Compliance voor documenten: gevoelige informatie beveiligen

Vroeger deelden bedrijven vertrouwelijke informatie, zoals strategieën uit bestuursvergaderingen, met externe partijen via papieren documenten of e-mail, zonder veel oog voor beveiliging. De verantwoordelijkheid voor beveiligingsincidenten werd vaak bij de ontvangers gelegd, terwijl bedrijven zichzelf van elke aansprakelijkheid ontsloegen. Tegenwoordig houden toezichthouders bedrijven juist verantwoordelijk voor de bescherming van vertrouwelijke informatie, en adviseren auditors besturen om waakzaam om te gaan met informatiebeveiliging. Diverse wetten, waaronder de Sarbanes-Oxley Act (SOX), de Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA), de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) en NIST SP 800-171, moeten de bescherming van gevoelige informatie waarborgen. Het is essentieel dat bedrijven het belang van het beveiligen van vertrouwelijke informatie inzien en de relevante regelgeving naleven om aansprakelijkheid te voorkomen.

Met onze documentbeveiliging beperk je de toegang tot informatie tot bevoegde personen en toon je aan dat niemand anders de informatie heeft ingezien of gebruikt. Zo bewijs je de betrouwbaarheid en veiligheid van je bedrijfsprocessen, wat effectiever is dan alleen op versleuteling te vertrouwen. Bij versleuteling kunnen gebruikers de informatie na het ontsleutelen namelijk eenvoudig met anderen delen.

Dankzij onze documentbeveiliging en -controles kun je aantonen welke personen zich hebben geregistreerd om bepaalde informatie in te zien en welke niet, ongeacht hun autorisatie. Daarnaast kun je indien nodig aantonen wanneer bepaalde documenten zijn geopend en vanaf welke locatie. Bovendien kan elke afdruk van een document worden gemonitord en vastgelegd.

In bepaalde situaties geldt een wettelijke plicht om informatie gedurende een vastgestelde periode te bewaren, vaak 1 of 2 jaar, waarna de informatie mag worden vernietigd. Het is dan wel cruciaal dat de informatie op het juiste moment wordt vernietigd en niet meer kan worden teruggehaald uit back-ups of persoonlijke kopieën. Met de document-DRM van HelpRange stel je voor elk document een einddatum in, zodat het document na die datum gegarandeerd ontoegankelijk is en in feite vernietigd. Meer informatie vind je in de richtlijnen voor het bewaren van documenten.

Tijdens een juridische procedure (de zogeheten discovery) of wanneer je documenten aan je eigen adviseurs verstrekt, moet je soms advocaten of andere onderzoekers toegang geven tot vertrouwelijke documenten. Het is dan belangrijk dat alleen geautoriseerde documenten worden gebruikt en dat je bijhoudt welke partijen ze hebben ingezien. Zo voorkom je effectief dat anderen op "visexpeditie" gaan in je informatie en voldoe je aan de NIST SP 800-171-voorschriften voor gecontroleerde toegang tot informatie. Bovendien kun je, door een vervaldatum voor informatie in te stellen, de toegang direct intrekken wanneer dat nodig is.

HelpRange is de ‘Dataroom van de volgende generatie voor documentbeveiliging & analytics’. HelpRange is een geavanceerd virtueel dataroomplatform voor toegangscontrole en diepgaande analyses, voor optimaal beheer van je documenten en helder inzicht in hoe ze worden gebruikt.