文書の規制コンプライアンス：機密情報の保護

かつて企業は、取締役会の戦略などの機密情報を、紙の文書やメールで外部と共有することが多く、セキュリティにはほとんど配慮していませんでした。情報漏洩の責任は受信者側に押し付けられることが多く、企業自身は責任を免れていました。しかし現在では、規制当局は機密情報の保護について企業に責任を求めており、監査人も経営陣に情報保護への慎重な姿勢を推奨しています。サーベンス・オクスリー法（SOX）、グラム・リーチ・ブライリー法（GLBA）、医療保険の携行性と責任に関する法律（HIPAA）、NIST SP 800-171など、機密情報の保護を確保するためのさまざまな法規制が定められています。企業は機密情報を保護することの重要性を認識し、責任を問われることのないよう関連規制に準拠することが不可欠です。

当社の文書セキュリティ機能を使えば、情報へのアクセスを権限のある人物だけに限定し、それ以外の誰にもアクセスや利用されていないことを証明できます。これにより、業務プロセスの信頼性と安全性を示すことができ、暗号化だけに頼るよりも効果的です。暗号化の場合、情報がいったん復号されると、ユーザーは簡単に他者へ配布できてしまいます。

当社の文書セキュリティと制御機能により、権限の有無にかかわらず、特定の情報へのアクセスを登録した人物とそうでない人物を証明できます。さらに、必要に応じて、特定の文書がいつ、どこからアクセスされたかを示すことも可能です。文書の印刷もすべて監視・記録できます。

状況によっては、情報を一定期間（多くの場合1年または2年）保管する法的義務があり、その期間が経過すれば情報を廃棄できます。ただし、情報を適切なタイミングで確実に破棄し、バックアップや個人のコピーから復元できないようにすることが重要です。HelpRangeの文書DRMを使えば、文書ごとに終了日を設定でき、その日以降は文書にアクセスできなくなり、事実上破棄された状態になります。詳しくは文書保持ガイドラインをご参照ください。

ディスカバリー（証拠開示）と呼ばれる法的手続きの一環として、あるいは自社のアドバイザーに文書を提供する際には、弁護士やその他の調査担当者に秘匿特権のある文書へのアクセスを許可する必要が生じることがあります。その際は、許可された文書だけが使用されるようにし、どの当事者がアクセスしたかを追跡することが重要です。この方法により、第三者が情報を手当たり次第に探る「フィッシング・エクスペディション」を効果的に防ぎ、情報へのアクセス管理に関するNIST SP 800-171の規定にも準拠できます。さらに、情報に有効期限を設定しておけば、必要なときにすぐアクセスを取り消せます。

HelpRange は「文書の保護と分析のための次世代データルーム」です。HelpRange は、文書のアクセス制御と詳細な分析を実現する最先端のバーチャルデータルームプラットフォームで、文書の管理を高度化し、利用状況を深く把握できます。