การปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านเอกสาร: การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลละเอียดอ่อน

ในอดีต ธุรกิจมักแชร์ข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น กลยุทธ์จากการประชุมคณะกรรมการ กับบุคคลภายนอกผ่านเอกสารกระดาษหรืออีเมล โดยแทบไม่คำนึงถึงความปลอดภัย และความรับผิดชอบต่อการละเมิดความปลอดภัยมักตกอยู่กับผู้รับ ขณะที่บริษัทปลดตัวเองออกจากความรับผิดใดๆ แต่ในปัจจุบัน หน่วยงานกำกับดูแลกำหนดให้บริษัทต้องรับผิดชอบในการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับ และผู้ตรวจสอบบัญชีก็แนะนำให้คณะผู้บริหารให้ความสำคัญกับการปกป้องข้อมูลอย่างเข้มงวด กฎหมายหลายฉบับ เช่น Sarbanes-Oxley (SOX), Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) และ NIST SP 800-171 มีผลบังคับใช้เพื่อรับประกันการปกป้องข้อมูลละเอียดอ่อน ธุรกิจจึงต้องตระหนักถึงความสำคัญของการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลที่เป็นความลับ และปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องเพื่อหลีกเลี่ยงความรับผิดทางกฎหมาย

ฟีเจอร์ความปลอดภัยเอกสารของเราช่วยให้คุณจำกัดการเข้าถึงข้อมูลไว้เฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาต และมีหลักฐานยืนยันว่าไม่มีผู้อื่นเข้าถึงหรือใช้ข้อมูลนั้น วิธีนี้ช่วยให้คุณแสดงให้เห็นถึงความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งได้ผลดีกว่าการพึ่งพาการเข้ารหัสเพียงอย่างเดียว เพราะเมื่อข้อมูลที่เข้ารหัสถูกถอดรหัสแล้ว ผู้ใช้ก็สามารถส่งต่อให้ผู้อื่นได้อย่างง่ายดาย

ด้วยระบบความปลอดภัยและการควบคุมเอกสารของเรา คุณสามารถแสดงหลักฐานได้ว่าใครลงทะเบียนเข้าถึงข้อมูลบางอย่างและใครไม่ได้เข้าถึง ไม่ว่าบุคคลนั้นจะได้รับอนุญาตหรือไม่ก็ตาม นอกจากนี้ หากจำเป็น คุณยังแสดงได้ว่าเอกสารแต่ละฉบับถูกเข้าถึงเมื่อใดและจากที่ใด อีกทั้งยังติดตามและบันทึกการพิมพ์เอกสารได้ทุกครั้ง

ในบางกรณี กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ตามระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งมักเป็น 1 หรือ 2 ปี และเมื่อพ้นกำหนดแล้วจึงสามารถทำลายข้อมูลได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องมั่นใจว่าข้อมูลถูกทำลายในเวลาที่เหมาะสม และไม่สามารถกู้คืนจากข้อมูลสำรองหรือสำเนาส่วนตัวได้ ด้วย DRM เอกสารของ HelpRange คุณสามารถกำหนดวันสิ้นสุดให้แต่ละเอกสาร เพื่อรับประกันว่าหลังจากวันดังกล่าว เอกสารจะไม่สามารถเข้าถึงได้และถือว่าถูกทำลายอย่างแท้จริง ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในแนวปฏิบัติการเก็บรักษาเอกสาร

ในกระบวนการทางกฎหมายที่เรียกว่า discovery (การเปิดเผยพยานหลักฐาน) หรือเมื่อส่งเอกสารให้ที่ปรึกษาของคุณเอง คุณอาจต้องให้ทนายความหรือผู้สืบสวนอื่นๆ เข้าถึงเอกสารที่ได้รับความคุ้มครองเป็นพิเศษ สิ่งสำคัญคือต้องมั่นใจว่ามีการใช้เฉพาะเอกสารที่ได้รับอนุญาต และติดตามได้ว่าฝ่ายใดเข้าถึงเอกสารบ้าง วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้ผู้อื่น "หว่านแหค้นหา" ข้อมูลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสอดคล้องกับข้อบังคับ NIST SP 800-171 เรื่องการควบคุมการเข้าถึงข้อมูล นอกจากนี้ การกำหนดวันหมดอายุให้ข้อมูลยังช่วยให้คุณเพิกถอนการเข้าถึงได้ทันทีเมื่อจำเป็น

HelpRange คือ "ห้องข้อมูลยุคใหม่สำหรับการปกป้องและวิเคราะห์เอกสาร" HelpRange เป็นแพลตฟอร์มห้องข้อมูลเสมือนที่ล้ำสมัยสำหรับการควบคุมการเข้าถึงเอกสารและการวิเคราะห์เชิงลึก ช่วยให้คุณจัดการเอกสารได้ดียิ่งขึ้นและเข้าใจการใช้งานเอกสารอย่างลึกซึ้ง