文档合规：保护敏感信息

过去，企业常常通过纸质文件或电子邮件与外部各方共享董事会会议战略等机密信息，很少考虑安全问题。而且，安全泄露的责任往往被推给接收方，公司自身则免于承担任何责任。如今情况已截然不同：监管机构要求公司对保护机密信息负责，审计师也建议管理委员会对信息保护保持高度警惕。《萨班斯-奥克斯利法案》（SOX）、《格雷姆-里奇-比利雷法案》（GLBA）、《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）以及 NIST SP 800-171 等多项法规都旨在确保敏感信息受到保护。企业必须认识到保护机密信息的重要性，并遵守相关法规，以避免承担法律责任。

我们的文档安全功能可将信息访问权限仅限于经过授权的人员，并证明信息未被任何其他人访问或使用。这样，您就能证明业务流程的可靠性和安全性，比单纯依赖加密更为有效。因为采用加密时，信息一旦被解密，用户就可以轻松地将其分发给他人。

借助我们的文档安全与控制功能，无论相关人员是否获得授权，您都可以证明哪些人注册访问了特定信息、哪些人没有。此外，必要时您还可以证明特定文档的访问时间和访问地点。同时，所有文档打印活动都可以被监控和记录。

在某些情况下，法律要求将信息保留一定期限（通常为 1 或 2 年），期满后即可处置这些信息。但关键在于，必须确保信息在适当的时间被销毁，并且无法从备份或个人副本中恢复。借助 HelpRange 文档 DRM，您可以为每份文档设置截止日期，确保在此日期之后文档无法访问，实际上等同于被销毁。有关详细信息，请参阅文档保留指南。

在被称为“证据开示”（discovery）的法律程序中，或向您自己的顾问提供文件时，您可能需要向律师或其他调查人员开放特权文件的访问权限。务必确保只使用经过授权的文件，并跟踪哪些方访问过这些文件。这种方式能有效防止他人在您的信息中“撒网式搜寻”，并符合 NIST SP 800-171 关于信息访问控制的规定。此外，通过为信息设置到期日期，您可以在必要时立即撤销访问权限。

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