Soulad dokumentů s předpisy. Zabezpečení citlivých informací

Dříve firmy sdílely důvěrné informace, například strategie z jednání představenstva, s externími stranami v papírové podobě nebo e-mailem a bezpečnosti věnovaly jen malou pozornost. Odpovědnost za bezpečnostní incidenty se často přenášela na příjemce a firmy se zbavovaly jakékoli odpovědnosti. Dnes naopak regulační orgány činí firmy odpovědnými za ochranu důvěrných informací a auditoři doporučují představenstvům ostražitý přístup k ochraně informací. Ochranu citlivých informací zajišťuje řada zákonů, mimo jiné Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) a NIST SP 800-171. Firmy si musí uvědomit, jak důležité je zabezpečit důvěrné informace, a dodržovat příslušné předpisy, aby se vyhnuly odpovědnosti.

Naše funkce zabezpečení dokumentů umožňuje omezit přístup k informacím pouze na oprávněné osoby a poskytuje důkaz, že k informacím nikdo jiný nepřistupoval ani je nepoužil. Můžete tak doložit spolehlivost a bezpečnost svých obchodních procesů, což je účinnější než spoléhat pouze na šifrování. U šifrování totiž mohou uživatelé informace po dešifrování snadno předat dalším osobám.

Díky zabezpečení a kontrole dokumentů můžete doložit, které osoby se zaregistrovaly k přístupu k určitým informacím a které ne, bez ohledu na jejich oprávnění. V případě potřeby můžete také doložit, kdy byly konkrétní dokumenty otevřeny a z jakého místa. Kromě toho lze sledovat a zaznamenávat každý tisk dokumentu.

V některých situacích existuje zákonná povinnost uchovávat informace po stanovenou dobu, často 1 nebo 2 roky, a po jejím uplynutí je lze zlikvidovat. Je však zásadní zajistit, aby byly informace zničeny ve správný okamžik a nedaly se obnovit ze záloh ani osobních kopií. S DRM dokumentů v HelpRange můžete pro každý dokument nastavit datum ukončení – po tomto datu bude dokument nedostupný a fakticky zničený. Další informace najdete ve směrnicích pro uchovávání dokumentů.

V rámci soudního řízení, tzv. discovery, nebo při předávání dokumentů vlastním poradcům může být nutné zpřístupnit privilegované dokumenty právníkům nebo jiným vyšetřovatelům. Je důležité zajistit, aby se používaly pouze schválené dokumenty, a sledovat, které strany k nim přistupovaly. Tento přístup účinně brání ostatním v „lovení“ ve vašich informacích a odpovídá požadavkům NIST SP 800-171 na řízený přístup k informacím. Nastavením data vypršení platnosti informací navíc můžete v případě potřeby okamžitě odebrat přístup.

HelpRange je „datová místnost nové generace pro ochranu a analytiku dokumentů“. HelpRange je špičková platforma virtuální datové místnosti pro řízení přístupu k dokumentům a podrobnou analytiku, která vám zajistí dokonalou kontrolu nad dokumenty a přehled o jejich využití.