biztonsági incidensekért gyakran a címzetteket tették felelőssé, a vállalatok pedig minden felelősség alól mentesítették magukat. Ma viszont a szabályozó hatóságok a vállalatokat vonják felelősségre a bizalmas információk védelméért, a könyvvizsgálók pedig azt javasolják az igazgatóságoknak, hogy éberen kezeljék az információvédelmet. Az érzékeny információk védelmét többek között a Sarbanes-Oxley (SOX), a Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), a Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) és a NIST SP 800-171 biztosítja. A vállalatoknak fel kell ismerniük a bizalmas információk védelmének fontosságát, és be kell tartaniuk a vonatkozó előírásokat, hogy elkerüljék a felelősségre vonást.

Dokumentumbiztonsági funkciónkkal az információkhoz való hozzáférést kizárólag a jogosult személyekre korlátozhatod, és bizonyítékot kapsz arra, hogy rajtuk kívül senki sem fért hozzá az információkhoz és nem használta azokat. Így igazolhatod üzleti folyamataid megbízhatóságát és biztonságát, ami hatékonyabb, mint pusztán a titkosításra hagyatkozni. Titkosítás esetén ugyanis a felhasználók a visszafejtés után könnyen továbbadhatják az információkat másoknak.

Dokumentumbiztonsági és -vezérlési funkcióinkkal igazolhatod, kik regisztráltak bizonyos információk eléréséhez és kik nem, függetlenül a jogosultságuktól. Szükség esetén azt is igazolhatod, mikor és honnan nyitották meg az egyes dokumentumokat. Emellett minden dokumentumnyomtatás nyomon követhető és naplózható.

Bizonyos helyzetekben jogszabály írja elő az információk meghatározott ideig – gyakran 1 vagy 2 évig – történő megőrzését, amelynek leteltével az információk megsemmisíthetők. Kulcsfontosságú azonban, hogy az információk a megfelelő időpontban megsemmisüljenek, és ne lehessen őket visszaállítani biztonsági mentésekből vagy személyes másolatokból. A HelpRange dokumentum-DRM-jével minden dokumentumhoz lejárati dátumot állíthatsz be, így ezt követően a dokumentum elérhetetlenné válik, és gyakorlatilag megsemmisül. További információkat a dokumentummegőrzési irányelvekben találsz.

Jogi eljárás, az úgynevezett discovery keretében, vagy amikor saját tanácsadóidnak adsz át dokumentumokat, előfordulhat, hogy ügyvédeknek vagy más vizsgálóknak hozzáférést kell adnod bizalmas dokumentumokhoz. Fontos, hogy csak az engedélyezett dokumentumokat használják, és nyomon kövesd, mely felek fértek hozzájuk. Ez a megközelítés hatékonyan megakadályozza, hogy mások „halászgassanak” az információid között, és megfelel a NIST SP 800-171 ellenőrzött információhozzáférésre vonatkozó előírásainak. Ha pedig lejárati dátumot állítasz be az információkhoz, szükség esetén azonnal visszavonhatod a hozzáférést.

A HelpRange „új generációs adatszoba dokumentumvédelemhez és elemzéshez”. A HelpRange egy korszerű virtuális adatszoba-platform, amely hozzáférés-szabályozást és részletes elemzéseket kínál a dokumentumaidhoz, így kiváló kontrollt és pontos képet kapsz a használatukról.